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文档管理规范及模板系统

一、引言与目标

为规范企业内部文档的创建、审批、存储、使用及归档流程，保证文档的规范性、安全性和可追溯性，提高工作效率，降低管理成本，特制定本规范及模板系统。本系统适用于企业各类业务文档的全生命周期管理，旨在通过标准化流程和统一模板，实现文档管理的有序化、高效化和合规化。

二、适用业务场景

本规范及模板系统覆盖企业内部以下典型业务场景，保证各类文档管理需求得到满足：

（一）制度流程类文档管理

适用于企业内部管理制度、业务流程、操作规范等文件的制定、修订与发布，如《人力资源管理制度》《财务报销流程规范》等，保证制度文件的权威性和可执行性。

（二）项目全周期文档管理

涵盖项目从立项、规划、执行、监控到收尾各阶段的文档管控，如《项目立项申请书》《项目周报》《项目验收报告》等，保障项目文档的完整性和连续性。

（三）会议与沟通类文档管理

规范会议纪要、工作汇报、跨部门沟通函等文档的记录与传递，如《部门周例会纪要》《项目协调会纪要》，保证信息传递准确、责任分工明确。

（四）合同与协议类文档管理

针对供应商合同、客户协议、合作意向书等法律文书的审批、存储与归档，如《采购合同模板》《保密协议模板》，防范法律风险，保障企业权益。

（五）知识沉淀与共享管理

适用于技术文档、培训资料、产品手册等知识类文档的整理与共享，如《产品功能说明书》《新员工入职培训手册》，促进企业知识资产的积累与复用。

三、标准化操作流程

文档管理遵循“创建-审批-存储-更新-归档-销毁”的全生命周期流程，各环节责任分工明确，操作步骤规范

（一）文档创建

选择模板：创建人根据文档类型（如制度、项目、会议等），从企业文档管理系统中调取对应模板（参考第四部分“模板工具与示例”），保证模板适用性。

填写内容：严格按照模板要求填写文档内容，保证信息完整、逻辑清晰、表述准确。涉及数据、图表等内容需标注来源和日期，保证真实性。

初步校验：创建人完成填写后，需自行检查文档格式、错别字、信息完整性等，保证符合基础规范后再提交审批。

（二）文档审批

发起审批：创建人通过文档管理系统提交审批申请，填写审批流程（如部门负责人审核→分管领导审批→法务部合规性审查等），并文档附件。

逐级审批：审批人收到审批任务后，需在1个工作日内完成审核，重点关注文档内容的合规性、流程的合理性、数据的准确性等。审批通过后，“同意”并签署审批意见；若需修改，“驳回”并注明修改要求，创建人根据意见调整后重新提交。

审批完成：所有审批节点完成后，系统自动文档编号（如“制度-2024-001”“项目-XYZ-005”），并将文档状态更新为“已发布”，同步至企业文档库。

（三）文档存储

存储路径：已发布文档需按“部门-文档类型-年份”规则存储至指定目录（如“行政部/制度类/2024”“项目部/项目文档/2024”），避免路径混乱。

权限管理：根据文档密级（公开、内部、机密）设置访问权限：公开文档可全员查看，内部文档需经部门负责人授权，机密文档仅限指定人员访问，权限变更需提交申请经审批后由系统管理员操作。

备份机制：文档库每日自动备份，本地服务器与云端存储双重保障，重要文档需定期进行手动备份，防止数据丢失。

（四）文档更新

更新触发：当文档内容需修订时（如政策变化、流程优化、项目需求调整等），由原创建人或部门负责人发起更新申请，说明更新原因及主要内容。

版本控制：更新后的文档需新版本（如原版本为“V1.0”，更新后为“V2.0”），原版本自动归档为“历史版本”，保留查阅权限但禁止编辑。版本号规则为“主版本号.次版本号”（如“1.0”“1.1”“2.0”），主版本号重大内容变更时递增，次版本号细节调整时递增。

重新审批：更新后的文档需重新履行审批流程（审批流程与首次创建一致），审批通过后替换原版本，并同步更新文档库中的版本信息。

（五）文档归档

归档条件：文档失去当前使用价值或完成生命周期后（如项目已结项、制度已废止、会议已闭环），需进行归档处理。

归档流程：文档责任人发起归档申请，填写《文档归档清单》（参考第四部分模板），注明文档编号、标题、归档日期、保管期限等信息，经部门负责人审核后提交至档案管理部门。

保管期限：根据文档类型和法规要求设定保管期限（如制度类文档保管10年，项目类文档保管5年，会议纪要保管2年），到期前3个月由档案管理部门发起鉴定，确无保存价值的按规定销毁。

（六）文档销毁

销毁申请：保管期限届满或文档内容失效（如被新制度替代）时，由档案管理部门填写《文档销毁申请表》，列明拟销毁文档清单及销毁原因，经分管领导审批后执行。

销毁执行：销毁过程需由档案管理部门、行政部、审计部共同监督，保证文档彻底销毁（如碎纸处理），并签署《文档销毁记录表》，存档备查。

四、模板工具与示例

为规范文档格式，统