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企业行政采购申请与审批操作手册

一、手册说明

为规范企业行政采购管理流程，明确各部门职责，提高采购效率与资金使用效益，保证采购活动的合规性、透明性，特制定本操作手册。本手册适用于企业各部门行政类采购（含日常办公用品、固定资产、行政服务等）的申请、审批及执行全流程，旨在为相关人员提供标准化操作指引。

二、适用范围与业务场景

（一）适用范围

本手册适用于企业各部门因工作需要开展的行政类采购活动，涵盖但不限于以下类型：

日常办公用品采购：如文具、纸张、耗材、清洁用品等；

固定资产采购：如办公设备（电脑、打印机）、家具（办公桌椅）、电器（空调、冰箱）等；

行政服务采购：如保洁服务、维修服务、绿植租赁、会议服务等；

其他行政类采购：如员工福利物品、活动物料等。

（二）业务场景

新员工入职：需采购办公文具、工位用品等；

部门日常办公：耗材不足需补充，或新增设备需求；

办公环境优化：如维修损坏设施、更新老化家具；

企业活动支持：如年会、培训、客户接待等需采购相关物料或服务；

固定资产更新：现有设备达到使用年限或损坏需更换。

三、采购申请与审批全流程操作指引

行政采购申请与审批需遵循“需求发起→部门审核→采购部审核→财务复核→领导审批→结果反馈→执行归档”的标准流程，各环节责任人及操作要求

（一）第一步：需求发起与申请填写

责任人：采购申请人（一般为部门经办人/需求人）

操作内容：

确认采购需求：申请人需明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额及使用时间，保证需求合理、必要。

填写《行政采购申请表》：根据模板要求完整填写信息（详见第四章模板），重点说明：

采购明细（含物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价）；

采购事由（简述用途及必要性，如“为满足部门日常办公耗材需求”）；

预算来源（如“部门年度行政预算”“专项费用”等）；

紧急程度（如“常规”“紧急”，紧急需注明原因）。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：

固定资产采购：需附《固定资产采购需求评估表》（由资产管理部门出具）；

大额采购（单笔≥5000元）：需提供3家以上供应商比价报价单；

服务类采购：需附《服务需求说明书》（明确服务标准、期限、验收要求等）。

注意事项：申请表信息需真实、准确，不得虚报、漏报；预估预算需符合公司费用标准，避免后期审批超支。

（二）第二步：部门负责人审核

责任人：申请人所在部门负责人

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否为必要支出，避免重复采购或浪费。

审核预算合规性：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算需说明理由并附《预算调整申请表》。

审批签字：审核通过后，在《行政采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明日期。

注意事项：部门负责人需对需求的真实性负责，对不合理或超预算需求应退回申请人并说明原因。

（三）第三步：采购部审核

责任人：采购部专员/负责人

操作内容：

审核材料完整性：检查申请表及附件是否齐全（如比价报价单、资产评估表等），缺失材料需通知申请人补充。

审核采购可行性：

对于常规物品，核查库存情况，优先从合格供应商库中选择供应商；

对于新品类或大额采购，审核供应商资质（营业执照、相关行业许可证等）、价格合理性（对比历史采购价或市场价）；

对于服务类采购，审核服务方案是否符合公司要求。

审批意见：

审核通过：在“采购部意见”栏签字，明确供应商（如“从供应商采购”）或采购方式（如“公开招标”“询价采购”）；

审核不通过：注明原因（如“价格高于市场均价”“供应商资质不符”），退回申请人调整。

注意事项：采购部需建立合格供应商名录，定期更新；对紧急采购需求（如48小时内需到货），可简化流程，但事后需补齐比价材料。

（四）第四步：财务部复核

责任人：财务部专员/经理

操作内容：

审核预算与票据：核对采购预算是否与公司财务制度一致，大额支出需检查资金是否落实。

审核价格与条款：确认采购价格、付款方式（如“预付30%到货付70%”）是否符合财务审批权限，避免违规付款。

复核意见：审核通过后，在“财务部复核意见”栏签字；若涉及预算外支出，需提交财务负责人审批。

注意事项：财务部有权对不合理预算或价格提出质疑，保证资金使用合规、高效。

（五）第五步：领导审批

责任人：分管行政副总/总经理（根据采购金额划分审批权限）

操作内容：

审批权限划分（示例）：

金额≤1000元：行政部负责人审批；

1000元＜金额≤5000元：分管行政副总审批；

金额＞5000元：总经理审批。

审批内容：重点审核采购的必要性、预算合理性及流程合规性，审批后在“领导审批意见”栏签字确认。

注意事项：领导审批需在2个工作日内完成，紧急需求可加急处理。

（六）第六步：结果反馈与执行

责任人：采购部申请人

操作内容：

反馈审批结