文件入档管理制度细则.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有文件，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。

第三条文件管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）分类存放，便于查找；

（三）安全保密，防止丢失；

（四）及时归档，定期清理。

第二章文件分类与编号

第四条文件分类：

（一）按文件来源分类：内部文件、外部文件；

（二）按文件性质分类：公文、合同、档案、资料、报表等；

（三）按文件密级分类：绝密、机密、秘密、内部掌握。

第五条文件编号：

（一）编号格式：年份+部门代码+序号；

（二）内部文件编号由各部门自行编制，外部文件编号由文件接收部门编制；

（三）电子文件编号与纸质文件编号一致。

第三章文件收发与登记

第六条文件收发：

（一）收文：各部门收到文件后，应立即登记，并由专人负责签收；

（二）发文：各部门拟制文件，应经主管领导审批后，由办公室统一发文。

第七条文件登记：

（一）登记内容：文件名称、文号、收发文日期、收发文单位、密级、页数、备注等；

（二）登记方式：采用纸质登记簿或电子登记系统；

（三）登记要求：准确、完整、及时。

第四章文件保管与借阅

第八条文件保管：

（一）文件应分类存放，指定专人负责；

（二）文件存放地点应安全、干燥、通风；

（三）重要文件应采取加密、封存等措施，确保安全。

第九条文件借阅：

（一）借阅人应填写借阅单，注明借阅文件名称、用途、期限等；

（二）借阅人应妥善保管借阅文件，不得擅自复制、涂改、损坏；

（三）借阅期限一般不超过一周，如需延长，应重新办理借阅手续。

第五章文件归档与销毁

第十条文件归档：

（一）文件归档前，应进行整理、分类、编号；

（二）归档文件应按照档案管理要求进行装订、封存；

（三）归档文件应定期进行鉴定，对失去保存价值的文件，经批准后予以销毁。

第十一条文件销毁：

（一）销毁文件应经主管领导批准；

（二）销毁文件应采取焚烧、粉碎等方式，确保文件内容不被泄露；

（三）销毁文件后，应填写销毁记录，并由专人负责监督。

第六章责任与奖惩

第十二条文件管理人员应认真履行职责，确保文件安全、完整、准确。

（一）对违反文件管理规定，造成文件丢失、损坏、泄露的，应追究相关责任；

（二）对在文件管理工作中表现突出的，给予表彰和奖励。

第十三条本制度由公司办公室负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。

附件：

一、文件分类表

二、文件登记簿

三、文件借阅单

四、文件销毁记录表

第2篇

第一章总则

第一条为加强文件管理，确保文件的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位的文件入档管理工作，包括文件的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。

第三条文件入档管理工作应遵循以下原则：

1.法规性原则：严格按照国家法律法规和档案管理标准执行。

2.完整性原则：确保文件齐全、完整，无缺页、破损、字迹模糊等情况。

3.系统性原则：按照文件的自然属性、形成规律和保存价值，科学分类、分档。

4.保密性原则：严格保密，确保文件安全，防止失密、泄密。

5.利用性原则：便于查找、利用，提高文件的使用效率。

第二章文件收集与整理

第四条文件收集

1.文件收集应遵循全面性、准确性、及时性的原则。

2.收集文件的范围包括：

（1）国家机关、企事业单位、社会团体等发布的政策、法规、规章等文件；

（2）本单位制定的规章制度、工作计划、总结报告等文件；

（3）会议记录、会议纪要、讲话稿等文件；

（4）合同、协议、项目申报材料等文件；

（5）其他需要归档的文件。

第五条文件整理

1.文件整理应按照文件的自然属性、形成规律和保存价值，科学分类、分档。

2.文件分类应遵循以下原则：

（1）按照文件内容分类，如：政策法规类、规章制度类、业务工作类等；

（2）按照文件形成单位分类，如：上级机关文件、本单位文件、下级单位文件等；

（3）按照文件载体分类，如：纸质文件、电子文件等。

第三章文件归档

第六条文件归档

1.文件归档应遵循及时性、完整性、准确性的原则。

2.归档范围：

（1）已办结的文件；

（2）需长期保存的文件；

（3）具有历史价值的文件；

（4）其他需要归档的文件。

3.归档时间：

（1）一般文件应在办结后30个工作日内归档；

（2）重要文件应在办结后15个工作日内归档。

第七条归档文件的质量要求

1.文件内容完整，无缺页、破损、字迹模糊等情况；

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