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文件存档与信息管理手册

前言

本手册旨在规范组织内文件存档与信息管理流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提升信息利用效率，降低管理风险。手册适用于各类企业、事业单位及项目团队的日常文件管理工作，涵盖文件分类、存档操作、信息检索、维护更新等全流程内容，供各部门人员参考执行。

一、手册适用范围与核心场景

（一）适用范围

本手册适用于组织内所有纸质文件、电子文件及多媒体资料的存档管理，包括但不限于行政文件、项目资料、合同协议、财务凭证、人事档案、技术资料等。

（二）核心应用场景

日常办公文件管理：如部门通知、会议纪要、工作报告等需长期保存的文件；

项目全周期资料归档：从项目立项、执行到验收各阶段的过程文件、成果文件；

历史档案追溯与复用：如过往年度财务报表、法律诉讼档案、技术方案等需定期调用的资料；

合规性文件存档：如审计报告、资质证书、行业监管要求等需满足法律或行业规范的文件；

人员交接与部门协作：员工岗位变动时的文件交接、跨部门资料共享时的信息管理。

二、文件存档基础规范

（一）文件分类原则

逻辑清晰：按“部门-项目-时间-密级”四级维度分类，保证层级分明、不交叉；

实用导向：结合业务需求，避免过度分类（如行政类文件可细分“综合管理”“人力资源”“财务”等子类）；

动态调整：每年末根据业务变化优化分类体系，新增或合并分类需经部门负责人审批。

（二）文件命名规则

统一格式：文件编号_文件名_版本号_日期（示例：HR-ZP-001_员工招聘流程_V2.0；

规范字符：禁止使用/、\、*、?、、等特殊符号，名称不超过50字符；

版本管理：修订文件需更新版本号（V1.0→V1.1→V2.0），最终版本标注“最终版”。

（三）文件格式要求

电子文件：优先选用PDF（扫描件）、DOCX（Word）、XLSX（Excel）等通用格式，图片文件需转换为JPG/PNG（分辨率≥300dpi）；

纸质文件：使用A4纸打印，手写文件需用黑色签字笔，字迹清晰无涂改；

加密要求：涉密文件（如财务数据、技术专利）需加密存储，密码由部门负责人保管。

三、分步骤操作指南

（一）文件分类与整理

第一步：收集待存档文件

每月25日前，各部门将本月需存档的文件（含电子/纸质）统一汇总至指定对接人（如行政部*经理）；

项目文件需在项目结束后10个工作日内完成收集，由项目负责人*组长牵头整理。

第二步：初步筛选与核对

剔除重复文件、草稿文件（除非有重要修订痕迹）及无效文件（如过期通知）；

核对文件完整性：如合同需包含封面、附件、签字页，扫描件需保证每页清晰无缺漏。

第三步：确定分类维度

根据文件性质选择分类维度（示例：项目类文件按“项目名称-阶段-文件类型”分类，如“项目-立项阶段-可行性报告”）；

在文件右上角标注分类标签（如“行政-综合-通知”），便于后续归档。

第四步：建立分类台账

使用“文件分类表”（见第四章）记录分类结果，明确每个分类的存放位置（如电子文件路径：F:\存档\2023\行政部\综合管理；纸质文件位置：3号档案柜-第1层-行政类）。

（二）存档操作流程

1.电子文件存档

第一步：准备存储介质

优先使用组织内部加密服务器，个人电脑临时存储需在24小时内转移至服务器；

按分类创建文件夹，文件夹名称与分类标签一致（示例：F:\存档\2023\项目部\项目）。

第二步：文件并登记

将文件拖拽至对应文件夹，填写“电子存档登记表”（见第四章），内容包括文件编号、名称、大小、人、时间；

系统自动存档记录，支持关键词搜索（如按“文件名”“人”检索）。

第三步：存档验证

完成后，打开服务器文件夹核对文件是否完整，双击文件确认可正常打开；

若失败，需重新并记录原因，由IT部*工程师协助解决技术问题。

2.纸质文件存档

第一步：装订与标识

纸质文件按“每份文件单独装订”原则，使用长尾夹或装订机固定，避免散页；

在文件首页右上角粘贴“存档标签”，标注文件编号、名称、存档日期、保管期限（如“保管10年”）。

第二步：入柜存放

根据分类台账将文件放入对应档案柜，档案柜需粘贴分类索引（如“3号柜：行政部-综合管理”）；

柜内文件按“从左到右、从上到下”顺序排列，小文件使用文件袋统一封装，袋外标注文件清单。

第三步：登记与备案

填写“纸质存档登记表”（见第四章），记录文件编号、名称、存放位置、经手人、存档日期；

每月30日前，将本月纸质存档登记表扫描存入电子系统，形成“电子+纸质”双备份。

（三）信息检索与调取

1.检索需求确认

明确检索目标：文件名称/编号、分类、时间范围、用途（如“查阅2022年Q3项目的会议纪要”）；

涉密文件需填写“信息检索申请表”（见第四章），经部门负责人审批后，由档案管理员*专员协助检索。

2.检索方式执行

电子文