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变更收款账户的说明函

XX公司：

我司现就收款账户变更事宜向贵司作出正式说明。因近期公司财务体系优化及银行服务调整，经内部审慎决策并完成相关合规流程，我司收款账户将于2024年6月1日起正式变更。为确保双方业务往来顺畅，避免因账户信息误差影响款项结算，现就具体变更事项及相关安排向贵司详细告知如下：

一、账户变更背景与原因

本次账户变更主要基于三方面考虑：

其一，原收款账户所在银行（中国建设银行XX市XX支行）因系统升级调整，该行对中小企业对公账户的服务规则发生变化。自2024年3月起，原账户的跨行转账到账时效由T+1延长至T+3，且每月超过10笔的跨行收款将额外收取0.5%的手续费。经统计，我司与贵司及其他合作伙伴的月度交易中，约80%为跨行结算，上述调整导致我司资金周转效率下降约30%，年均额外财务成本增加约12万元。

其二，我司于2023年启动财务数字化转型项目，新引入的业财一体化系统需与银行核心系统直连，以实现收款自动对账、发票自动匹配等功能。原账户所在银行的接口开发进度滞后，且仅支持基础的API对接，无法满足“收款-记账-开票”全流程自动化需求。经与多家银行技术团队测试，新选定的账户开户行（中国银行XX市科技支行）已完成与我司财务系统的深度对接，可实现收款信息实时同步、电子回单自动生成，预计将缩短财务处理时长50%以上。

其三，基于风险控制要求，我司按照《企业财务内部控制规范》定期对银行账户进行清理。原收款账户自2018年启用以来，虽未发生安全事故，但近年来电信诈骗手段升级，监管部门多次提示“单一账户长期使用存在信息泄露风险”。本次变更后，我司将对新账户采取“双岗复核+银企直联验证”的双重校验机制，所有收款指令需经财务主管与业务负责人共同确认，进一步保障资金安全。

二、原收款账户与新收款账户信息

原收款账户（2024年5月31日前有效）：

开户银行：中国建设银行XX市XX支行

账户名称：XX科技发展有限公司（与我司工商注册名称完全一致）

银行账号：11001234567800009999（注：为保护信息安全，此处为示例账号，实际账号以我司预留印鉴及银行备案为准）

新收款账户（2024年6月1日起启用）：

开户银行：中国银行XX市科技支行（地址：XX市高新区科技大道88号，营业网点代码：BOC027）

账户名称：XX科技发展有限公司（与原账户名称一致，未发生工商信息变更）

银行账号：81040000123456789012（注：已在该行完成企业基本户备案，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询银行账户备案信息）

三、账户变更生效时间及相关安排

1.过渡期安排：2024年5月15日至5月31日为新旧账户并行期。在此期间，贵司可选择将款项汇入原账户或新账户，但我司建议优先使用新账户，以便提前完成对账测试。若贵司因内部系统调整需要延迟切换，原账户将于5月31日24时正式停用，6月1日后汇入原账户的款项将无法自动入账，需由我司联系原开户行人工处理，可能导致到账时间延迟2-3个工作日。

2.信息同步要求：请贵司收到本函后3个工作日内，完成以下配合事项：

（1）更新内部合同管理系统、财务付款系统中的我司收款账户信息，确保后续付款指令自动关联新账户；

（2）通知业务对接人、财务经办人员及供应链相关协作部门，避免因信息传递断层导致付款错误；

（3）若贵司与我司签署的合同中明确约定了收款账户条款（如2023年签订的《XX项目服务协议》第7.2条），请于5月20日前与我司法务部（联系人：王雪，邮箱：law@）联系，办理合同条款书面变更手续；

（4）针对已开具但未支付的发票（如2024年4月开具的编号为NO增值税专用发票），请在付款时备注“对应XX合同项下款项”，以便我司核对关联。

3.责任划分说明：自2024年6月1日起，所有应支付至我司的款项（包括但不限于货款、服务费、违约金等）请严格汇入新账户。若因贵司未及时更新账户信息，导致款项误汇至原账户或其他非指定账户，由此产生的到账延迟、资金冻结等风险由贵司自行承担；我司承诺，对于6月1日后误汇至原账户的款项，将积极配合贵司联系原开户行办理退款，但不承担因退款产生的额外费用（如手续费、利息损失等）。

四、后续沟通与保障

为确保本次账户变更平稳过渡，我司已建立专项对接机制：

-财务对接人：李阳（职位：财务总监），负责协调账户变更涉及的对账、凭证核验等事宜，联系邮箱：liyang@；

-技术对接人：张伟（职位：信息部经理），负责解答贵司财务系统与我司新账户直连的技术问题，联系邮箱：zhangwei@；

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