供应链采购信息表统一管理模板.docVIP

供应链采购信息表统一管理模板

一、模板适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的供应链采购管理场景，尤其适用于多部门协同采购、跨区域供应商管理、采购数据统计分析等场景。通过统一采购信息记录标准，可有效解决传统采购中信息分散、流程不透明、数据追溯困难等问题，实现采购全流程的可视化、规范化和数据化管理，提升采购效率，降低采购成本，强化供应商协同能力。

二、模板使用全流程指南

（一）采购需求发起与信息收集

需求部门发起申请：需求部门（如生产部、运营部、行政部）根据实际业务需求，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、预算金额、用途说明等关键信息，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

采购部初步审核：采购专员收到申请后，核对需求的合理性（如数量匹配性、预算合规性），与需求部门沟通确认细节，保证采购信息准确无误。

（二）采购信息录入与模板填写

登录采购管理系统/打开Excel模板：通过企业内部采购管理系统或指定Excel模板进入采购信息表录入界面。

填写基础采购信息：

采购单号：按企业规则自动或手动编制（格式：年份+月份+部门简称+流水号，如202405-CG-001）；

申请日期：填写提交采购申请的日期；

需求部门：填写发起申请的部门全称；

申请人：填写需求部门对接人姓名（用号代替，如工）；

采购类型：下拉选择（如生产物料、办公用品、服务外包、设备采购等）。

填写供应商信息：

供应商全称：选择已合格供应商或新增供应商（新增需同步填写供应商资质文件）；

联系人：供应商对接人姓名（*工）；

联系方式：供应商联系方式（用号代替，如）；

供应商地址：供应商注册或办公地址；

供应商等级：按合作评级填写（如战略级、核心级、普通级）。

填写物料/服务详情：

物料编码：企业内部物料唯一编号（如无则填写“待分配”）；

物料名称：准确填写物料/服务全称（避免简称，如“A4复印纸”而非“纸”）；

规格型号：详细描述技术参数（如“80g/m2，500张/包，白色”）；

单位：填写计量单位（如“件”“kg”“套”“小时”）；

需求数量：申请部门的需求量（保留两位小数，如“100.00”）；

单价（含税）：与供应商约定的最终含税单价（单位：元）；

预计到货日期：根据供应商交期填写（格式：YYYY-MM-DD）。

填写采购流程节点：

审批人：按企业审批流程填写各环节审批人姓名（工、经理等）；

审批意见：下拉选择“同意”“驳回”“补充说明”，驳回时需注明原因。

（三）采购执行与状态更新

订单与下发：采购专员根据审核通过的采购信息，《采购订单》（PO单），通过系统或邮件发送至供应商，并同步更新模板中“订单状态”为“已下达”。

供应商交期跟踪：采购专员每周跟踪供应商生产/备货进度，在模板中更新“实际发货日期”“物流单号”，若遇延期，需填写“延期原因”及“预计新到货日期”。

到货验收与确认：物料到货后，需求部门联合仓库、质检部门进行验收，填写“验收数量”“验收结果”（合格/不合格），验收人签字确认后，更新模板“到货状态”为“已验收”；不合格物料需同步记录“不合格原因”及“处理方案”（如退货、换货）。

（四）费用结算与数据归档

发票核对与付款：财务部收到供应商开具的发票后，与采购订单、验收单信息核对（“三单匹配”），确认无误后安排付款，在模板中填写“发票号码”“开票日期”“付款状态”（如“已付”“部分支付”“未付”）。

数据归档与分析：每月末，采购专员导出当月采购信息表，按“部门”“物料类型”“供应商”等维度分类汇总，形成《月度采购分析报告》，内容包括采购金额、占比、供应商交货准时率、合格率等，为后续采购策略优化提供数据支持。

三、供应链采购信息表标准模板

采购基本信息

内容

采购单号

202405-CG-001

申请日期

2024-05-01

需求部门

生产部

申请人

*工

采购类型

生产物料

供应商信息

内容

供应商全称

科技有限公司

联系人

*经理

联系电话

*

供应商地址

省市区路号

供应商等级

核心级

物料/服务详情

内容

物料编码

MTL-202405001

物料名称

A型不锈钢零部件

规格型号

Φ50mm×100mm，厚度5mm，SS304

单位

件

需求数量

500.00

单价（含税）

120.00

预计到货日期

2024-05-20

采购流程节点

内容

需求部门审批人

*主任

审批意见

同意

采购部审批人

*经理

审批意见

同意

财务部审批人

*主管

审批意见

同意（预算内）

订单状态

已下达

实际发货日期

2024-05-18

物流单号

SF

到货状态

已验收

验收数量

500.00

验收结果

合格

验收人

工（仓库）工（质检）

费用信息

内容

总金额（含税）

60,000.00

发票号码