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行政公文写作格式及范例通用工具

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于各级机关、企事业单位、社会团体等组织开展行政管理工作时需撰写的正式公文，涵盖以下核心场景：

决策部署传达：如上级向下级部署重点工作、传达政策要求（如《关于开展2024年度安全生产检查的通知》）；

工作情况汇报：下级向上级反映工作进展、存在问题及建议（如《关于*部门第一季度项目推进情况的报告》）；

请示与批准：下级就重大事项、资金使用、人事任免等请求上级指示或批准（如《关于申请购置办公设备的请示》）；

沟通协调事项：不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题（如《关于商请协助举办*培训活动的函》）；

会议记录与传达：记载会议主要内容并要求相关人员执行（如《*公司2024年第一次办公会议纪要》）。

二、标准化操作流程

（一）明确行文目的与文种选择

核心目的定位：先确定公文的核心功能（是“告知”“汇报”“请求”还是“协商”），避免文种混用（如“请示”与“报告”不可混用，“函”与“请示”的主送机关不同）。

文种适用规则：

通知：适用于发布规章、转发文件、部署工作、任免人员等；

报告：适用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问（不要求批复）；

请示：适用于向上级请求指示、批准（需上级批复）；

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问答复问题（无隶属关系，不可用“请示”或“批复”）；

纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项（要求与会单位执行）。

（二）收集基础信息与素材

核心要素提取：明确发文机关（谁发）、主送机关（发给谁）、事由（关于什么事）、文种（用什么文）；

背景与依据：收集相关政策文件、上级指示、数据支撑、会议记录等素材，保证内容有理有据；

具体事项梳理：针对部署类工作，需明确时间节点、责任分工、工作要求；针对请示类事项，需说明必要性、具体方案及所需支持。

（三）拟定公文标题

格式规范：发文机关+关于+事由+的+文种（如“*市人民关于开展2024年度文明城市创建工作的通知”）。

注意事项：

标题应简洁明了，字数一般不超过50字；

事由需准确概括公文核心内容，避免模糊表述（如“关于事项的通知”需明确“事项”具体内容）；

发文机关应使用全称或规范化简称（如“局”不可简写为“”）。

（四）撰写内容

1.通用结构

开头：阐明发文缘由（背景、依据、目的），常用“根据……”“为……特……”等句式；

主体：说明具体事项、工作要求、执行标准等，需条理清晰（分点表述时用“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级）；

结尾：根据文种不同明确收束（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”）。

2.分文种撰写要点

通知：主体部分需明确“做什么（事项）”“谁来做（责任单位）”“何时完成（时间节点）”“怎么做（要求）”；

请示：需先说明“为什么请示（必要性）”，再提出“请示什么事项（具体方案）”，最后明确“需要上级批准什么”；

报告：以陈述事实为主，不夹带请示事项，重点汇报“工作进展”“存在问题”“下一步计划”；

函：需明确“商请/询问事项”“理由及依据”，结尾用“专此函达，盼复”或“特此函复”。

（五）规范格式排版

通用格式要素（以A4纸为例）：

要素

排版要求

页边距

上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm

字体字号

二号小标宋体字；三号仿宋体字；一级三号黑体字；二级三号楷体字GB2312

行距

行距为28磅，标题段前段后间距0.5行

页码

页码位于页脚居中，阿拉伯数字“-1-”“-2-”格式

特殊要素

成文日期用阿拉伯数字（如“2024年5月20日”），印章加盖成文日期上方，骑年盖月

（六）审核与校对

内容审核：检查是否准确传达政策、数据是否无误、责任分工是否明确；

格式校对：核对标题、主送机关、结构、页码等格式是否符合规范；

语言精简：删除冗余表述，避免口语化（如“把”“搞”等），使用公文常用语（如“拟”“请”“予以”）。

三、公文模板要素与填写规范

（一）通用公文模板框架

要素

填写规范

示例

标题

居中，二号小标宋体字

*市人民办公室关于做好2024年防汛工作的通知

主送机关

顶格，三号仿宋体字，多个机关用逗号分隔

各县（区）人民，市各部门、各直属机构

每段首行缩进2字符，三号仿宋体字，分条列项用“一、”“（一）”层级

一、工作目标……二、重点任务……（一）隐患排查……（二）物资储备……

附件说明

下空一行，左空2字符，注明“附件：1.X”

附件：1.*市2024年防汛重点任务分工表

发文机关署名

成文日期上方，右空4字符，使用机关全称或规范化简称

*市人民办公室

成文日期

右空4字符，阿拉伯数字，年、月、日完整

2024年5月20日

印章

上不压，下压成文日期，骑年盖月

（加盖*市人民办公室公章）

抄送机关

印章下空1行，左