人力资源招聘及离职处理系统.docVIP

人力资源招聘及离职处理系统应用指南

一、系统适用场景说明

本系统适用于企业人力资源部门开展员工招聘全流程管理（含需求提报、简历筛选、面试安排、录用入职等）及员工离职全流程管理（含离职申请、工作交接、薪资结算、资料归档等）。通过标准化操作，可规范招聘与离职环节的权责分工，提升流程效率，保证数据记录完整，降低管理风险，尤其适用于中大型企业或需批量处理招聘/离职业务的人力资源团队。

二、招聘全流程操作指南

（一）招聘需求提报与审批

发起需求：用人部门负责人登录系统，进入“招聘管理-需求提报”模块，填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、岗位职责、任职资格（学历、经验、技能等）、期望到岗时间及薪资预算，部门负责人签字的需求申请扫描件（若企业无电子签批流程，可暂用纸质版存档）。

HR审核：人力资源专员在系统内接收需求申请，重点审核岗位设置的必要性、任职资格的合理性及薪资预算是否符合公司薪酬体系，审核通过后提交至分管领导审批。

领导审批：分管领导（或人力资源总监）查看需求详情，审批通过后系统自动“招聘需求编号”，状态更新为“已审批”，HR同步启动招聘流程。

（二）简历筛选与初筛反馈

发布招聘信息：HR根据需求岗位选择招聘渠道（如招聘网站、内部推荐、校园招聘等），在系统内发布职位信息，系统自动同步至合作招聘平台。

简历收集与筛选：系统自动汇总各渠道投递的简历，HR通过“关键词筛选”（如学历、工作年限、技能证书等）或“人工筛选”标记候选人状态（“待筛选”“通过初筛”“不通过”）。初筛通过后，系统自动向候选人发送面试邀请短信/邮件（内容含面试时间、地点、所需资料及联系人）。

初筛记录：HR在系统内记录初筛理由（如“符合岗位学历要求”“具备相关项目经验”），对不通过的候选人简要标注原因，保证筛选过程可追溯。

（三）面试安排与评估

面试协调：HR与用人部门沟通面试时间（初试、复试、终试时间需错开至少2小时），在系统内创建面试安排，明确面试官（用人部门负责人、HRBP等）、面试形式（线上/线下）、面试环节（初试侧重基础能力，复试侧重岗位匹配度，终试侧重价值观适配）。

候选人确认：系统向候选人发送面试确认通知，候选人“确认参加”后，HR《面试评估表》并推送至面试官端。

面试评估：面试官根据候选人表现，在系统内填写评分（如专业知识、沟通能力、团队协作等维度），填写综合评价意见，提交后系统自动汇总评分结果，“候选人面试报告”。

（四）录用审批与入职办理

录用决策：HR汇总面试报告，与用人部门协商确定拟录用人员，在系统内提交《录用审批申请》，附候选人面试报告及背景调查结果（若需）。

审批生效：分管领导审批通过后，系统《录用通知书》（电子版），HR通过系统发送给候选人，明确岗位、薪资、入职时间及需提交的资料（证件号码、学历证书、体检报告等）。

入职办理：候选人确认入职后，HR在系统内创建“员工入职档案”，同步更新员工信息（姓名、部门、岗位、入职日期等），《入职指引表》告知员工报到流程；入职当天，HR核对提交资料，扫描系统，签署《劳动合同》后，员工状态更新为“在职”。

三、离职全流程操作指南

（一）离职申请与审批

发起申请：员工登录系统（或由HR代为发起），进入“离职管理-离职申请”模块，填写《离职申请表》，明确离职类型（主动离职/被动离职）、预计离职日期（需提前30天提交，试用期提前3天）、离职原因（选填，如个人发展、家庭原因等）。

审批流转：系统根据企业设置自动推送审批流程：员工直属上级审核（确认工作交接安排）→部门负责人审批（确认离职合理性）→HR审核（核对考勤、薪资结算情况）→分管领导审批（最终确认）。审批通过后，系统自动触发“离职交接”提醒。

（二）工作交接与资料归档

交接清单制定：员工与直属上级共同制定《工作交接清单》，明确交接内容（工作进度、客户资料、系统账号、物品领用等）、交接期限（一般为5-10个工作日，具体视岗位复杂度调整）、交接双方及监交人（一般为部门负责人）。

交接确认：交接完成后，交接双方及监交人在系统内签署《工作交接确认书》，交接资料扫描件（如项目文档、客户联系方式等），HR同步更新系统内员工权限（停用办公系统账号、收回门禁卡等）。

（三）薪资结算与证明开具

薪资核算：HR根据员工考勤记录、未报销费用、绩效奖金等，在系统内《离职薪资结算单》，经财务部门审核确认后，系统自动同步至薪资模块，随当月薪资或单独发放。

证明开具：员工可在系统内申请《离职证明》，HR审核通过后电子证明（加盖电子公章），员工可自行打印；若需社保、公积金转移相关证明，HR同步在系统内《社保/公积金缴纳证明》。

（四）离职后跟进

档案封存：HR在员工离职后30日内，将劳动合同、离职申请表、交接确认书等资料整理归档，系统内更新员工状态为“已离职”，档案进入“离职