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企业年会策划服务协议范本

前言

作为深耕活动策划行业近十年的从业者，我常说：“一场成功的企业年会，是团队协作的艺术品，而一份清晰的服务协议，就是这幅作品的‘设计蓝图’。”无论是初创企业还是集团公司，年会都是凝聚团队、展示品牌的重要契机。为避免“口说无凭”的纠纷，也为让双方在合作中更安心、更高效，一份专业且接地气的服务协议至关重要。以下结合实际案例与行业经验，整理出这份贴合企业需求的《企业年会策划服务协议范本》。

一、协议主体

甲方（委托方）：________________________（企业全称，以下简称“甲方”）

地址：________________________

联系人：________________________联系电话：________________________

乙方（服务方）：________________________（策划公司全称，以下简称“乙方”）

地址：________________________

联系人：________________________联系电话：________________________

鉴于甲方拟委托乙方策划执行年度企业年会（以下简称“本活动”），双方经平等协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，就服务内容、权利义务等达成一致，订立本协议。

二、服务内容与要求

这部分是协议的“核心骨架”，必须像拆解年会流程一样细致，否则容易因“理解偏差”闹矛盾。结合过往经验，乙方需提供的服务可分为“前期策划-执行落地-后期收尾”三大阶段，每个阶段都要明确具体任务。

2.1前期策划服务

（1）需求调研：乙方需在合同签订后_个工作日内，与甲方人力资源部、管理层召开2-3场需求沟通会（可线上+线下结合），通过问卷调研、一对一访谈等方式，明确年会主题（如“感恩同行·聚力新程”）、核心目标（是团队激励/客户维护/年度总结？）、参与人数（约_人）、预算范围（____万元内）等关键信息。曾遇到过甲方说“主题要大气”，结果乙方设计了太空主题，甲方却想要“家文化”，就是因为需求调研没做透。

（2）方案设计：基于调研结果，乙方需提交《年会策划方案》（含电子版+纸质版），内容包括但不限于：

主题定位与核心创意（如“时光隧道”式流程设计，串联企业发展关键节点）；

活动流程表（精确到分钟，例：14:00-14:15开场视频播放，14:15-14:30领导致辞）；

视觉体系（主KV设计、背景板/签到墙/桌牌等物料的VI规范）；

场地建议（需附3-5个备选场地的平面图、容纳量、报价对比）；

节目规划（是否需要定制员工节目指导？是否邀请外部演出团队？）；

应急预案（如舞台设备故障、人员突发状况的处理方案）。

（3）预算编制：乙方需提供《活动费用明细表》，按“场地租赁”“舞台搭建”“餐饮服务”“演出费用”“物料制作”“人员执行”等分项列明单价、数量、小计，总金额不得超过双方确认的预算上限（____万元）。若因甲方临时增加需求（如新增客户席位、更换更贵的演出团队）导致超支，需另行签订《补充协议》。

2.2执行落地服务

（1）场地布置：乙方需提前_天完成场地搭建（例：舞台尺寸_m×____m，背景板材质为灯箱布+立体字，灯光配置为染色灯+追光灯+摇头灯，音响需覆盖全场无死角），并在活动前____小时进行全流程彩排（含灯光、音乐、节目衔接测试）。曾有一次因音响线未固定，彩排时工作人员绊倒导致设备损坏，后来我们要求所有线路必须用胶带贴地并标注“小心线路”。

（2）流程把控：活动当天，乙方需安排____名专职执行人员（1名总控、2名场务、1名机动人员），负责：

签到环节（引导嘉宾扫码签到、发放伴手礼、核对名单）；

舞台执行（提示主持人串场时间、切换PPT/视频、递话筒）；

突发情况处理（如冷餐区餐食不足需紧急补货，嘉宾临时需要麦克风）；

摄影摄像调度（确保全景、特写、花絮素材完整，后期提供至少____G原始素材）。

（3）人员协调：若甲方需要乙方协助组织员工节目（如舞蹈、小品），乙方需安排_名编导在活动前_周进行_次排练指导，每次时长_小时，确保节目符合整体流程节奏。

2.3后期收尾服务

（1）物料回收：活动结束后____小时内，乙方需清理场地，回收可重复利用的物料（如背景板框架、灯光设备），并将甲方定制物料（如印有企业LOGO的抽奖箱）移交甲方指定人员。

（2）效果反馈：乙方需在活动结束后_个工作日内，向甲方提交《活动执行总结报告》，内容包括：实际参与人数、预算执行率（实际花费_万元，占比_%）、现场互动数据（如抽奖参与率_%、朋友圈分享量____条）、嘉宾满意度调研结果（附5-8条典型反馈）。

（3）影像交付：乙方需在活动结束后_个工作日内，将精修照片（不少于_张）、剪辑视频（3-5分钟精华