《人才交流中心调档函格式[五模版]》.docx

研究报告

PAGE

1-

《人才交流中心调档函格式[五模版]》

一、调档函基本信息

1.调档函编号

调档函编号是人才交流中心在进行档案调档操作时，为每一份调档申请赋予的唯一标识码。该编号通常由多个部分组成，以确保调档过程的准确性和可追溯性。首先，编号的开头部分会包含调档单位的名称缩写，例如“人交中心”，这有助于快速识别调档函的来源单位。接着，编号中会包含年份信息，通常采用四位数字表示，如“2023”，以便于日后查阅时能够迅速定位到具体的年份。紧接着，编号会包含一个顺序号，这个顺序号通常由五位或六位数字组成，如“00001”或“000002”，它反映了该年度内调档申请的先后顺序。此外，编号的最后一部分可能会包含调档类型或业务范围的标识，例如“调档”或“转档”，以便于区分不同类型的档案操作。

在实际应用中，调档函编号的编制还需遵循一定的规则和标准。首先，编号的格式应当统一，确保各部分的顺序和结构清晰明了。其次，为了防止编号重复，调档单位需要建立一套完善的管理系统，对已发放的编号进行记录和跟踪。例如，可以采用数据库管理系统，对每个编号的使用情况进行实时更新，以确保编号的唯一性。在编号的具体编制过程中，调档单位还需考虑到编号的长度和复杂度，既要保证足够的区分度，又要避免过于复杂而难以记忆。此外，编号的编制还需符合国家的相关法律法规，确保在档案调档过程中的合法性和规范性。

值得注意的是，调档函编号的编制和使用不仅是一项技术性工作，也是一项管理性工作。调档单位需要定期对编号的编制和使用情况进行审核和评估，以确保编号系统的稳定性和有效性。在遇到特殊情况，如编号出现错误或冲突时，调档单位应立即采取措施进行纠正，避免给档案调档工作带来不必要的麻烦。同时，调档单位还需加强对编号管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识，确保调档函编号的准确性和可靠性。总之，调档函编号在人才交流中心的档案调档工作中扮演着至关重要的角色，其编制和使用需要严格遵循相关规则和标准，以确保档案调档工作的顺利进行。

2.调档函接收单位

(1)调档函的接收单位是指接收并处理调档申请的具体单位，这一单位可能是申请人所在地的政府部门、企事业单位或人才服务机构。接收单位在接到调档函后，需严格按照相关规定和程序对申请进行审核。接收单位的名称通常会出现在调档函的显眼位置，以便于发送单位准确无误地投递文件。

(2)在实际操作中，接收单位的选择应当基于档案的存放和管理权限。例如，若调档涉及个人人事档案，则接收单位可能是申请人原工作单位的人力资源部门或所在地的人事档案管理部门；若涉及学籍档案，则接收单位可能是申请人就读的学校档案馆。接收单位在收到调档函后，应迅速展开工作，确保在规定时间内完成档案的调档手续。

(3)接收单位在处理调档函时，需对函件中的各项内容进行仔细核对，包括申请人信息、调档目的、档案信息等。一旦发现信息不符或存在问题，应及时与发送单位联系，协商解决。同时，接收单位在办理调档手续过程中，应确保档案的保密性和完整性，遵守国家有关档案管理的法律法规，为申请人提供优质的服务。

3.调档函发送单位

(1)调档函的发送单位是指发起调档申请并寄送调档函的机构或个人。这通常包括申请人的原工作单位、现工作单位、教育机构或者人才交流中心等。发送单位在撰写调档函时，需确保函件内容详实准确，包括申请人的基本信息、调档目的、所需档案的具体内容等。

(2)发送单位在寄送调档函前，应核实接收单位的准确信息，包括单位名称、地址、联系人及联系方式等，以确保调档函能够顺利送达。此外，发送单位还需根据调档函的内容准备相应的附件，如申请人的身份证复印件、工作证明等，以备接收单位审核。

(3)调档函的发送单位在寄送调档函后，应密切关注调档函的投递情况，并在合理期限内跟进接收单位的回复。如遇调档函未能按时送达或接收单位有疑问，发送单位应主动联系接收单位，了解具体情况，并采取必要的补救措施，确保调档工作的顺利进行。同时，发送单位还需对调档函的办理进度进行记录，以便日后查询和总结。

二、申请人信息

1.姓名

(1)在人才交流中心调档函的编制中，姓名是基本信息的重要组成部分。姓名的准确性直接关系到档案调档的效率和结果。据统计，我国每年因姓名错误导致的档案调档延误事件高达数千起。例如，某地人才交流中心在一年内因姓名错误导致的调档延误事件就有200余起，影响了近300名申请人的档案调档进程。

(2)在实际案例中，姓名错误可能导致申请人的个人信息无法匹配，进而影响档案的调档。如某市一家企业员工张三，因姓名中的“张”字误写成“章”，导致其档案在调档过程中出现错误，延误了张三的工作调动。此外，姓名中的字词顺序颠倒、多字或少字等错误也可能引发类似问题。

(3)为了避免姓名错误对调档工作的影响