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行政事务审批流程电子化操作手册

第一章：前言

为规范企业行政事务管理，提升审批效率，实现行政流程标准化、无纸化，特制定本电子化操作手册。手册旨在指导相关人员通过电子审批系统快速完成各类行政事务的申请、审批与归档，保证流程透明、责任明确、操作便捷。请各岗位人员严格按手册要求操作，共同推动行政管理工作高效运转。

第二章：适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业内部各类行政事务的电子化审批流程，涵盖以下典型场景：

日常费用报销：包括办公费、差旅费、招待费、交通费等日常行政支出的报销申请；

固定资产采购：如办公设备、家具、耗材等固定资产的申购与审批；

公章及证照使用：公章、合同章、法人章等印章的借用，以及营业执照、资质证书等证照的申请使用；

会议室与车辆使用：企业内部会议室、公务用车的预约与审批；

行政类合同审批：如服务外包、采购合同等行政相关合同的签订审批；

其他行政事务：如办公用品申领、档案借阅、场地使用等需审批的行政事项。

第三章：系统操作分步指引

第一节：申请人操作流程（以“费用报销”为例）

第一步：登录系统

打开企业内部OA系统（或指定审批平台），使用个人账号（工号/手机号）及密码登录，首次登录需修改初始密码。

若为移动端操作，“企业审批”APP，扫码登录或账号密码登录。

第二步：进入审批模块

登录后，在系统首页“审批中心”或“发起审批”，进入审批类型列表。

选择对应审批场景，如“日常费用报销”，“新建申请”。

第三步：填写申请信息

基础信息：填写申请标题（如“2023年10月办公费用报销”）、申请部门、申请人（系统自动填充，不可修改）、申请日期（系统自动）。

费用明细：逐条填写报销费用信息，包括费用类别（下拉选择：办公费/差旅费等）、费用金额（大写+小写，系统自动校验一致性）、费用发生日期、费用事由（需清晰说明，如“采购A4纸100张，用于部门日常打印”）。

附件：“附件”，添加费用报销相关证明材料（如发票扫描件、消费明细、验收单等），支持PDF、JPG、PNG格式，单个附件不超过10MB，总附件不超过50MB。

第四步：选择审批路径

根据企业审批规则，选择审批流程节点：

示例：“部门负责人→财务部→分管副总→总经理”（具体路径以企业实际配置为准）；

若存在“会签”环节（如多部门联合审批），需勾选“会签”并选择会签人员。

审批人默认为系统预设岗位人员（如部门负责人为申请人直属上级），如需调整，“修改审批人”，选择对应人员。

第五步：提交申请

检查所有信息填写完整、附件齐全后，“提交申请”。

系统自动发送审批通知至审批人待办列表，申请人可在“我的申请-已提交”中查看申请状态。

第二节：审批人操作流程

第一步：接收审批任务

登录系统后，在“待办审批”或“待办事项”中查看需处理的审批任务，任务列表显示申请人、申请标题、提交时间、紧急程度（普通/紧急）。

具体申请单，进入审批详情页，查看申请信息、附件材料及历史审批记录（如有）。

第二步：审批操作

通过审批：若同意申请，勾选“同意”，可填写审批意见（如“已审核，同意报销”），“提交”，流转至下一审批节点。

驳回申请：若不同意申请，勾选“驳回”，填写驳回理由（需明确，如“发票抬头错误，请重新提交”），“提交”，申请将退回至申请人，申请人修改后可重新提交。

转交审批：若因出差、休假等原因无法及时审批，可“转交”，选择其他同事代为审批（需提前在系统中设置转交权限）。

第三步：查看审批进度

审批完成后，审批人在“已办审批”中查看已处理申请的最终结果及归档状态。

第三节：管理员操作流程

第一步：审批流程配置

登录管理员账号，进入“流程管理”模块，根据企业需求新增或修改审批流程模板：

设置流程名称（如“固定资产采购审批”）、适用场景；

配置审批节点（如“申请人→行政部→财务部→总经理”）、每个节点的审批角色（个人/岗位/部门）；

设置审批规则（如“金额≥5000元需总经理审批”“紧急申请可跳过部分节点”）。

第二步：人员与权限管理

在“用户管理”中维护员工信息，包括姓名、工号、所属部门、岗位、审批权限（如“仅可审批本部门费用”“可审批公章使用申请”）。

定期检查员工岗位变动情况，及时更新审批权限，避免权限过期或错配。

第三步：异常处理与数据统计

处理审批流程中的异常情况（如审批人离职导致流程卡顿），可手动将任务转交至其他人员或终止流程；

在“数据统计”模块导出审批数据（如月度报销金额、平均审批时长），用于行政效率分析与优化。

第四章：常用审批模板示例

示例一：费用报销单

字段名称

填写说明

示例

报销部门（*）

申请人所属部门，下拉选择

行政部

报销日期（*）

费用实际发生期间，格式：YYYY-MM-DD

2023-10-01至2023-10-31

费用明细（*）

至少填写1条，包含费用类别、