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采购物资质量控制检测模板指南

一、模板适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业采购物资的质量控制检测环节，涵盖原材料、零部件、办公用品、劳保用品、设备配件等所有采购品类。特别适用于以下场景：

新供应商准入评估：对供应商首次提供的物资进行全项检测，验证其质量稳定性与合规性；

常规采购到货验收：对批量采购的物资按抽样标准进行检测，防止不合格品入库；

质量异常追溯：当生产或使用环节出现因物资质量导致的问题时，对留样或库存物资进行复检；

关键物资专项检测：对涉及安全、功能的核心物资（如特种设备配件、化工原料等）增加针对性检测项目。

二、采购物资质量控制检测全流程操作指南

（一）检测需求确认

操作主体：采购部、需求部门（如生产部、行政部）

操作步骤：

采购部根据采购计划，向需求部门收集物资质量要求，明确检测标准（如国标行标、企标、技术协议等）；

需求部门填写《采购物资检测需求表》（见表1），标注物资名称、规格型号、数量、关键质量参数、检测urgency等信息，经部门负责人*审批后提交至质检部；

质检部对需求表进行审核，确认检测项目与标准是否明确，如有疑问需在1个工作日内反馈至采购部协调补充。

（二）检测方案制定

操作主体：质检部

操作步骤：

质检部根据物资类别、检测标准及风险等级，制定《物资检测方案》，明确以下内容：

检测项目（如物理功能、化学成分、外观尺寸、安全指标等）；

检验方法（如GB/T19001、ISO9001标准方法或企业自研方法）；

抽样方案（抽样数量、抽样规则，如GB/T2828.1-2012计数抽样程序）；

检测仪器设备（如游标卡尺、拉力试验机、光谱分析仪等，需注明设备编号及校准有效期）。

检测方案需由质检部负责人审核，重大或复杂物资的检测方案需报质量总监批准后执行。

（三）样品抽取与封样

操作主体：采购员、质检员、仓库管理员

操作步骤：

采购员通知供应商到货，同步告知质检部安排抽样；

质检员携带抽样工具（如抽样器、封条、样品袋）与采购员共同前往仓库或指定地点，按《检测方案》中的抽样规则执行抽样；

抽样过程需遵循“随机、均匀、代表性”原则，对批量物资按抽样数量随机抽取，保证样品不同批次、不同部位均有覆盖；

样品抽取后，质检员与采购员共同确认样品信息，填写《物资抽样记录表》（见表2），内容包括：抽样日期、抽样地点、物资批次、抽样基数、抽样数量、样品状态（如完好、破损）等，双方签字确认后对样品进行封样，粘贴“待检”标识。

（四）检测实施与记录

操作主体：质检员

操作步骤：

质检员将待检样品送至实验室，检查样品状态是否与抽样记录一致，确认无误后拆封；

按照检测方案及标准方法操作仪器设备，检测前需确认仪器设备已校准且在有效期内，环境条件（如温度、湿度）符合检测要求；

检测过程中实时记录原始数据（如尺寸测量值、功能测试曲线、化学分析结果等），保证数据真实、准确、完整，严禁涂改或事后补录；

如检测过程中发觉样品异常（如功能波动、外观缺陷），需立即暂停检测，保留样品并报告质检部负责人*，确认是否启动复检或扩大检测范围。

（五）结果判定与报告出具

操作主体：质检部

操作步骤：

质检员将原始数据与检测标准进行比对，填写《质量检测项目表》（见表3），逐项判定结果（合格/不合格），并对不合格项详细描述偏差情况；

检测完成后，质检员编制《采购物资检测报告》（见表4），内容包括：报告编号、物资基本信息（名称、规格、供应商、批次）、检测依据、检测项目及结果、判定结论、报告编制人、审核人、批准人*及日期；

检测报告需经质检部负责人*审核，保证结论准确、数据无误后，加盖质检专用章，分发至采购部、需求部门及仓库（电子版同步存档）。

（六）不合格品处理

操作主体：采购部、质检部、需求部门

操作步骤：

采购部收到不合格检测报告后，需在2个工作日内通知供应商，要求其提供不合格原因分析及整改措施；

需求部门根据不合格品对生产/使用的影响程度，提出处理意见（如退货、让步接收、返工后复检等），经生产总监或行政总监审批后执行；

对需退货的不合格品，采购部负责协调供应商办理退货手续，仓库配合隔离不合格品并挂“不合格”标识，严禁投入使用；

对需返工的不合格品，供应商返工后需重新提交检测，质检部按原标准进行复检，合格后方可入库；

质检部建立《不合格品处理台账》，记录不合格品信息、处理过程、供应商整改情况及跟踪结果，保证问题闭环。

（七）记录归档

操作主体：质检部、档案管理员

操作步骤：

质检部将检测过程中形成的所有记录（检测需求表、抽样记录表、检测原始数据、检测报告、不合格品处理台账等）整理成册，按“物资类别+日期”分类编号；

检测记录保存期限不少于2年（关键物资如特种设备配件、食品原料等保存期限不少于5年），期满后经质量总监*批准方可销毁；

档案管理员定期对归