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标准化采购流程管理操作手册

一、手册编制目的与适用范围

（一）编制目的

为规范企业采购行为，明确各环节职责分工，提高采购效率与透明度，降低采购成本，防范采购风险，保证采购活动合规、有序进行，特制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业所有部门的采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维等）。涉及采购需求部门、采购部、财务部、法务部（如有）、仓库管理部及相关分管领导，均需遵照执行。

二、采购全流程操作步骤

标准化采购流程分为需求提出与审批、供应商寻源与管理、采购方式确定与执行、合同签订与执行、验收与付款、档案管理六大环节，各环节需严格按步骤操作，保证流程闭环。

（一）需求提出与审批

需求发起

发起主体：各部门根据业务需求（如生产领用、项目实施、办公需求等）发起采购申请，填写《采购需求申请表》（详见模板一）。

需求内容：需明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、用途、期望交付时间、预算金额（含预估单价和总价）及紧急程度（普通/紧急）。

附件要求：若涉及技术参数、图纸等，需一并附上，由需求部门负责人*审核确认。

需求审批

审批流程：

需求部门负责人*审核：确认需求合理性、必要性及预算匹配性；

采购部审核：核查需求是否符合采购政策、是否存在历史库存或替代方案；

财务部审核：评估预算合规性、资金安排可行性；

分管领导审批：根据采购金额分级审批（如≤5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批）。

审批时限：普通需求2个工作日内完成，紧急需求需在需求发起时标注“紧急”，1个工作日内完成审批。

审批通过后输出：《采购需求审批表》（需各审批环节签字确认），作为后续采购执行的依据。

（二）供应商寻源与管理

供应商寻源

寻源方式：根据采购类型选择合适方式，包括但不限于：

公开招标：适用于金额较大（如≥20万元）、标准化的采购项目；

邀请招标：适用于3家及以上合格供应商参与的竞争性采购；

询比价：适用于金额较小（如＜5万元）、规格标准的物品采购（至少询价3家供应商，留存书面记录）；

单一来源：仅限唯一供应商或紧急情况（需经分管领导*专项审批）。

供应商资质要求：营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等）、过往合作业绩（近2年类似项目合同）、信誉证明（如无重大诉讼、行政处罚记录），由采购部负责核实。

供应商筛选与评估

采购部组织相关部门（需求部门、技术部等）对供应商进行综合评估，评估维度包括：价格（占比30%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务（占比15%）、信誉（占比5%）。

评估合格后，纳入《合格供应商名录》（详见模板二），动态管理（每年更新一次，对不合格供应商清退）。

确定候选供应商

根据采购金额和类型，从《合格供应商名录》中选取1-3家候选供应商，进行价格谈判或招标，形成《供应商比价/招标报告》（需注明推荐供应商及理由）。

（三）采购方式确定与执行

采购方式审批

采购部根据《采购需求审批表》和《供应商比价/招标报告》，填写《采购方式审批表》（详见模板三），明确采购方式（招标/询比价/单一来源等），报分管领导*审批。

采购文件编制与发出

招标采购：编制招标文件（含采购需求、投标要求、评标标准、合同条款等），通过企业官网或指定平台发布，公示期不少于3个工作日。

询比价采购：向候选供应商发出《询价单》（明确需求、报价截止时间、交付要求等），要求供应商在规定时间内提供书面报价（需加盖公章）。

供应商响应与评审

招标采购：组织开标会议，由采购部、需求部门、财务部、法务部（如有）组成评标小组，按评标标准打分，确定中标供应商，发出《中标通知书》。

询比价采购：汇总各供应商报价，对比价格、质量、交付期等，确定成交供应商，形成《询比价结果确认单》（需三方签字确认）。

采购结果公示

采购结果在企业内部公示（公示期1个工作日），无异议后进入合同签订环节。

（四）合同签订与执行

合同编制

采购部根据采购结果和供应商报价，拟定采购合同，合同内容需包含：双方基本信息、采购物品/服务详情、价格及支付方式、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等。

涉及技术条款的，需需求部门和技术部审核确认。

合同审批

合同审批流程：采购部拟稿→法务部（如有）审核→财务部审核→分管领导审批→总经理审批（合同金额≥10万元时）。

审批通过后，由采购部加盖企业公章，供应商加盖公章，双方各执一份。

合同执行跟踪

采购部负责跟踪合同履行情况，重点关注：供应商是否按期交付、质量是否符合约定、是否存在违约行为。

若需变更合同（如交付时间调整、数量增减），需双方协商一致，签订《合同变更协议》，并重新履行审批流程。

（五）验收与付款

货物/服务验收

验收主体：需求部门牵头，采购部、仓库管理部（涉及货物入库的）共同参与。

验收