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公司人事档案管理规范模板

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，维护公司及员工的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员，具体以公司规定为准）的人事档案管理。

（三）档案定义

本规范所称人事档案，是指公司在招录聘用、员工管理、绩效考核、薪酬福利、培训发展、奖惩任免等工作中形成的，反映员工个人经历、政治思想、道德品行、学习工作表现、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。

（四）管理原则

人事档案管理遵循以下原则：

1.党管干部、党管人才原则：坚持党对人事档案工作的领导。

2.统一领导、分级负责原则：公司人力资源部门是人事档案管理的职能部门，负责统筹规划和监督指导；各部门配合做好档案材料的收集与提交。

3.真实准确、完整规范原则：确保档案材料的真实性和信息的准确性，做到材料齐全、手续完备、装订整齐、目录清晰。

4.安全保密、依法利用原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案安全，按照规定的权限和程序提供利用。

5.动态管理、服务发展原则：及时更新档案信息，为公司人力资源管理、人才培养、决策支持等提供服务。

二、档案的建立与接收

（一）档案建立

1.新员工入职后，人力资源部门应在规定时间内为其建立人事档案。

2.档案材料应包括但不限于：员工入职登记表、履历表、身份证明复印件、学历学位证明复印件及验证材料、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动关系的证明、体检合格证明、劳动合同、保密协议、竞业限制协议（如适用）、奖惩材料、绩效考核材料、培训记录、工资调整审批表、任免职文件等。

3.员工应如实提供个人信息和相关材料，并对所提供材料的真实性负责。如发现提供虚假材料，公司将按相关规定处理。

（二）档案接收

1.对于从外单位调入的员工，人力资源部门应及时联系原档案管理单位，按规定办理档案转递手续，确保档案材料完整接收。

2.接收档案时，应认真核对档案材料的数量、份数、页数，检查材料有无破损、涂改、抽取、伪造等情况。核对无误后，在《档案接收登记簿》上签字确认。

3.对于员工自带档案，人力资源部门应审慎接收，并核实其真实性和完整性，必要时向原单位进行函证。

三、档案材料的收集与归档

（一）收集范围

档案材料的收集范围应根据员工个人情况和职务变动、岗位调整、奖惩、考核、培训等事项及时拓展和补充，确保档案材料的连续性和完整性。

（二）收集要求

1.档案材料的收集应及时、主动。各部门应在有关材料形成后的规定时间内，将其整理后提交给人力资源部门归档。

2.提交的材料应为办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件需注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。

3.对于重要的电子文件，应按照国家及公司电子文件归档管理的相关规定进行整理、转换、存储，并建立相应的检索目录。

（三）归档整理

1.人力资源部门档案管理员对收集到的材料要认真鉴别，对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。

2.归档材料应按照《干部人事档案材料收集归档规定》等相关标准进行分类、排序、编目、装订。

3.档案目录应清晰明了，便于查阅。每卷档案应有详细的卷内目录，注明材料名称、份数、页数、形成日期、序号等。

4.档案材料应使用符合档案保管要求的纸张，字迹材料应耐久、不易褪色。禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写或复制材料。

四、档案的日常管理与维护

（一）档案存放

1.人事档案应存放在专用的档案库房或具备保密、防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件的档案柜内。

2.档案库房应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

3.档案应按照档案号顺序或员工姓氏笔画顺序等方式有序存放，便于查找和管理。

（二）库房管理

1.建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

2.档案管理员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

3.定期对档案库房的温湿度进行监测和调控，做好记录。定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。

（三）档案的日常维护

1.档案管理员应定期对档案进行核对，确保档案材料与目录相符，发现问题及时查找原因并处理。

2.对于破损、褪色、霉变的档案材料，应及时进行修复、复制或托裱。

3.建立档案管理台账，详细记录档案的接收、建立、转入、转出、借阅、归还、销毁等情况。

（四）信息更新

员工的基本信息（如联系方