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企业公共信息获取及隐私保护清单模板

一、适用工作场景

本模板适用于企业开展以下场景下的公共信息收集与管理工作，帮助企业规范信息获取流程，同时防范隐私泄露风险：

合作方背景调查：与供应商、合作伙伴、投资方等建立合作前，核实其企业资质、经营状况、信用记录等公开信息；

市场分析与竞品研究：收集行业动态、竞争对手公开的经营策略、市场数据等信息，支持业务决策；

招聘背景核查：对候选人的学历、工作经历、公开职业信息等进行核实（需保证符合个人信息保护相关规定）；

合规性审查：获取企业自身或合作方的涉诉记录、行政处罚等公开法律信息，满足合规监管要求；

行业信息汇编：整理行业政策、技术标准、公开报告等公共信息，用于内部培训或知识库建设。

二、操作流程指引

（一）需求发起与范围明确

需求提出：由业务部门（如市场部、采购部、人力资源部）填写《信息获取需求申请表》，明确信息用途、目标对象（如企业名称/个人姓名）、所需信息类别（如基本信息、经营信息、法律信息等）及使用期限。

合规初审：法务部或合规专员对需求进行初审，确认信息获取目的是否合法、范围是否必要，避免超出“最小必要”原则。

范围界定：明确“公共信息”的定义（指依法可通过公开渠道获取的信息，非未公开的个人隐私或企业内部机密），避免与敏感信息混淆。

（二）信息获取与渠道验证

合法渠道优先：

企业信息：通过国家企业信用信息公示系统、官方行业数据库、企业官网、上市公司披露平台等公开渠道获取；

个人公开信息：通过候选人提供的学历验证平台、公开的职业社交平台（如LinkedIn）、公开新闻报道等渠道获取，严禁通过非法爬虫、购买数据等方式获取；

行业信息：通过公开文件、行业协会报告、权威媒体发布等渠道获取。

信息真实性核验：对获取的信息进行交叉验证（如比对多个来源、查看官方更新时间），保证信息准确无误，避免使用过时或虚假数据。

（三）隐私合规审查

隐私风险评估：若信息涉及个人（如候选人、企业联系人），需审查是否包含个人敏感信息（如身份证号、家庭住址、银行账户等），若有，需进行脱敏处理（如隐藏部分字符、标注“已脱敏”）。

授权确认（如需）：若信息使用超出“公开范围”或用于原申请用途外的场景（如将候选人信息纳入公司人才库），需获得个人明确书面授权。

法律合规性检查：保证信息获取和使用符合《中华人民共和国个人信息保护法》《数据安全法》《网络安全法》等法律法规要求，避免违规收集、使用或泄露。

（四）信息使用与存储管理

用途限定：信息仅用于申请表中明确的目的，不得挪作他用（如招聘信息不得用于营销推广）。

安全存储：

电子信息：加密存储于企业内部指定系统（如CRM系统、共享文档库），访问权限仅限需求部门及相关合规人员；

纸质信息：存放于带锁档案柜，由专人管理，借阅需登记。

期限管理：信息存储期限不超过使用目的所需的最短时间（如合作方背景调查信息保存至合作结束后2年），到期后需彻底删除或销毁。

（五）清单更新与归档

定期更新：每季度对清单中的信息进行复核，更新已过时或失效的信息（如企业注册信息变更、个人联系方式更新）。

归档管理：信息获取需求申请表、合规审查记录、最终信息清单等资料需统一归档，保存期限不少于5年，以备审计或追溯。

三、清单模板表单

企业公共信息获取及隐私保护清单

信息类别

具体信息项

获取方式（合法渠道）

隐私保护措施

责任部门

获取日期

备注（如更新频率、脱敏说明）

企业基本信息

企业名称、统一社会信用代码

国家企业信用信息公示系统

无（公开信息）

采购部

2024–

每季度更新一次

注册地址、经营范围

企业官网“关于我们”栏目

无（公开信息）

采购部

2024–

企业经营信息

近3年营收、纳税信用等级

税务局公开平台、第三方企业信用报告

脱敏处理（隐藏具体营收金额，标注“亿元以上”）

市场部

2024–

数据来源需为官方授权机构

主要产品/服务、市场份额

行业研究报告、上市公司年报

无（公开信息）

市场部

2024–

报告需注明发布机构及日期

企业法律信息

涉诉记录、行政处罚信息

中国裁判文书网、信用中国官网

无（公开信息）

法务部

2024–

关注案件状态（如已结案/未结案）

个人公开信息

候选人学历、工作经历（经本人提供）

学信网、候选人提供的职业证明文件

限制使用范围（仅用于招聘评估）

人力资源部

2024–

获取后需删除非必要个人信息（如身份证号）

公开的职业成就（如获奖、发表论文）

知网、候选人个人主页（经授权访问）

标注信息来源，保证真实性

人力资源部

2024–

需候选人确认信息可用性

行业公共信息

相关政策法规（如行业准入标准）

官网（如发改委、工信部）

无（公开信息）

战略部

2024–

政策更新后及时替换

行业统计数据（如市场规模、增长率）

国家统计局、行业协会白皮书

标注数据发布