企业资料文档管理归档与借阅流程.docVIP

企业资料文档管理归档与借阅流程工具指南

一、适用范围与典型场景

本流程工具适用于各类企业（含制造业、服务业、科技公司等）的行政部、档案室、项目部等部门的资料文档管理，旨在规范文档从形成到归档、从借出到归还的全生命周期管理。

（一）适用企业类型

中小型企业：需建立标准化文档管理体系，避免资料散乱、丢失；

集团公司：多部门协同场景下，统一文档管理标准，保证信息传递一致性；

项目型企业：项目周期内资料频繁更新，需规范归档节点与借阅权限。

（二）典型应用场景

日常办公文档管理：如公司制度、会议纪要、合同文件等需长期保存的资料；

项目资料归档：研发项目、工程项目等从立项到验收的全过程文档；

审计/检查调阅：应对外部审计、内部检查时，快速定位并借阅相关文档；

员工交接场景：岗位变动时，通过规范借阅流程实现文档交接，避免资料断层。

二、标准化操作流程详解

（一）文档归档流程

目标：保证文档完整、有序、可追溯，便于后续检索与利用。

步骤1：文件收集与初步整理

责任主体：文件形成部门（如行政部、项目部、财务部）的指定人员*；

操作要点：

每月最后一个工作日，各部门专员收集本月需归档的文件（含纸质版与电子版），检查文件是否完整（如合同需含附件、审批单，会议纪要需有参会人员签字）；

对文件进行初步分类，按“部门-年份-文件类型”整理，剔除重复、过期或无效文件（如草稿文件非最终版本需标注）。

步骤2：文件分类与编码

责任主体：档案管理员*与部门专员共同完成；

操作要点：

分类标准：采用“一级分类（部门）+二级分类（文件类型）+三级分类（具体事项）”的三级分类法，示例：

一级：行政部（XZ）、项目部（XM）、财务部（CW）；

二级：制度（ZD）、合同（HT）、会议纪要（HY）；

三级：如XZ-ZD-001（行政部制度类第1号文件）；

编码规则：文件编号=部门代码+文件类型代码+年份+流水号（3位），示例：XM-HT-2024-001（项目部2024年第1号合同）。

步骤3：档案价值鉴定与密级划分

责任主体：部门负责人与档案管理员；

操作要点：

根据文件重要性划分密级：

公开：可对外公开的制度、通知类文件（如公司考勤制度）；

内部：仅限内部查阅的文件（如部门工作计划、会议纪要）；

秘密：涉及核心商业秘密的文件（如未公开的合同、技术图纸）；

机密：绝密级文件（如并购方案、核心研发数据）；

鉴定文件保存期限：参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，明确永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）的保存期限。

步骤4：文档登记与著录

责任主体：档案管理员*；

操作要点：

纸质文件：填写《文档归档登记表》（见表1），逐一记录文件编号、名称、页数、密级、形成部门、归档日期、存放位置等信息；

电子文件：在档案管理系统中录入电子著录信息，与纸质文件编号保持一致，并电子版至指定服务器文件夹（按分类层级建立文件夹）。

步骤5：入库存储与保管

责任主体：档案管理员*；

操作要点：

纸质文件：使用统一规格的档案盒（规格：30cm×21cm×10cm），按编号顺序入盒，档案盒正面标注“部门-文件类型-年份-起止编号”，侧面标注流水号；

存放环境：档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备（如温湿度计、灭火器、密集架），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子文件：定期（每季度）备份至异地服务器，防止数据丢失，重要电子文件需刻录光盘备份一式两份。

步骤6：定期盘点与销毁

责任主体：档案管理专员、行政部经理；

操作要点：

每年6月开展档案盘点，核对归档登记表与实际存储情况，保证账实相符；

对于超过保存期限且无保存价值的文件，由档案管理员填写《文档销毁审批表》（见表4），经部门负责人、分管副总*审批后，由两人以上共同监销，纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并记录销毁日志。

（二）文档借阅流程

目标：规范借阅行为，保证文档安全与及时归还，满足工作需求的同时防止信息泄露。

步骤1：借阅申请

责任主体：借阅人*（需为企业正式员工）；

操作要点：

登录档案管理系统或填写《文档借阅申请表》（见表2），注明以下信息：

借阅人姓名、部门、联系方式；

文件编号及名称（若名称不明确，可提供文件关键词或形成时间范围）；

借阅用途（如“项目汇报”“审计检查”等）；

希望借阅期限（一般不超过7个工作日，秘密及以上文件不超过3个工作日）；

电子文件借阅需勾选“电子借阅”选项，纸质文件需勾选“纸质借阅”并注明是否需要原件。

步骤2：借阅审批

责任主体：审批人*（根据文件密级确定）；

审批权限：

公开文件：部门负责人*审批；

内部文件：部门负责人+档案管理员双审批；

秘密文件：部门负责人+分管副总审批；

机密文件：总经理*审批；

操作要点：审批人需在1个工作日内完成审批，若