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差旅费管理简易操作规程

一、总则

为规范公司差旅费管理，确保出差人员公务活动的顺利开展，同时合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本规程。本规程适用于公司全体员工因公务需要出差所发生的各项费用的申请、审批、报销及管理。所有出差人员及相关审批、财务人员均须遵照执行。

二、出差申请与审批

1.出差申请：员工因公出差，应提前填写《出差申请单》，注明出差事由、目的地、预计起止时间、同行人员（如有）及预估费用等关键信息。

2.审批流程：《出差申请单》需经部门负责人审核其出差必要性及行程安排，再按审批权限逐级报批。审批通过后方可执行出差任务。如遇紧急情况无法提前书面申请，须征得部门负责人及分管领导同意，出差后应及时补办手续。

3.审批权限：根据出差天数、目的地及预估费用金额，设定不同级别审批权限，确保资源合理调配与成本控制。

三、差旅费标准与报销范围

1.交通费：

*长途交通：出差人员应根据出差任务的紧急程度及经济性原则，选择合适的交通工具。通常情况下，优先选择经济舱或二等座及以下标准。因特殊情况需升级舱位的，须提前获得分管领导批准。

*市内交通：出差期间市内交通可选择公共交通（公交、地铁等）或网约车。公司鼓励使用公共交通，确因工作需要使用网约车的，需保留行程记录。部分城市可根据情况设定市内交通补助标准，按日计发，不再另行报销市内交通费。

2.住宿费：住宿费报销需提供合规发票。住宿标准根据出差城市级别及员工职级设定上限，超出部分原则上由个人承担。同性员工一同出差，应合住标准间，住宿费按标准报销。

3.伙食补助费：出差期间的伙食补助，按实际出差天数（出发日和返回日按全天计算）计发，具体标准参照公司规定执行，不再报销餐饮发票（除招待客户等特殊情况外）。

4.其他费用：如确因公务发生的必要通讯费、复印费等杂项支出，需提供合规票据并注明用途，经审核后可据实报销。

5.不予报销范围：出差期间发生的与公务无关的个人消费、娱乐费用、礼品费用（公司另有规定的业务招待除外）等，均不予报销。

四、报销凭证与流程

1.凭证要求：

*报销差旅费须提供合法、合规的原始凭证，包括但不限于交通票据（机票、车票等）、住宿费发票、餐饮发票（特定情况下）及其他相关证明材料。

*所有票据应清晰注明开票日期、付款单位、项目、金额等信息，并由出差人在票据背面签字确认。

*若票据遗失，需提供书面说明，详述遗失原因、票据类型、金额等，并经部门负责人签字证明，按公司相关规定处理，原则上不因此增加公司成本。

2.报销时限：出差人员应在出差结束后规定工作日内（通常不超过一周），整理好所有报销凭证，填写《差旅费报销单》，办理报销手续。

3.报销审批：《差旅费报销单》及所附原始凭证，须经部门负责人审核签字后，提交财务部门复核。财务部门对报销凭证的合规性、金额的准确性及是否符合报销标准进行审核。审核无误后，按公司资金支付流程报批付款。

五、特殊情况处理与责任

1.超标准处理：因特殊情况导致差旅费超出规定标准的，出差人员须在《差旅费报销单》中注明超标原因，并附相关证明材料，按审批权限报请上级领导审批。未经批准的超标部分，由个人承担。

2.私人行程：如出差途中涉及私人行程，应主动在出差申请及报销时予以说明，相关费用需严格区分，私人行程产生的费用不得混入差旅费报销。

3.责任明确：出差人员对所提供报销凭证的真实性、合法性负责。严禁虚报、冒领、伪造票据等行为。财务人员对报销凭证的审核负有把关责任。对于违反本规程的行为，公司将视情节轻重予以处理。

六、附则

本规程旨在提供简明扼要的差旅费管理操作指引，未尽事宜，参照公司相关财务管理制度执行。各部门可根据本规程，结合实际情况进行宣导与落实。本规程由公司财务部负责解释，并根据实际运营情况适时修订。

希望这份规程能为您的日常工作带来便利，确保差旅费管理的规范与高效。