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企业办公电脑管理申请规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司办公电脑的申请、配置与管理流程，提高资产使用效率，保障信息系统安全稳定运行，特制定本规范。本规范依据公司《固定资产管理办法》及《信息安全管理规定》等相关制度制定。

1.2适用范围

本规范适用于公司全体在职员工因工作需要申请、使用、更换及交还办公电脑的全过程管理。外包人员、实习生等需使用公司电脑的，参照本规范执行。

1.3基本原则

办公电脑管理遵循“按需配置、效能优先、责任到人、安全可控”的原则，确保资源合理分配，满足业务开展需求的同时，降低管理成本与安全风险。

第二章申请条件与类型

2.1申请条件

员工符合以下情形之一者，可申请办公电脑：

1.新入职员工，经人力资源部门确认岗位信息后；

2.原有办公电脑因使用年限过长（通常指超过公司规定的更新周期）、性能无法满足当前工作需求，且无维修或升级价值的；

3.原有办公电脑发生重大硬件故障，经信息技术部门检测确认无法修复或修复成本过高的；

4.因岗位调整、职责变更，导致现有电脑配置无法满足新工作需求的；

5.其他经公司批准的特殊情况。

2.2申请类型

办公电脑申请分为以下类型：

1.新购申请：因新增岗位或原有电脑已达报废标准且无可用备用机时，需新采购电脑的申请。

2.调配申请：因员工离职、岗位变动等原因产生可用备用电脑，需进行内部调配使用的申请。

3.升级申请：现有电脑部分硬件（如内存、硬盘）性能不足，需进行升级以满足工作需求的申请。

4.维修申请：电脑发生硬件故障或软件异常，需信息技术部门进行检修的申请（注：维修申请流程可参照公司设备维护相关细则）。

第二章申请流程

3.1申请发起

申请人需填写《办公电脑配置/调配/升级申请表》（以下简称“申请表”），详细注明申请事由、岗位需求、期望配置（或升级内容）、预计使用年限等信息，并经直属部门负责人签字确认。

3.2部门审核

部门负责人对申请表的真实性、必要性及合理性进行审核。重点审核申请理由是否充分，配置需求是否与岗位工作相匹配，确保资源的合理使用。

3.3信息技术部门评估与审批

信息技术部门收到审核通过的申请表后，将进行以下工作：

1.需求评估：结合公司现有资产状况、技术发展趋势及实际工作负载，对申请人提出的配置需求进行技术评估。

2.资源调配：优先考虑从公司闲置资产中调配合适的办公电脑。如无合适闲置资产，或确需新购/升级，则提出具体配置方案及预算建议。

3.审批意见：信息技术部门负责人根据评估结果及预算情况，签署审批意见。对于超出常规配置标准或预算较高的申请，需报请公司分管领导审批。

3.4采购与配置（适用于新购及部分升级）

1.经最终审批通过后，如需新购，由采购部门依据信息技术部门提供的配置方案及相关采购管理规定执行采购流程。

2.电脑到货后，信息技术部门负责进行验收、操作系统安装、必要应用软件部署及网络配置等工作，确保电脑符合办公使用标准。

3.5发放与签收

办公电脑配置完毕后，由信息技术部门通知申请人领取。申请人需在《办公电脑领用登记表》上签字确认，明确领用日期、设备信息及责任。

第四章配置标准

4.1标准配置原则

公司实行办公电脑标准化配置管理，根据不同岗位的工作性质和需求，制定相应的配置标准。配置标准将定期回顾并根据技术发展和业务需求进行调整。

4.2配置等级划分（示例）

1.基础办公型：适用于日常办公、文档处理、网页浏览等基础工作需求的岗位。

2.标准办公型：适用于数据处理量较大、多任务并行操作需求的岗位。

3.增强办公型：适用于图形图像设计、视频编辑、软件开发等对硬件性能有较高要求的岗位。

4.特殊定制型：针对极少数有特殊工作需求（如高性能计算、特定行业软件运行）的岗位，经公司特别批准后可采用定制化配置。

4.3配置标准的执行

信息技术部门负责根据上述配置等级，制定并维护具体的硬件配置清单（如处理器型号、内存容量、硬盘类型与容量、显示器规格等），并作为采购和配置的依据。任何超出标准配置的申请，均需提供充分理由并获得额外审批。

第五章使用与管理责任

5.1使用责任

领用人是所领用办公电脑的直接责任人，应履行以下责任：

1.妥善保管办公电脑及其附件，保持设备完好、整洁。

2.规范使用电脑，遵守公司信息安全及保密相关规定，不得利用电脑从事与工作无关的活动。

3.不得擅自拆卸、改装电脑硬件，或安装未经授权的软件。

4.定期进行数据备份，确保个人工作数据安全。

5.如电脑发生故障或异常，应及时向信息技术部门报告。

5.2交还与转移

1.员工离职、调动或不再需要使用办公电脑时，必须将电脑及所有附件（如电源适配器、鼠标等）完好交还信息技术部门，并办理交接手续。信息技术部门将对电脑进行检