采购流程及成本控制指南.docVIP

采购流程及成本控制指南

一、指南适用范围与场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门、成本控制部门及相关业务人员，覆盖企业日常生产运营、项目建设、办公物资等各类采购场景。无论是中小企业的规范化采购需求，还是大型企业的集中采购管理，均可参考本指南优化采购流程、强化成本控制，保证采购活动合规、高效、经济。具体场景包括但不限于：原材料/零部件采购、办公用品采购、设备采购、服务外包采购等。

二、采购全流程操作步骤

采购流程需遵循“需求驱动、合规优先、成本可控”原则，分为需求确认、供应商选择、合同签订、订单执行、验收入库、付款结算六个核心阶段，各阶段操作要点

（一）需求确认：明确采购边界与目标

需求发起：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、质量标准、需求数量、期望交付时间、预算上限及用途说明，部门负责人*审核签字。

需求复核：采购部门收到申请后，核对需求的合理性（如数量是否匹配生产计划、规格是否符合技术标准），并会同财务部门审核预算是否在可控范围内，避免过度采购。

需求确认：复核通过后，采购部门与需求部门沟通确认最终采购细节，形成《采购需求确认单》，作为后续采购活动的依据。

（二）供应商选择：构建优质供应商池

供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、询价比价、行业推荐等方式收集供应商信息，优先选择已纳入《合格供应商名录》的供应商，新供应商需提交营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作案例等材料。

供应商评估：采购部门组织技术、质量、财务等部门成立评估小组，从资质合规性、产品质量（如样品检测报告）、价格竞争力、交货能力（产能、物流方案）、服务水平（售后响应、技术支持）、商业信誉（信用记录、诉讼情况）等维度进行综合评分，评分标准需提前明确并书面记录。

供应商确定：根据评估结果，选择综合评分最高的供应商（或得分排名前2-3家进行二次议价），经采购经理、分管领导审批后，确定为本次采购供应商。

（三）合同签订：锁定条款与风险

合同拟定：采购部门根据采购需求及供应商报价，拟定采购合同，核心条款包括：标的物详细信息（名称、规格、数量、质量标准）、价格及付款方式（单价、总价、币种、付款节点、账户信息）、交付要求（时间、地点、运输方式）、验收标准与方法、违约责任（如逾期交货、质量不达标的赔偿条款）、争议解决方式等。

合同评审：法务部门审核合同合规性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法规），财务部门审核付款条款风险，技术部门审核质量标准条款，评审通过后由双方授权代表签字盖章，合同正式生效。

（四）订单执行：跟踪进度与异常处理

订单下达：采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、交付时间、交付地点、联系人等信息，并要求供应商签字确认。

进度跟踪：采购专员*定期与供应商沟通生产/备货进度，对可能存在的延期风险（如供应商产能不足、原材料短缺）提前预警，协调供应商制定赶工计划，保证按期交付。

异常处理：若供应商无法按期交付或出现其他履约问题，采购部门需立即启动应急预案，如联系备用供应商、调整交付时间，同时根据合同条款追究供应商违约责任。

（五）验收入库：严控质量与数量

到货通知：供应商交付货物时，提前通知采购部门及需求部门，确认到货时间与地点。

验收实施：需求部门联合质检部门按合同约定的质量标准、数量进行验收，必要时可委托第三方检测机构进行检测；验收内容包括：外观检查、规格核对、数量清点、功能测试等，并填写《采购验收单》，验收人员（需求代表、质检代表）签字确认。

异常处理：若验收不合格，采购部门需在2个工作日内通知供应商，要求其在约定时间内退换货或整改，整改后需重新验收；不合格货物未经批准不得入库，避免影响生产或使用。

（六）付款结算：合规与成本兼顾

对账申请：供应商根据验收合格情况，开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），连同《采购验收单》《采购合同》等资料提交采购部门。

对账审核：采购部门核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致（如金额、数量、规格），财务部门审核发票合规性（如发票真伪、税率、开票信息），确认无误后填写《付款申请单》。

付款审批：付款申请按企业审批流程报批（如采购经理、财务主管、总经理*），审批通过后由财务部门安排付款，优先使用银行转账等合规方式，并保留付款凭证。

成本记录：财务部门及时更新采购成本台账，记录每笔采购的实际支出、预算差异、供应商付款周期等信息，为后续成本分析提供数据支持。

三、采购管理工具模板

（一）采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

预算单价（元）

预算总价（元）

用途说明

期望交付日期

质量标准要求

附件（如图纸、技术参数）

审批意见

部门负责人签