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合同签订及审核标准模板工具指南

一、适用业务场景与对象

本模板工具适用于各类企业及组织在开展业务合作过程中，需规范合同签订与审核流程的场景，包括但不限于：

企业采购原材料、设备或服务时的合作协议签订；

项目外包、技术开发、咨询服务的委托合同签订；

租赁、广告、分销等商业合作合同的拟定与审核；

员工劳动合同、保密协议等内部协议的规范管理。

适用对象涵盖企业法务部门、业务部门负责人、项目负责人及合同管理人员，保证合同从需求提出到签署归档的全流程标准化。

二、合同签订与审核全流程操作指南

步骤1：合同需求确认

操作主体：业务部门负责人或项目发起人

操作内容：

明确合作需求（如标的物、服务内容、合作期限、预算金额等）；

确定合同对方主体信息（单位名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

梳理核心商务条款（如付款方式、交付标准、违约责任等），形成《合同需求确认单》（见模板1）。

输出成果：双方签字盖章的《合同需求确认单》，作为合同起草依据。

步骤2：合同初稿起草

操作主体：法务专员或指定起草人（业务部门配合提供需求细节）

操作内容：

基于需求确认单，选用对应类型合同模板（如采购合同、服务合同等）；

填写合同基础信息（合同编号、签订日期、双方主体信息等）；

明确核心条款：

标的物/服务内容：具体描述名称、规格、数量、质量标准；

权利义务：双方主要职责与协作要求；

价款及支付方式：金额、币种、支付节点、账户信息；

履行期限与地点：开始/结束时间、交付/服务地点；

违约责任：明确违约情形及赔偿标准；

争议解决方式：约定仲裁或诉讼管辖地；

起草完成后内部初审，检查条款完整性与逻辑性。

输出成果：《合同（初稿）》及《合同起草说明》。

步骤3：内部多部门审核

操作主体：法务部门、财务部门、业务部门负责人

审核流程：

法务审核：

检查合同合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）；

审核条款歧义、权责对等性及违约责任可执行性；

出具《法务审核意见表》（见模板2），标注修改建议。

财务审核：

核对金额准确性、支付方式是否符合财务制度；

审价付款节点与公司现金流匹配度，出具《财务审核意见表》。

业务部门审核：

确认商务条款与实际需求一致，履行可行性，出具《业务审核意见表》。

输出成果：各部门审核通过的《合同（修订稿）》，若有异议需协调一致后方可进入下一步。

步骤4：对方沟通与最终确认

操作主体：业务负责人或法务专员

操作内容：

将修订稿发送对方，逐条说明核心条款，重点沟通异议点（如付款周期、违约责任等）；

双方协商一致后，对方需在《合同确认函》（见模板3）上签字盖章，确认无异议；

若对方提出修改，重复“步骤3-步骤4”直至达成一致。

输出成果：双方确认的《合同（最终稿）》。

步骤5：签署与生效

操作主体：双方法定代表人或授权代表

操作内容：

确认签署人身份：需提供法定代表人身份证明书及授权委托书（如非法定代表人签署）；

按照合同份数要求，双方加盖合同专用章或公章（骑缝章需完整覆盖所有页）；

合同生效条件约定（如“自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效”）；

签署后3个工作日内，原件由法务部门统一回收，复印件分发至业务、财务部门。

输出成果：签署生效的合同正本。

步骤6：归档与履约跟踪

操作主体：法务部门或档案管理员

操作内容：

合同编号规则：年份（4位）+部门代码（2位）+合同类型（2位）+流水号（3位，如“2024-CG-001-001”）；

建立合同台账，记录合同编号、名称、签订日期、对方主体、履行期限、归档位置等信息；

定期（如每月）跟踪合同履行进度，对逾期未履行或存在风险的合同及时预警；

合同履行完毕后，整理相关附件（如验收单、付款凭证）与合同一并归档，保存期限不少于5年。

输出成果：规范化的合同档案及动态更新的《合同履约跟踪表》。

三、核心模板工具清单

模板1：合同需求确认单

项目

内容要求

合同名称

如“公司采购办公设备合同”

需求提出部门

如“行政部”

合作对方

单位全称、统一社会信用代码、联系人、联系电话（示例：*科技有限公司，91110X）

标的物/服务内容

详细描述（示例：采购笔记本电脑50台，配置：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘）

数量与质量标准

数量、验收标准（示例：符合国家3C认证，7天无理由换货）

预算金额

大写/小写（示例：人民币壹拾万元整/￥100,000.00）

履行期限

开始/结束时间（示例：2024年6月1日至2024年6月30日）

核心商务条款

付款方式（如“验收合格后30日内付全款”）、交付地点等

提出人签字

___________日期：___________

部门负责人审批

___________日期：___________

模板2：合同审核意见表

审核环节

审核人

审核意见