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公司内部文件审批流程与表单汇编

一、总则

1.1目的与意义

为规范公司内部文件管理，提高审批效率，明确各环节职责，确保文件的合法性、合规性与严肃性，保障公司运营活动的有序进行，特制定本汇编。本汇编旨在为各部门及员工提供清晰、统一的文件审批指引和标准化表单，以提升整体工作效能。

1.2适用范围

本汇编适用于公司内部所有需经过审批流程的正式文件，包括但不限于各类管理制度、业务规范、请示报告、合同协议（草案）、费用预算、人事变动、项目立项等。具体适用文件类型可根据公司实际情况进行调整与细化。

1.3基本原则

1.效率原则：流程设计应简洁明了，减少不必要环节，确保审批快速流转。

2.规范原则：审批程序应标准化、制度化，确保文件处理有章可循。

3.责任原则：明确各审批环节的责任主体，确保审批行为审慎负责。

4.保密原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的文件，在审批流转过程中应严格遵守公司保密规定。

1.4术语定义

1.发起部门/发起人：指提出文件审批申请的部门或员工。

2.审批人：指对文件内容进行审查并作出批准或不批准决定的人员。

3.审核人：指在审批流程中对文件内容进行初步审查、提出意见的人员，通常为部门负责人或相关专业人员。

4.会签：指文件需要多个相关部门或岗位共同审查并签署意见的环节。

5.归档：指文件审批完成后，按照公司档案管理规定进行整理、编号、保存的过程。

二、文件审批基本流程

2.1发起申请

1.发起人根据文件性质和内容，填写相应的《文件审批申请表》（详见表单一），并准备齐全相关附件材料。

2.申请表内容应真实、准确、完整，附件材料应清晰、有效。

3.发起人对所提交文件的真实性、合规性及完整性负首要责任。

2.2部门内部审核

1.发起人将填写完整的申请表及附件材料提交给本部门负责人进行审核。

2.部门负责人对文件的必要性、可行性、内容的准确性及与部门职责的符合性进行审核。

2.3相关部门会签（如需）

1.根据文件性质和影响范围，如需其他相关部门会签，由发起部门或流程系统自动将文件流转至相关部门。

2.4分管领导/有权审批人审批

1.文件经部门审核及相关部门会签（如需）后，流转至具有相应审批权限的分管领导或其他有权审批人。

2.有权审批人对文件的整体内容、政策符合性、战略导向及潜在风险进行综合评估。

2.5审批结果反馈与文件流转

1.审批通过后，文件按规定进行编号、发布、执行或归档。

2.审批未通过的，由最后审批环节将文件退回发起人，并注明退回原因。

3.发起人应根据审批意见对文件进行处理。

2.6文件编号、发布与归档

1.对于需要正式发布的文件，在最终审批通过后，由指定部门（通常为行政部或档案室）按照公司文件编号规则进行统一编号。

2.文件发布应遵循规定的渠道和范围。

3.所有经过审批的文件（含审批表单及附件）均应按照公司档案管理规定进行及时、规范归档，确保可追溯性。

三、不同类型文件审批流程细则

3.1日常行政类文件

（如办公用品采购申请、会议室使用申请、一般通知通告等）

*审批流程：发起人→部门负责人审核→行政部审核（如需）→分管行政领导审批（或根据金额/权限设定）。

*特点：流程相对简便，注重效率。

3.2业务管理类文件

（如业务计划、管理制度、操作流程、营销方案等）

*审批流程：发起人→部门负责人审核→相关部门会签（如涉及跨部门协作）→分管业务领导审批→总经理审批（重要文件）。

*特点：强调部门协同和业务合规性，重要文件需高层审批。

3.3财务审批类文件

（如费用报销、付款申请、预算调整、合同付款等）

*审批流程：发起人→部门负责人审核→财务部专业审核（合规性、票据完整性、预算控制等）→分管财务领导审批→总经理审批（根据金额/权限设定）。

*特点：严格遵循财务制度，注重票据合规和预算执行。

3.4人力资源类文件

（如人员招聘、录用、转正、晋升、调岗、薪酬调整、奖惩决定等）

*审批流程：人力资源部发起/相关部门发起→部门负责人审核→人力资源部专业审核→分管人事领导审批→总经理审批（关键岗位或高层管理人员）。

*特点：严格遵守劳动法律法规及公司人力资源政策，注重公平性与保密性。

3.5专项项目类文件

（如项目立项申请、项目预算、重大投资决策等）

*审批流程：项目负责人/发起部门→部门负责人审核→相关职能部门（如财务、法务、技术等）会签→项目管理委员会（如有）审议→分管领导审核→总经理/董事会审批。

*特点：流程复杂，涉及多方面专业评估和集体决策，风险控制要求高