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行政文件归档与资料管理制度化工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位、机关等组织（以下简称“单位”）的行政文件与资料归档管理，旨在通过标准化流程实现文件资料的规范存储、高效利用与安全追溯。典型应用场景包括：

新成立单位制度搭建：需建立系统化的行政文件管理体系，明确归档范围与流程；

现有制度优化升级：针对传统归档方式混乱、查找困难等问题，重构管理流程；

年度审计/合规检查：快速整理历史文件，满足审计资料调阅需求；

部门/人员调整：保证文件资料在职责变动时完整交接，避免遗失；

档案数字化转型：为纸质文件电子化归档提供标准化操作指引。

二、标准化操作流程详解

（一）前期准备：构建文件分类与编码体系

明确文件分类标准

根据单位业务特点，将行政文件分为一级类目、二级类目，例如：

一级类目：综合管理、人力资源、财务审计、业务运营、后勤保障、群工作；

二级类目（以“综合管理”为例）：制度文件、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、对外函件、证照资质等。

注：分类标准需经单位行政部门负责人某某审批后发布，保证各部门统一执行。

建立文件编码规则

采用“年份-部门代码-类别代码-流水号”格式，例如：2024-XZ-ZD-001（2024年行政-制度文件-001号）。其中：

部门代码用拼音首字母（如XZ=行政、RL=人力资源、CW=财务）；

类别代码用二级类目拼音首字母（如ZD=制度、HY=会议、JH=计划）；

流水号按年度从001开始连续编制，不得重号或跳号。

（二）文件收集：明确责任与范围

收集责任划分

各部门指定专人（如某某）作为本部门文件归档员，负责本部门形成文件的初步收集与整理；

行政档案管理员（某某）统筹全单位文件归档工作，对接各部门归档员，指导文件收集标准。

收集范围与时间要求

范围：包括但不限于单位正式发布的红头文件、会议纪要、合同协议、审批单、调研报告、外部单位来函、电子数据（如邮件、扫描件、系统导出数据）等；

时间要求：纸质文件应在形成后3个工作日内移交至档案室；电子文件应在形成后1个工作日内至指定档案管理系统。

（三）文件整理：规范组卷与编目

文件排序与修整

按文件形成时间顺序排列，同一类目文件按“先上级后下级、先后附件”顺序整理；

去除文件夹、订书钉等金属物，破损文件进行修补，折叠文件统一为A4幅面。

组卷与填写卷内目录

按分类编码将文件组卷（1卷不超过200页，超过分卷），每卷文件加装统一规格卷皮；

填写《卷内文件目录》（见模板1），包含文件题名、责任者、日期、页次、备注等信息，保证每份文件均有对应条目。

（四）归档登记：建立台账与实物交接

纸质文件归档

归档员填写《文件移交清单》（见模板2），注明文件名称、编码、份数、形成日期、移交人等信息，与档案管理员共同清点核对；

双方确认无误后，在移交清单上签字盖章，一式两份，移交部门与档案室各存一份。

电子文件归档

电子文件需至单位指定的档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），命名规则与纸质文件编码一致；

时需填写电子文件元数据（如形成部门、密级、保管期限），系统自动电子归档登记号。

（五）保管维护：保证档案安全

实体档案保管

档案室配备密集架、温湿度计、灭火器、防虫防潮设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

档案按分类编码顺序存放，张贴标签标识，定期（每季度）检查档案完好情况，发觉问题及时处理。

电子档案保管

电子档案实行“本地存储+云端备份”双机制，本地服务器定期（每月）备份数据，云端备份需加密存储；

定期（每半年）对电子档案进行格式兼容性检查，保证可读取性。

（六）利用与借阅：规范流程与权限

借阅申请与审批

内部员工借阅档案需填写《文件借阅申请表》（见模板3），说明借阅事由、文件名称、借阅期限，经部门负责人签字后提交档案管理员；

涉密文件需经单位分管领导某某审批，借阅权限仅限与工作直接相关人员。

借阅与归还管理

档案管理员核对审批手续后，提供档案复印件（原则上不借阅原件），借阅期限不超过5个工作日；

归还时档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未归还需催告并报备部门负责人。

（七）鉴定与销毁：合规处置到期档案

到期鉴定

对达到保管期限的档案，由档案管理员会同某某（法务专员）、某某（部门代表）组成鉴定小组，鉴定档案价值（是否继续保存或销毁）；

鉴定结果形成《档案鉴定报告》，经单位负责人某某审批后执行。

销毁流程

需销毁的档案由鉴定小组双人监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（不可恢复）；

销毁过程填写《文件销毁清单》（见模板4），注明档案名称、编码、数量、销毁日期、监销人等信息，清单存档备查。

三、配套工具表格模板

模板1：卷内文件目录

序号

文件题名

责任者

形成日期

页次

备注

1

2024年度行政工