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企业资料档案分类与归档规范

一、规范制定背景与核心目标

企业资料档案是企业运营活动的真实记录，承载着决策依据、法律凭证、历史价值等多重功能。企业规模扩大、业务类型增多，档案管理若缺乏统一规范，易导致资料散乱、查找困难、信息泄露或遗失风险。本规范旨在通过标准化分类体系、流程化归档操作、工具化模板支撑，实现档案“收集完整、分类清晰、归档及时、保管安全、利用高效”的管理目标，为企业合规运营、风险防控、历史追溯及战略决策提供可靠支撑。

二、规范适用范围与核心场景

（一）适用主体

本规范适用于各类企业（包括但不限于制造业、服务业、科技企业、集团公司等）的总部及分支机构，涵盖行政、人事、财务、业务、法务、研发等全部门。

（二）适用档案类型

行政管理类：公司章程、股东会决议、营业执照、内部管理制度、会议纪要、工作计划/总结、对外公函等；

人力资源管理类：员工劳动合同、入职/离职材料、薪酬档案、绩效考核记录、培训资料、社保公积金缴纳凭证等；

财务管理类：财务报表、审计报告、税务申报表、发票、银行流水、成本核算表、预算方案等；

业务运营类：客户资料、供应商档案、销售合同、项目方案、市场调研报告、招投标文件、产品说明书等；

法务合规类：法律纠纷案件材料、知识产权证书（专利/商标/著作权）、合规审查意见、保密协议、劳动合同补充协议等；

研发技术类：研发项目立项书、技术图纸、实验报告、专利申请材料、软件著作权登记文件、技术标准规范等。

（三）典型应用场景

日常运营：部门定期整理业务档案，按规范分类归档，保证资料可追溯；

审计检查：配合内外部审计时，快速提供完整、合规的档案支持；

历史决策：通过查阅过往项目档案、财务数据，为战略规划或复盘分析提供依据；

风险防控：规范合同、法律文书等涉密档案管理，降低遗失或泄露风险。

三、档案全生命周期管理操作流程

档案管理需遵循“收集-分类-整理-归档-保管-利用-销毁”的全生命周期流程，各环节责任到人、操作标准明确。

（一）第一步：档案收集——明确范围与责任

目标：保证应归档资料“应收尽收、不重不漏”。

1.收集范围界定

必须归档资料：对企业运营、决策、法律、历史具有保存价值的各类文件材料（详见“二、（二）适用档案类型”）；

可不归档资料：临时性通知、草稿文件（除非有重要修改痕迹）、重复性资料（仅保留最终版本）、与工作无关的私人文件。

2.责任主体与收集方式

责任部门：各业务部门为本部门档案收集的第一责任主体，指定专人（如“档案管理员*”）负责本部门档案的日常收集；

收集频率：

即时归档：合同、决议、证照等重要文件，签署或生效后24小时内提交；

定期归档：月度/季度报表、会议纪要等，每月最后一个工作日汇总提交；

专项归档：项目档案、审计档案等，项目结束/审计完成后5个工作日内提交。

收集要求：提交档案时需填写《档案移交清单》（见“四、（一）模板工具”），注明档案名称、形成日期、数量、密级等信息，双方签字确认。

（二）第二步：档案分类——统一体系与层级

目标：通过科学分类，实现档案“逻辑清晰、定位准确”。

1.一级类目划分（按部门+职能）

采用“部门-职能”双重维度划分一级类目，保证与企业组织架构匹配。示例：

一级类目代码

一级类目名称

对应部门/职能范围

A

行政管理类

总经办、行政部、办公室

B

人力资源管理类

人力资源部

C

财务管理类

财务部

D

业务运营类

销售部、市场部、客户服务部

E

法务合规类

法务部、合规部

F

研发技术类

研发部、技术部、产品部

G

群工会类

委、工会、团支部（如有）

2.二级类目细化（按文件类型）

在一级类目下，按“文件类型+业务场景”划分二级类目，示例：

一级类目

二级类目代码

二级类目名称

包含文件示例

A

A01

证照资质

营业执照、税务登记证、组织机构代码证

A

A02

制度流程

公司章程、内部管理制度、业务流程手册

A

A03

会议文件

董事会/股东会决议、总经理办公会纪要

B

B01

员工入职

劳动合同、入职登记表、身份证复印件

B

B02

薪酬绩效

薪酬表、绩效考核表、奖金发放记录

C

C01

财务报告

月度/季度/年度财务报表、审计报告

C

C02

税务资料

增值税申报表、企业所得税汇算清缴报告

D

D01

客户管理

客户合同、客户档案表、满意度调查报告

D

D02

项目档案

项目立项书、项目总结报告、验收报告

E

E01

合同协议

各类业务合同、保密协议、授权委托书

F

F01

研发项目

研发立项申请书、技术方案、实验数据

F

F02

知识产权

专利证书、商标注册证、软件著作权登记证书

3.三级类目（可选）

若某二级类目下文件数量较多（如“客户管理”类），可按“客户名称/项目名称/年份”划分三级类目，例如：D01-客户-2024年、D01-项目-202