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办公室设备维护保养记录簿使用说明

一、记录簿的适用范围与应用场景

本记录簿专为各类办公场所的设备维护保养工作设计，适用于企业、事业单位、机关、学校等机构的日常办公设备管理。涵盖的设备类型包括但不限于：办公电脑（主机、显示器）、打印机（激光打印机、喷墨打印机）、复印机、投影仪、多功能一体机、空调、饮水机、碎纸机、扫描仪等常用办公设备。

主要应用场景包括：

日常巡检：对设备进行例行检查，及时发觉潜在问题（如打印机卡纸、空调异响等）；

定期保养：按设备说明书要求执行周期性维护（如清洁滤网、更换耗材、校准参数等）；

故障维修后：记录故障现象、维修过程、更换部件及维修结果，便于追溯设备历史状态；

设备交接：在设备责任人变更或部门调拨时，作为设备状态交接的依据。

通过规范记录，可有效延长设备使用寿命、降低故障率、明确维护责任，保障办公设备稳定运行。

二、维护保养记录的规范操作流程

（一）前期准备：明确维护对象与责任分工

建立设备台账：首先梳理本部门/办公室的所有办公设备，填写《设备基本信息清单》（见模板表1），记录设备名称、型号、规格、启用日期、使用地点、责任人等基础信息，保证“一机一档”。

划分责任主体：根据设备使用频率和重要性，明确维护责任人（如行政专员、设备管理员或指定使用人），并告知其维护职责（如日常清洁、简单故障排查等）。

（二）维护前状态检查与记录

确认设备当前状态：维护操作前，需检查设备外观（是否有划痕、破损）、功能运行（如打印是否清晰、制冷是否正常）及参数显示（如打印机页计数、空调滤网使用时长），如实记录在“维护前状态描述”栏（如“打印机打印时出现纵向黑条，硒鼓余量显示15%”）。

准备工具与耗材：根据设备类型和维护需求，提前准备好清洁工具（软布、专用清洁剂、气吹）、备用耗材（硒鼓、墨盒、滤网等）及防护用品（手套、护目镜），避免维护过程中因工具缺失中断操作。

（三）执行维护保养操作

按规范操作：严格遵循设备说明书中的维护流程，避免因操作不当损坏设备。例如：

清洁打印机时，需先关闭电源并拔掉电源线，使用干布擦拭外壳，禁止用湿布直接擦拭内部电路板；

空调滤网清洗需取下滤网，用清水冲洗干净（避免使用强腐蚀性清洁剂），晾干后再装回。

详细记录操作内容：在“维护操作内容”栏中具体描述每一步操作（如“使用气吹清洁打印头，更换黑色硒鼓1个（型号：123A），清理内部纸屑”），保证可追溯。

（四）维护后状态确认与结果记录

测试设备功能：维护完成后，全面测试设备各项功能（如打印机打印测试页、空调制冷/制热效果），确认是否恢复正常，记录在“维护后状态描述”栏（如“打印测试页无黑条，图像清晰正常”）。

填写维护信息：包括维护日期、操作人（需本人签字）、维护耗时（分钟）、更换部件名称及数量（如“更换滤网1个，型号：-001”），若维护过程中发觉异常情况（如设备老化需报废），需在“异常情况说明”栏中详细记录。

（五）记录存档与定期回顾

整理归档：每月将填写完成的维护记录表整理成册，按设备分类存放（如“打印机维护记录”“空调维护记录”），电子版同步备份至指定文件夹（如“部门办公设备管理-维护记录”）。

定期分析优化：每季度或每半年回顾维护记录，分析高频故障类型（如某型号打印机频繁卡纸）、维护成本（耗材更换费用）及设备寿命，据此调整维护计划（如增加某设备的清洁频率、建议采购更耐用的耗材）。

三、办公室设备维护保养记录表（模板）

表1：办公设备基本信息清单

设备编号

设备名称

设备型号

规格参数

启用日期

使用地点

责任人

联系方式

设备状态（正常/维修中/报废）

备注

A001

激光打印机

HPLaserJetProM404dn

黑白/1200dpi

2022-03-15

销售部办公室

*明

1385678

正常

硒鼓预计2024-03更换

A002

分体式空调

美的KFR-35GW/WDAA3

1.5匹/冷暖

2021-08-20

会议室

*华

139

正常

滤网需每季度清洗

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

表2：办公设备维护保养记录明细表

设备编号

设备名称

维护日期

维护时间

维护类型（日常巡检/定期保养/故障维修）

操作人

维护前状态描述

维护操作内容

更换部件名称及数量

维护后状态描述

耗时（分钟）

异常情况说明

使用人签字

确认人签字

A001

激光打印机

2024-03-01

14:30

定期保养

*刚

打印有轻微重影，硒鼓余量20%

清洁硒鼓电极，打印头校准，清理内部碎纸

无

打印测试页清晰，无重影

25

无

*强

*芳

A002

分体式空调

2024-03-05

09:15

日常巡检

*敏

制冷效果正常，滤网有积灰

取下滤网用清水冲洗，擦拭出风口叶片

滤网1个（型号：FR-35）

制冷无明显改善，出风口风量增大

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