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水利工程档案收集整理实施方案

一、方案目标与定位

（一）核心目标

收集全面完整：建立“分阶段收集-全过程跟踪”机制，覆盖工程前期（立项、设计）、施工（工序记录、检测报告）、竣工（验收文件、结算资料）全周期，确保无关键文件缺失，避免“档案碎片化导致工程溯源困难”。

整理规范统一：通过“标准化分类-规范化编目”，档案分类符合《水利工程建设项目档案管理规定》SL290，组卷、编目、装订统一格式，档案保管期限划分准确（永久、长期、短期），确保“档案可查、可用、可追溯”。

管理长效高效：完善“归档-保管-利用”流程，归档及时率≥95%（施工文件7天内归档、竣工文件30天内归档），电子档案与纸质档案同步管理，查阅响应时间≤2小时，实现“档案服务工程运维与后续审计”。

（二）定位

行业定位：适配水库、水闸、渠道、堤防等水利工程，针对“档案收集滞后、整理无序、管理松散”痛点，替代传统“重建设轻档案、重保管轻利用”模式，提供全周期标准化档案管理路径。

阶段定位：前期档案侧重合法性文件（立项批复、设计合同），施工档案聚焦过程性资料（工序记录、检测报告），竣工档案强化验收与结算文件，确保贴合各阶段档案管理需求，满足水利行业档案验收标准。

二、方案内容体系（档案收集整理模块+标准设计）

（一）核心档案体系

分阶段档案收集内容：

前期阶段档案（基础依据）：

内容：立项审批文件（项目建议书、可行性研究报告批复）、设计资料（初步设计、施工图设计图纸及审查意见）、招投标文件（招标文件、中标通知书、施工合同）；

关键要求：文件需加盖公章，审批文件需有主管部门签字，设计图纸需有设计单位资质章；

收集责任：由项目前期部门负责，在项目开工前完成收集，移交档案专员归档。

施工阶段档案（过程记录）：

内容：施工管理文件（施工组织设计、进度计划）、工序资料（隐蔽工程验收记录、混凝土试块报告）、质量安全文件（检测报告、安全检查记录）、变更文件（设计变更、签证单）；

关键要求：工序记录需施工、监理双签字，检测报告需有CMA认证，变更文件需附变更依据；

收集责任：由施工班组、技术部门分工收集，工序文件7天内移交，月度汇总归档。

竣工阶段档案（成果汇总）：

内容：验收文件（分部/单位工程验收报告、竣工验收鉴定书）、结算资料（工程量清单、竣工结算报告）、运维资料（设备说明书、操作手册）、电子档案（扫描件、CAD图纸）；

关键要求：验收文件需参建各方签字盖章，结算资料需审计机构确认，电子档案格式为PDF/JPG/DWG（版本兼容）；

收集责任：由竣工办牵头，各部门配合，竣工验收后30天内完成收集归档。

通用整理标准：

分类标准：按《水利工程建设项目档案分类与编码规范》SL/T225，分为“项目前期-施工-竣工-运维”4大类，每类下设子类目（如施工类含“进度-质量-安全”）；

组卷要求：同一类文件按时间/逻辑顺序组卷，卷内文件排列有序（批复在前、请示在后，正文在前、附件在后），卷内目录填写完整（文件编号、名称、日期、页数）；

编目规范：档案编号采用“项目代码-类别代码-卷号-件号”（如SK-SG-001-005，SK为项目代码，SG为施工类），纸质档案加装卷内备考表（注明缺损情况）；

保管要求：永久/长期档案用无酸纸装订，电子档案存储于专用服务器（备份≥2份，异地备份1份），保管环境温度14-24℃、湿度45%-60%。

（二）操作标准

收集标准：

完整性：前期档案需覆盖立项至开工全流程，施工档案需对应每道工序，竣工档案需满足验收要求，缺失文件需出具《档案缺失说明》并补全；

时效性：施工文件随工序完成同步收集（最长不超过7天），竣工文件在验收后30天内收集完毕，避免“工程结束后集中补档导致信息失真”。

整理标准：

组卷：案卷厚度≤40mm，装订整齐（无压字、漏页），图纸折叠为A4幅面（图标外露），照片档案需附文字说明（时间、地点、事件、人物）；

编目：卷内目录、备考表采用统一格式（字体宋体、字号小四），档案盒标注项目名称、类别、卷号、保管期限，标签粘贴端正。

归档标准：

双套制：纸质档案与电子档案同步归档，电子档案需与纸质档案内容一致（扫描分辨率≥300dpi，无歪斜、模糊）；

交接：归档时填写《档案交接清单》（双方签字确认），明确档案数量、类别、完好情况，交接记录留存归档。

三、实施方式与方法

（一）前期准备（实施前10天）

组织搭建：

成立档案管理小组：组长（项目负责人）、副组长（技术负责人），成员含档案专员（1-2人，持档案管理资格证）、各部门联络员（前期、施工、竣工部门