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职离职合同管理制度

一、概述

职离职合同管理制度是企业人力资源管理体系的重要组成部分，旨在规范员工入职、在职及离职过程中的合同签订、变更、解除等流程，确保双方权益，降低管理风险。本制度通过明确管理职责、操作流程和注意事项，为企业的人力资源管理提供标准化指导。

二、制度目标

1.规范合同管理：确保所有员工合同符合公司规定，流程清晰透明。

2.降低法律风险：通过合规管理，减少因合同问题引发的劳动争议。

3.提升管理效率：优化合同审批和归档流程，提高人力资源部门的工作效率。

三、管理职责

（一）人力资源部职责

1.负责入职合同的审核、签订及归档。

2.监督合同变更、解除流程的合规性。

3.定期更新合同模板，确保条款合法有效。

4.组织合同相关培训，提升员工及管理者的认知。

（二）用人部门职责

1.提供员工入职、离职申请，配合人力资源部完成合同流程。

2.确认员工岗位及薪酬信息，确保合同内容准确。

3.协助处理离职合同的交接与确认。

（三）员工职责

1.签收并仔细阅读合同条款，如有疑问及时提出。

2.按合同约定履行工作职责，配合合同变更或解除流程。

3.确保离职时完成合同相关手续的办理。

四、入职合同管理流程

（一）合同准备

1.收集信息：用人部门提交员工基本信息、岗位、薪酬等。

2.审核模板：人力资源部审核合同模板，确保符合最新规定。

3.定制条款：根据岗位需求调整合同细节（如试用期、保密协议等）。

（二）合同签订

1.面谈说明：人力资源部向员工解释合同关键条款。

2.员工确认：员工阅读后签字，如有异议需记录并协商。

3.归档保存：合同原件由人力资源部统一存档，电子版备份至公司系统。

五、在职合同变更管理

（一）变更申请

1.员工或用人部门提出变更申请，说明变更原因。

2.人力资源部审核变更内容的合理性与合规性。

（二）变更流程

1.拟定协议：人力资源部起草变更协议，明确变更内容。

2.双方签字：员工与部门负责人签字确认，如有必要需公司领导审批。

3.更新存档：变更协议与原合同一并存档，确保可追溯。

六、离职合同管理流程

（一）离职申请

1.员工提交离职申请，用人部门确认工作交接计划。

2.人力资源部审核离职原因及合同解除条件。

（二）合同解除

1.协商解除：双方协商解除条款，签订解除协议。

2.法定解除：如需依据法律解除，需确保符合《劳动合同法》相关规定。

3.款项结算：确认工资、社保、经济补偿等结算事宜，并在协议中注明。

（三）档案处理

1.合同归档：解除协议与原合同一并存档，标注解除日期。

2.系统更新：在人力资源系统中更新员工状态，确保数据准确。

七、注意事项

1.合同模板定期更新：人力资源部每年至少审核一次合同模板，确保符合最新劳动法规。

2.培训与沟通：定期对管理者及员工进行合同管理培训，避免因误解引发争议。

3.电子化管理：采用电子合同系统提高效率，同时确保数据安全。

4.合规审查：重大合同变更需经法律顾问审查，降低法律风险。

八、附则

本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起执行。各部门需严格遵守，如有疑问可向人力资源部咨询。

六、离职合同管理流程（续）

（一）离职申请与审批

1.提交申请：

(1)员工需提前向直接上级提交书面离职申请，说明离职原因及预计离职日期。

(2)申请中需明确是否要求办理工作交接，以及是否希望公司提供离职证明。

2.部门审批：

(1)直接上级审核离职申请的合理性，并评估对部门工作的影响。

(2)如有必要，可安排与员工进行离职面谈，了解离职意愿及未解决问题。

3.人力资源部复核：

(1)人力资源部核对员工合同期限、试用期、培训协议等约定事项。

(2)评估是否涉及经济补偿金支付，并准备相关计算依据（如服务年限、月平均工资等）。

(3)审查员工是否存在竞业限制协议，并确认后续处理方式。

（二）离职面谈与沟通

1.面谈目的：

(1)了解离职真实原因，排查潜在问题（如工作环境、薪酬福利等）。

(2)确认员工是否知晓离职流程及后续手续。

(3)表达公司对员工贡献的感谢，并争取良好关系。

2.面谈要点：

(1)回顾合同中关于离职的条款（如通知期、保密义务等）。

(2)说明离职证明开具流程及时间。

(3)如有争议（如未休年假、奖金结算等），需记录沟通内容并寻求解决方案。

（三）工作交接清单（详细版）

1.文件资料交接：

(1)公司文件：存档资料、项目文