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公文写作中的常见格式与范例

引言

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、指导工作、沟通信息、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，熟练掌握公文的常见格式与写作规范，是每一位职场人士，特别是从事文字工作和管理工作者的必备技能。本文旨在系统梳理公文写作中的常见格式要求，并辅以典型范例，以期为大家提供一份实用、严谨的操作指南。

一、公文的基本构成要素

一份规范的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成，其中主体部分是核心内容。在实际应用中，根据行文关系、紧急程度、秘密等级等不同，公文的外在形式会有所差异，但主体内容的构成要素相对稳定，主要包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等。

二、常见公文种类及其格式范例

（一）通知

1.概念与适用范围

通知是运用最为广泛的下行文，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是使用频率高、时效性强、内容具体。

2.主要特点

*广泛性：内容可大可小，行文方向以下行为主，有时也用于平行单位之间告知某些事项。

*告知性：核心功能是让受文单位知晓并按要求行动。

*时效性：事项多有明确的时间要求，需及时办理。

3.结构与写法

*标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，如“XX省人民政府关于做好XXXX工作的通知”。也可省略发文机关，如“关于召开XXXX会议的通知”。

*主送机关：指负责承办和执行通知事项的机关单位，顶格书写，后加冒号。根据需要可使用全称、规范化简称或统称。

*正文：通常包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。缘由部分说明发文的目的、依据或背景；事项部分是通知的核心，需条理清晰、具体明确地列出要办的事情；要求部分提出希望或注意事项，如“请认真贯彻执行”、“请务必于X月X日前反馈”等。

*落款：包括发文机关署名和成文日期，加盖公章。

4.范例

关于举办2024年度公文写作培训班的通知

各部门、各直属单位：

为进一步提升我单位工作人员的公文写作能力和规范化水平，提高办文效率和质量，经研究决定，举办2024年度公文写作培训班。现将有关事项通知如下：

一、培训内容

1.最新《党政机关公文处理工作条例》及配套规定解读；

2.常见公文文种（通知、报告、请示、函等）的写作规范与技巧；

3.公文格式排版与校对注意事项。

二、参训人员

各部门、各直属单位负责公文起草、核稿工作的相关人员，每单位限报X名。

三、培训时间与地点

时间：XXXX年X月X日（星期X）上午X:XX—下午X:XX

地点：单位X号会议室

四、有关要求

1.请各单位高度重视，认真组织人员参加，并于XXXX年X月X日前将《参训人员报名表》（附件1）报送至办公室XXX邮箱。

2.参训人员请提前安排好工作，准时参加培训，原则上不得请假。

3.培训期间请遵守纪律，将手机调至静音或关闭状态。

特此通知。

附件：1.2024年度公文写作培训班参训人员报名表

（单位公章）

XXXX年X月X日

（二）报告

1.概念与适用范围

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。它是下级机关向上级机关沟通工作、求得指导的重要方式，属于上行文。

2.主要特点

*陈述性：以叙述和说明为主要表达方式，客观反映情况。

*单向性：向上级机关报送，一般不需要上级机关批复（答复报告除外）。

*事后性：多数报告是在工作完成或情况发生之后上报的，也有少数是事中报告或事前请示性报告（但请示与报告有严格区别）。

3.结构与写法

*标题：一般为“发文机关名称+事由+报告”，如“XX市教育局关于XXXX年度工作情况的报告”。

*主送机关：只有一个，即有隶属关系的直接上级机关，顶格书写。

*正文：通常由报告缘由、报告事项和结尾三部分组成。缘由部分简要说明报告的目的、依据或背景；事项部分是报告的核心，要具体、条理清晰地阐述工作进展、取得的成绩、存在的问题、经验教训等；结尾常用“特此报告”、“以上报告，请审阅”等结束语。

*落款：发文机关署名、成文日期，加盖公章。

4.范例

关于XXXX项目进展情况的报告

XX局：

根据贵局《关于批准实施XXXX项目的通知》（X局发〔XXXX〕X号）要求，我单位负责组织实施的XXXX项目自XXXX年X月启动以来，各项工作稳步推进。现将项目最新进展情况报告如下：

一、项目总体进展

截至XXXX年X月X日，项目已完成总工程量的XX%，主要包括：[具体完成的分项工程1]、[具体完成的分项工程2]、[具体完成的分项工程3]等。目前，项目正按照既定计划有序进