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企业文件归档与存储规范手册
一、总则
1.1目的
为规范企业内部文件的形成、收集、整理、归档与存储管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理制度，特制定本规范。
1.2依据
本规范参考国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及相关行业标准，结合企业运营需求制定。
1.3原则
统一管理：企业文件归档与存储工作由档案管理部门统筹，各部门协同执行。
规范分类：按照文件属性、业务类型及密级科学分类，保证条理清晰。
安全可控：采取技术与管理措施保障文件实体及信息安全，防止丢失、损坏或泄露。
高效便捷：优化归档流程，便于文件检索、利用与更新。
二、适用范围与行业背景
2.1适用范围
本规范适用于企业总部及各分支机构在经营管理、生产运营、技术研发、市场营销等活动中形成的各类文件资料，包括但不限于：
纸质文件：合同、协议、会议纪要、财务凭证、技术图纸、制度文件等；
电子文件：电子文档、数据库文件、邮件往来、扫描件、音视频资料等；
特殊载体文件：照片、光盘、磁带、实物样本等。
2.2行业背景
企业规模扩大及数字化转型，文件数量呈指数级增长，传统“分散存储、随意归档”模式易导致文件查找困难、版本混乱、安全风险等问题。通过建立标准化归档与存储体系，可实现对文件全生命周期的有效管理，为企业决策、合规审计、业务连续性提供数据支撑。
三、职责分工
3.1档案管理部门
制定并完善文件归档与存储管理制度及流程；
负责各部门文件归档的指导、监督与验收；
执行档案的整理、编目、保管、利用与销毁工作；
组织档案管理培训，提升全员规范意识。
3.2各业务部门
指定专人（兼职档案员）负责本部门文件的形成、收集与初步整理；
保证文件内容的真实性、完整性及规范性，及时向档案管理部门移交；
配合档案管理部门开展文件鉴定、销毁等工作。
3.3IT部门
提供电子文件存储的技术支持（如服务器、云平台、加密工具等）；
定期对电子存储介质进行备份与维护，保障数据安全；
协助档案管理部门解决电子文件归档中的技术问题。
四、文件分类与编码规则
4.1文件分类体系
采用“一级分类+二级分类+三级分类”逐级细分法，具体
一级分类
二级分类
三级分类（示例）
经营管理
制度文件
行政管理制度、财务管理制度、人力资源管理制度
合同协议
采购合同、销售合同、服务合同
会议纪要
总经理办公会、部门例会、专题会议
生产运营
生产管理
生产计划、工艺文件、质量检验报告
设备管理
设备台账、维护记录、采购合同
技术研发
研发项目
项目立项书、技术方案、实验报告
知识产权
专利申请、商标注册、软件著作权
市场营销
营销策划
活动方案、市场调研报告、宣传物料
客户管理
客户档案、合同、沟通记录
财务管理
会计核算
记账凭证、会计账簿、财务报表
审计报告
内部审计报告、外部审计报告
4.2文件编码规则
采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”组合编码，保证文件唯一性：
部门代码：用2位大写字母表示（如：行政部-XZ、财务部-CW、研发部-YF）；
年份：文件形成年度（如：2024）；
分类代码：对应三级分类的2位大写字母（如：合同协议-HT、制度文件-ZD）；
流水号：当年度该分类文件的顺序编号，3位数字（001-999）。
示例：XZ-2024-ZD-001表示2024年行政部制度文件第1号文件。
五、文件归档操作流程
5.1文件形成与初步整理
文件起草：业务部门根据工作需求起草文件，内容需准确、完整，格式符合企业标准（字体、字号、页边距等）。
审核审批：文件经部门负责人审核、分管领导审批后定稿，电子文件需标注最终版本号（如V1.0）。
初步整理：
纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查页码连续性，破损文件需修补；
电子文件：统一存储为PDF或Office格式，避免使用特殊字符命名，文件名格式为“编码+文件名称”（如：XZ-2024-ZD-001_行政管理制度）。
5.2部门移交准备
填写《文件归档移交清单》（详见第六章模板1），列明文件名称、编码、份数、密级、形成日期等信息，部门负责人签字确认。
文件封装：
纸质文件：使用档案盒封装，盒外标注“部门名称+年份+分类名称+编码范围”；
电子文件：刻录至一次性不可擦写光盘或至指定电子档案管理系统，刻录盘需标注编码及存储路径。
5.3档案管理部门接收与验收
接收审核：档案管理部门核对《文件归档移交清单》与实物文件是否一致，检查文件完整性、规范性：
纸质文件：页码缺失、字迹模糊的，退回部门重新整理；
电子文件：格式不符或病毒检测未通过的，要求部门整改
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