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文档归档与资料管理标准化手册
一、前言
为规范组织内部文档与资料的收集、分类、存储、借阅及销毁流程，保证信息可追溯、易查找、高安全，提升管理效率，特制定本手册。本手册适用于企事业单位、项目团队、行政部门等各类需系统性管理文档的场景，旨在通过标准化操作实现资料管理的规范化、流程化与长效化。
二、适用范围与典型应用场景
（一）适用范围
本手册涵盖组织运营中产生的各类纸质与电子文档，包括但不限于：行政公文（通知、报告、会议纪要）、业务资料（合同、方案、报表）、人事档案（员工信息、考核记录）、财务凭证（发票、账簿、审计报告）、项目文档（立项书、进度计划、验收报告）等。
（二）典型应用场景
日常办公管理：行政部门对收发文件、会议记录的归档；
项目全周期管理：项目组从立项到验收各阶段文档的系统性整理；
合规与审计需求：财务、法务部门对需长期保存凭证的归档管理；
知识传承与协作：跨部门资料共享时，通过标准化分类实现高效检索；
历史资料追溯：应对客户查询、纠纷处理时，快速定位历史文档。
三、标准化操作流程
（一）文档产生与初步处理
责任明确：文档制作人需保证内容完整、格式规范（如统一字体、字号、页边距），并在文件首页标注“制作人”“所属部门”“日期”等基本信息。
审核与签批：涉及重要决策或对外发布的文档（如合同、报告），需经部门负责人审核、分管领导签批后，方可进入归档流程。
（二）文档收集与集中
定期收集：各部门指定专人（如“文档联络员*”）于每月最后一个工作日，将本月需归档的文档（纸质版需加盖部门公章，电子版需转换为PDF格式）提交至档案管理部门。
主动收集：重大项目结束后3个工作日内，项目负责人*需整理全部项目文档，提交档案管理部门专项归档。
（三）文档分类与编号
分类原则：采用“一级分类+二级分类+流水号”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。
一级分类：按部门或职能划分（如“综合管理部”“财务部”“项目部”）；
二级分类：按文档类型或业务属性划分（如“综合管理部”下分“行政公文”“会议资料”“印章管理”）；
流水号：按收集时间顺序，从“001”开始连续编号。
编号示例：“综合管理部-行政公文-2024-001”表示2024年综合管理部第1份行政公文。
（四）文档归档与存储
纸质文档归档：
使用统一规格的档案盒（长×宽×高=30cm×21cm×5cm），盒面标注“一级分类-二级分类-年度-流水号”（如“综合管理部-行政公文-2024-001”）；
按编号顺序放入档案盒，附《文档归档登记表》（详见第四章模板示例），每盒限装50份，超量分盒并标注连续编号（如“001-1”“001-2”）。
电子文档归档：
按分类结构建立文件夹（如“综合管理部/行政公文/2024年”），文件名与编号一致（如“综合管理部-行政公文-2024-001.pdf”）；
存储至专用服务器或加密云盘，设置访问权限（仅档案管理员*及授权人员可修改），定期（每季度）进行备份。
（五）文档借阅与使用
借阅申请：借阅人填写《文档借阅申请表》（详见第四章模板示例），说明借阅事由、归还期限，经部门负责人签字后提交档案管理员。
借阅流程：
纸质文档：档案管理员核对申请表后，登记《文档借阅登记表》，借阅人签字领取，借阅期限不超过7天（特殊情况需经分管领导批准可延长至15天）；
电子文档：档案管理员*开通临时访问权限，借阅期限与纸质文档一致，后需加密存储，禁止外传。
归还与核销：借阅人按期归还，档案管理员*检查文档完整性后，在登记表上标注“已归还”，电子文档权限立即关闭。
（六）文档保管期限与销毁
保管期限划分：
永久保存：组织章程、年度工作报告、重大合同、审计报告等；
长期保存（10-30年）：财务凭证、人事档案、项目验收报告等；
短期保存（1-5年）：日常通知、会议纪要、临时报表等。
销毁流程：
保管期限届满后，档案管理员编制《年度文档销毁审批表》（详见第四章模板示例），经档案管理部门负责人审核、分管领导*批准后，方可销毁；
纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化），并由2名以上人员监督，填写《销毁记录表》签字确认。
四、标准化模板示例
（一）《文档归档登记表》
归档日期
文档名称
文档编号
所属部门
制作人
页数
保管期限
存放位置（档案盒编号/文件夹路径）
备注
2024-03-15
2024年第一季度工作总结
综合管理部-行政公文-2024-003
综合管理部
张*
8
永久
A01-001/综合管理部/行政公文/2024年
含附件2份
2024-03-16
项目立项申请书
项目部-业务资料-2024-015
项目部
李*
12
长期（30年）
B03-002/项目部/业务资料/2024年
-
（二）《文档借阅申请表》
借阅人
所属部门
联系方式
借阅日期
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