企业部门会议日程及决策事项记录本跟进决策进度.docVIP

企业部门会议日程及决策事项记录本跟踪决策进度工具指南

一、工具应用场景与价值在企业运营中，部门会议是推动工作、解决问题、明确方向的核心载体。但传统会议常面临三大痛点：决策事项记录模糊（责任人不明确、时间节点不清晰）、进度跟踪滞后（无人定期更新、执行情况遗忘）、会议成果沉淀不足（历史决策难以追溯、同类问题重复讨论）。本工具专为解决这些问题设计，适用于以下场景：

部门例会（如周会、月度会）：同步阶段性工作，明确短期决策事项；

专题研讨会（如项目启动会、问题攻坚会）：聚焦具体议题，形成可落地的行动方案；

跨部门协调会：明确协作边界与责任，避免推诿扯皮；

阶段性复盘会：回顾历史决策执行情况，总结经验教训。

通过系统化记录会议日程与决策事项，全程跟踪进度，可实现“决策有记录、执行有责任、进度可追溯、结果可考核”，显著提升会议效率与决策落地率。

二、详细操作流程指南本工具使用分为“会前准备—会中记录—会后整理—进度跟踪”四大阶段，需严格按步骤操作，保证信息完整、流程闭环。

（一）会前准备：明确会议框架，提前规划记录重点

确认会议基本信息

提前与会议主持人沟通，明确会议目标（如“确定Q3项目排期”“解决客户投诉处理流程问题”）、预计时长、参会人员（含部门负责人、执行人、协作部门代表），并预约会议室（或线上会议）。

收集并梳理会议议题

向参会人收集需讨论的议题，按“紧急/重要”程度排序，形成《会议议程初稿》。例如：

议题1：确认新产品上线推广方案（紧急）；

议题2：部门下半年培训计划制定（重要）；

议题3：跨部门协作流程优化（常规）。

准备工具模板

打印或创建电子版《会议基础信息与议程表》《决策事项详细记录表》（见本文“三、核心模板表格设计”），提前熟悉表格结构，保证记录时快速填写。

（二）会中记录：实时捕捉关键信息，精准提炼决策内容

会议记录人需全程专注，重点记录“谁、什么事、谁负责、何时完成、如何做”，避免主观描述，保证客观准确。

记录会议基础信息

在《会议基础信息与议程表》中填写：会议名称（如“市场部Q3工作启动会”）、时间（精确到分钟，如“2023年7月10日14:00-15:30”）、地点（“3楼会议室A”或“腾讯会议”）、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（名单需完整，含请假人员及原因）。

同步记录议程讨论过程

按《会议议程初稿》顺序，逐项记录讨论要点：

对议题1，记录“参会人提出推广需增加短视频渠道，预算增加2万元；总监建议优先投放抖音，助理负责3日内提供具体投放方案”；

对争议性问题，需记录不同观点（如“主管认为需优先保证线下活动预算，专员建议线上引流效果更直接，最终决定线上线下预算比例6:4”）。

提炼决策事项，明确“五要素”

每个议题讨论结束后，立即提炼“决策事项”，并保证包含以下核心要素（简称“5W1H”）：

What（决策内容）：明确具体行动，如“确定新产品上线推广方案”；

Why（决策依据）：简要说明原因，如“根据用户调研结果，短视频渠道转化率提升30%”；

Who（责任人）：明确唯一执行人，避免多人负责，如“*专员（市场推广组）”；

When（完成时间）：设定可量化的截止日期，如“2023年7月15日前”；

How（执行路径）：简要说明关键步骤，如“①制定短视频投放计划；②对接设计组制作素材；③提交*总监审核”。

将提炼后的决策事项同步填入《决策事项详细记录表》，标注“决策编号”（如MK-01”，代表2023年7月10日市场部第1项决策）。

（三）会后整理：完善记录内容，及时分发确认

会议结束后2个工作日内，记录人需完成信息整理与分发，保证所有参会人对决策内容无异议。

核对并补充记录内容

与主持人核对会议纪要，重点检查决策事项的“5W1H”要素是否完整，避免遗漏；

补充讨论过程中的关键数据（如“预算金额2万元”“转化率30%”）、附件名称（如“《推广方案初稿》”）。

正式分发会议纪要与决策表

将《会议基础信息与议程表》《决策事项详细记录表》合并为《会议纪要》，通过企业内部系统（如钉钉、企业）发送给所有参会人、抄送部门负责人及协作部门；

在邮件/消息中明确标注“请于X月X日前确认决策内容无误，如有异议请反馈”，确认周期一般不超过1个工作日。

（四）进度跟踪：动态更新执行情况，保证决策落地

决策事项进入执行阶段后，需通过《决策进度跟踪更新表》持续跟踪，形成“记录-执行-更新-反馈”闭环。

建立进度跟踪台账

以《决策事项详细记录表》为基础，创建《决策进度跟踪更新表》，关联“决策编号”，明确“下次更新时间”（一般为责任人每周五下班前更新）。

定期更新进度状态

责任人需按约定时间更新进度，描述需具体（如“已完成短视频投放计划初稿，待设计组对接素材”），避免模糊表述（如“正在推进”）。若遇到问题，需