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采购流程标准操作规程

一、引言

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资与服务的质量，保障公司各项业务的有序开展，特制定本规程。本规程适用于公司所有物资、设备、服务等采购活动，全体采购相关人员均须严格遵照执行。

二、需求的提出与确认

（一）需求提报

各需求部门根据实际业务发展及运营需要，填写《采购需求申请表》。该表应详细列明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预估单价、总预算金额、期望交付日期、用途说明及其他特殊要求。提报时需附相关依据文件，如技术规格书、项目批复文件等。

（二）需求审核与确认

1.部门负责人审核：需求部门负责人对本部门提报的采购需求的真实性、必要性及合理性进行初步审核，签字确认后提交至下一环节。

2.相关职能部门会审：根据采购物品的性质及金额，可能涉及财务部门（预算审核）、技术部门（技术参数确认）、法务部门（合规性初步判断）等相关职能部门的会签审核。各部门根据职责对需求内容进行专业评估并提出意见。

3.审批决策：经会审通过的采购需求，按照公司授权审批权限，提交至相应层级的领导进行最终审批。审批通过后，方可进入采购计划制定阶段。

三、采购计划的制定与审批

（一）采购方式的确定

采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及公司《采购管理办法》，结合采购物品的特性、金额、市场供应情况等因素，确定适宜的采购方式。常见采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

（二）采购计划编制

采购部门依据审批通过的采购需求及确定的采购方式，编制《采购计划书》。计划书应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、预算金额、资金来源、采购时间表、负责部门及人员等核心信息。

（三）采购计划审批

《采购计划书》需提交至采购部门负责人审核，并按权限报公司分管领导或总经理审批。审批通过后，作为采购执行的正式依据。

四、供应商的选择与管理

（一）供应商寻源

采购部门根据采购项目特点，通过市场调研、行业信息、供应商自荐、现有供应商库等多种渠道广泛搜寻潜在供应商信息。对于重要或大额采购项目，应确保有足够数量的潜在供应商参与竞争。

（二）供应商资格审查

对潜在供应商进行资格审查，审查内容通常包括但不限于：营业执照、相关行业资质认证、生产能力、质量保证体系、财务状况、商业信誉、供货业绩、售后服务能力等。必要时可进行实地考察。审查结果应形成书面记录。

（三）供应商评估与准入

建立合格供应商名录管理制度。通过资格审查的供应商，经采购部门集体评估后，可纳入公司合格供应商名录。对于长期合作或战略供应商，应建立更完善的动态评估机制。

五、采购执行

（一）询比价/招标采购

根据确定的采购方式，组织实施采购活动：

1.询比价：适用于采购金额较小、市场竞争充分、规格标准统一的物资。向不少于三家合格供应商发出询价单，明确采购需求、报价截止时间等，收集并比较各供应商的报价、付款条件、交货期等，择优选取。

2.招标采购：适用于采购金额较大、或符合公司规定必须进行招标的项目。按照国家及公司招投标管理相关规定，编制招标文件、发布招标公告/邀请书、组织开标、评标、定标等程序。

3.其他采购方式：如竞争性谈判、单一来源采购等，需严格按照相关规定的程序执行。

（二）合同谈判与签订

1.谈判：与选定的供应商就价格、质量标准、交货期、付款方式、违约责任、售后服务等核心条款进行详细谈判。

2.合同拟定与审核：根据谈判结果，拟定采购合同。合同文本应优先采用公司标准合同范本。合同需经采购部门、法务部门（必要时）及财务部门审核，确保条款严谨、权责清晰、符合法律法规及公司规定。

3.合同审批与签订：审核无误的合同，按照公司合同审批流程进行审批。审批通过后，由授权代表与供应商正式签署，并加盖公司合同专用章。

六、收货与验收

（一）到货接收

供应商按照合同约定将物资送达指定地点后，仓库或需求部门负责人员核对送货单与采购合同、订单信息是否一致，确认物资名称、规格、数量等无误后，办理接收手续，在送货单上签字确认。

（二）数量与质量验收

1.数量验收：仓库人员对到货物资进行数量清点，确保与送货单及合同约定数量相符。

2.质量验收：需求部门联合相关技术部门（如需要）依据采购合同、技术协议、国家标准或行业标准对物资的质量、规格型号、技术参数等进行检验。必要时可进行抽样送检或委托第三方机构检测。验收合格后，签署《物资验收单》。

3.不合格处理：对于数量不符或质量不合格的物资，应立即通知采购部门及供应商，按照合同约定进行退换货、索赔或其他处理，并做好记录。

七、付款结算

（一）发票审核

供应商按照合同约定提供合法有效的发票及相关凭证（如验收单、入库单等）。财务部门对发票的真实性、合规性、与合同及验收情况的一致性进行审