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公司通讯录及号码管理规范

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司通讯录及相关号码资源的管理，确保信息的准确性、完整性、安全性和高效利用，保障公司运营秩序，保护公司及员工合法权益，特制定本规范。本规范依据国家相关法律法规及公司内部管理制度制定。

1.2适用范围

1.3基本原则

1.准确性原则：通讯录信息应真实、准确，与实际情况保持一致。

2.完整性原则：应收录必要的联系信息，确保沟通顺畅。

3.时效性原则：信息发生变更时，应及时更新，保障信息的最新有效。

4.保密性原则：严格遵守公司信息安全及保密规定，妥善保管和使用通讯录信息，防止信息泄露。

5.便捷性原则：在确保安全的前提下，提供便捷的通讯录查询和使用方式。

二、通讯录信息收录标准

2.1基本信息

公司通讯录应至少包含以下员工基本信息：

*姓名（使用正式姓名，如有常用名可注明）

*所属部门（精确到二级部门）

*现任职务/岗位

*办公固定电话

*公司分配的电子邮箱地址

2.2扩展信息

根据工作需要，经员工本人同意及公司批准，可酌情收录以下扩展信息：

*移动通讯号码（仅限工作沟通使用，员工有权选择是否提供非工作时间联系权限）

*办公工位/座位号

*紧急联系人信息（仅限特定紧急情况下由公司指定人员调用）

2.3外部单位信息

对于经常有业务往来的外部单位及联系人信息，应建立外部通讯录，明确标注单位名称、联系人姓名、职务、联系电话、电子邮箱及业务往来范围等，并指定专人负责管理和更新。

三、信息的采集与更新

3.1信息采集

*入职采集：新员工办理入职手续时，由人力资源部门指导其填写《员工信息登记表》，确保信息准确无误后，统一录入公司通讯录系统。

*外部信息采集：业务部门在与外部单位建立合作关系时，应主动获取并记录对方规范的联系信息，提交至通讯录管理部门统一录入。

3.2信息更新

*个人信息变更：员工个人信息（如联系方式、职务、部门等）发生变更时，应在变更发生后及时（原则上不超过两个工作日）通知人力资源部门或直接通过指定系统提交更新申请，并提供相关证明材料（如需）。

*组织架构调整：因公司组织架构调整、部门合并或拆分、人员调动等情况导致的信息变动，由人力资源部门或相关业务部门负责人在变动生效前通知通讯录管理部门进行批量更新。

*定期核对：通讯录管理部门应定期（建议每季度）组织一次通讯录信息核对工作，确保信息的准确性和完整性。各部门负责人应积极配合，组织本部门员工进行信息确认。

四、通讯录的管理与维护

4.1管理责任部门

公司通讯录（含内部及外部）由[指定部门，如：行政部/人力资源部/信息技术部]作为归口管理部门，负责通讯录系统的搭建、日常维护、权限分配、信息审核与更新、数据备份及安全管理工作。各业务部门负责人为本部门员工信息准确性的第一责任人。

4.2数据存储与安全

*通讯录数据应存储在公司指定的安全服务器或专业的通讯录管理平台中，采取必要的技术措施进行加密和备份，防止数据丢失、泄露或被非法访问、篡改。

*严禁将公司通讯录核心数据存储在个人电脑、私人云盘或未经授权的第三方平台。

4.3版本控制与发布

*通讯录更新后，应及时发布更新通知。对于纸质版或静态电子版通讯录，应明确版本号及更新日期。

*鼓励使用支持实时更新的电子化通讯录系统，减少静态版本的分发。

4.4信息注销/停用

*员工离职或外部单位合作终止后，通讯录管理部门应在相关手续办理完毕后及时（原则上不超过一个工作日）对其在通讯录中的信息进行处理，可采取标记“离职/停用”、隐藏联系方式或删除等方式，具体方式根据信息敏感性及历史查阅需求确定。

五、通讯录的管理与维护

5.1管理权限

通讯录管理部门应根据“最小权限”原则，为不同层级的员工设置不同的通讯录查阅和管理权限。

*查阅权限：一般员工可查阅公司内部公开的同事基本联系信息；部门负责人可查阅本部门员工的详细信息及相关外部单位信息；高层管理人员可查阅全公司及关键外部单位信息。

*管理权限：通讯录管理员拥有全部信息的管理权限；人力资源部门拥有员工基础信息的维护权限；各部门负责人拥有本部门员工部分信息（如职务调整）的初审或直接维护权限。

5.2系统维护

如使用电子化通讯录系统，管理部门应确保系统稳定运行，定期进行安全检查和漏洞修复，保障数据安全。同时，根据用户反馈，持续优化系统功能和用户体验。

六、通讯录的使用规范

6.1使用范围

公司通讯录信息仅限于公司内部工作沟通、业务联系及经批准的与外部合作单位的工作往来。严禁将通讯录信息用于任何与工作无关的目的，或向无关第三方泄露。

6.2查询与调用

员工应通过公司指定的渠道（如内部