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工厂物资采购流程控制手册

前言

本手册旨在规范工厂物资采购行为，明确各环节职责，优化采购流程，控制采购成本，确保采购物资的质量与及时性，从而保障生产经营活动的顺利进行。通过对采购全过程的有效管控，提升采购效率，防范采购风险，实现资源的最优配置。本手册适用于工厂所有生产性及非生产性物资的采购活动，全体相关人员须严格遵照执行。

一、适用范围与基本原则

1.1适用范围

本手册适用于工厂内所有与物资采购相关的部门及人员，涵盖从采购需求提出直至物资入库付款的完整流程。凡涉及工厂资金支出的物资获取活动，均应遵循本手册规定。

1.2基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.性价比最优原则：在满足质量、交期等前提下，力求以最合理的成本获取所需物资。

3.计划性原则：采购活动应以经审批的采购计划为依据，避免盲目采购。

4.透明公正原则：采购过程应公开、公平、公正，杜绝不正当交易。

5.权责对等原则：明确各岗位在采购流程中的职责与权限，确保责任到人。

二、采购流程控制

2.1需求提出与审批

*需求提出：各需求部门根据生产计划、库存状况及实际运营需要，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、需求日期及用途等信息。

*部门审核：需求部门负责人对《物资采购申请表》的真实性、必要性及合理性进行审核，确保所提需求符合部门实际需求及预算。

*审批权限：根据采购金额及物资类别，《物资采购申请表》需按公司规定的审批权限逐级报批。超过部门负责人审批权限的，须报请上级主管领导或相关决策机构审批。

2.2采购计划制定与审批

*计划汇总：采购部门对各需求部门提交的、已获批准的《物资采购申请表》进行汇总整理。

*库存核查：采购部门会同仓库管理部门对所需物资的现有库存进行核查，避免重复采购。

*编制计划：结合需求紧急程度、市场供应情况、经济采购批量及资金状况，采购部门编制《月度/季度物资采购计划》，明确采购物资、数量、供应商（如有意向）、预计采购金额、采购方式及完成时限。

*计划审批：《月度/季度物资采购计划》按审批权限报请相关领导审批。审批通过的采购计划作为采购执行的依据。

2.3供应商选择与管理

*供应商信息收集：采购部门通过市场调研、行业推荐、公开招标、过往合作等多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。

*供应商评估：对新供应商，采购部门应组织相关部门（如技术、质量、生产）从资质信誉、生产能力、质量保障、价格水平、供货周期、售后服务及财务状况等方面进行综合评估与实地考察，形成《供应商评估报告》。

*合格供应商名录：经评估合格的供应商纳入《合格供应商名录》，作为采购合作的备选对象。合格供应商应实行动态管理。

*供应商关系维护：与主要供应商建立长期稳定的合作关系，定期进行沟通与绩效回顾，共同提升合作效率与质量。

2.4采购执行

*采购方式确定：根据采购金额、物资特性、市场竞争程度及公司规定，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

*询比价/招投标：

*对于达到一定金额或规定类别的物资，应进行询比价或招投标。

*询比价时，应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取书面报价。

*招投标活动应严格遵守公司招投标管理办法及相关法律法规，确保过程公开、公平、公正。

*合同签订：

*采购物资金额达到公司规定标准的，必须签订书面采购合同。

*合同内容应包括：物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等关键条款。

*采购合同需按规定权限进行评审与审批。

2.5订单下达与合同履行跟踪

*订单下达：采购合同签订后或零星小额采购经审批后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确交货细节。

*履约跟踪：采购专员负责对供应商的生产进度、备货情况进行跟踪，确保物资能按约定时间交付。对于重要或大额采购，可进行必要的跟催或现场监造。

*异常处理：如遇供应商可能延迟交货、质量异常等情况，采购专员应及时与供应商沟通，查明原因，并向部门负责人汇报，同时通知需求部门，共同商议应对措施。

2.6来料验收与入库

*到货通知：供应商交货时，应提前通知采购部门及仓库。采购部门将《采购订单》或合同副本交仓库作为收货依据。

*外观与数量检验：仓库管理员根据《采购订单》核对物资的名称、规格型号、数量、包装情况等，进行初步验收。

*质量检验：对于需要进行质量检验的物资，仓库管理员填写《送检单》，连同实物送质量管理部门（