行政文件归档管理目录模板文件分类与存储指南.docVIP

行政文件归档管理目录模板文件分类与存储指南

引言

行政文件是企业运营、管理活动的重要载体，规范的归档管理既能保障文件安全、提升检索效率，也是应对审计、合规检查的基础。本指南旨在为各类组织提供一套系统化的行政文件分类、存储及目录管理方案，通过标准化流程和模板工具，实现行政文件的全生命周期管理，避免文件散失、混乱或泄密风险。

一、适用范围与核心价值

适用范围

本指南适用于企业行政部门、事业单位、机关等各类组织的行政文件管理，涵盖但不限于：日常办公文件（通知、会议纪要、请示报告）、人事管理文件（劳动合同、人事档案、培训记录）、财务管理文件（费用报销单、预算表、审计报告）、资产管理文件（采购合同、资产台账、报废申请）及其他具有保存价值的行政类文件。

核心价值

合规保障：符合《档案法》《企业内部控制基本规范》等法规要求，规避文件管理违规风险；

效率提升：通过标准化分类和目录检索，减少文件查找时间，提升办公效率；

安全防护：明确文件密级和存储规范，防止重要信息泄露或损毁；

历史追溯：完整记录管理轨迹，为决策复盘、责任界定提供依据。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确管理基础

组建管理小组：由行政主管牵头，档案管理员、各部门联络员组成，明确职责分工（如档案管理员负责分类规则制定和目录维护，各部门联络员负责本部门文件收集初审）。

梳理现有文件：对未归档的历史文件进行全面清点，区分“需归档”和“无需归档”（如临时草稿、过期通知），形成《待归档文件清单》。

制定分类标准：结合组织架构和业务特点，确定一级分类（如按部门）、二级分类（如按文件类型）、三级分类（如按具体事项），保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

（二）文件分类：建立层级体系

采用“一级分类（部门）+二级分类（文件类型）+三级分类（事项/时间）”的三级分类法，具体示例

一级分类

二级分类

三级分类

说明

行政部

综合管理

制度流程

公司章程、管理制度、流程文件等

会议管理

年度/月度会议纪要、专项会议记录、参会材料等

公务接待

接待审批单、接待方案、费用凭证等

人事部

人事档案

入职管理

劳动合同、入职登记表、试用期考核表等

离职管理

离职申请、离职证明、工作交接清单等

培训发展

培训计划

年度培训方案、培训课程表、培训通知等

财务部

费用管理

报销凭证

差旅费报销单、招待费报销单、发票粘贴单等

预算管理

年度预算表、预算调整申请、预算执行分析等

（三）目录编制：规范元数据信息

每份归档文件需编制唯一目录，包含核心元数据字段，保证信息完整、可检索。编制流程

填写《文件归档目录表》（模板详见第三部分），按“部门-文件类型-事项”顺序排列，编号规则为“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”（如“XZ-001-2023-001”代表“行政部-综合管理-2023年-第1号文件”）。

核对文件信息：保证文件题名、责任者（部门/人名）、日期、密级等与实际内容一致，避免错填、漏填。

电子化登记：将目录信息录入档案管理系统（如OA系统、专业档案软件），支持关键词检索、批量导出。

（四）存储管理：物理与电子双轨并行

1.物理文件存储

装订要求：左侧装订，去除金属夹，使用无酸档案盒封装，每盒厚度不超过3cm；

标签规范：档案盒正面标注“一级分类-二级分类-年份-起止文件号”（如“行政部-综合管理-2023-001-010”），侧面标注“文件类型+年份”（如“会议管理-2023”）；

存放环境：文件柜需防潮、防火、防虫，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，远离强光和有害气体；

排架规则：按分类顺序从上至下、从左至右排列，张贴《档案存放位置索引表》，方便定位。

2.电子文件存储

存储路径：按“一级分类”层级建立文件夹（如“D:\2023”）；

文件命名：统一为“编号-题名-日期”（如“XZ-001-2023-001-公司年度工作会议纪要），避免使用特殊字符；

格式要求：文本文件保存为PDF（防止篡改），图片文件保存为JPG（分辨率不低于300dpi），视频文件保存为MP4；

备份机制：每日增量备份至本地服务器，每月全量备份至异地存储介质（如移动硬盘、云存储），重要文件需加密存储。

（五）定期维护：动态更新与清理

年度归档：次年第一季度完成上一年度文件归档，更新《归档目录总表》，并向档案管理员移交；

定期检查：每季度检查物理文件存储环境（如潮湿、虫蛀情况）和电子文件备份完整性，发觉问题及时整改；

到期处置：对超过保存期限的文件（如一般通知保存5年、重要合同保存15年），由档案管理员提出销毁申请，经行政主管*审批后，双人监销并记录《文件销毁清单》；

移交管理：部门撤销或人员变动时，需将本部门文件全部归档后方可办理交接，交接清单双方签字确认。

三、分类与存储模板清单

模板1