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公文写作规范及常用格式

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，掌握公文写作的规范与常用格式，是每一位职场人士，特别是从事行政管理和文秘工作者的基本素养。本文将从公文写作的基本原则、常用格式规范以及注意事项等方面，进行系统阐述，以期为大家提供实用的指导。

一、公文写作的基本原则与总体要求

公文写作并非随意而为，它有着严格的原则和要求，这些原则是保证公文质量和效用的基石。

（一）准确规范是生命线

公文的核心在于传递信息、阐明意图、规范行为。因此，“准确”是第一要务。这包括内容的准确，即事实清楚、数据可靠、观点正确；表述的准确，即用词精准、逻辑严密、避免歧义；格式的准确，即严格遵循国家规定的公文格式标准。任何一点的疏忽，都可能导致理解偏差，甚至引发工作失误。

（二）实事求是是根本前提

公文内容必须立足于客观实际，反映事物的本来面貌。无论是汇报工作、反映情况，还是制定政策、部署任务，都必须以事实为依据，不夸大、不缩小，不虚构、不臆断。只有真实可信的公文，才能赢得受文单位的信任，才能有效发挥其应有的作用。

（三）精简高效是时代要求

在信息爆炸的时代，冗长拖沓的文风已不适应快节奏的工作需求。公文应力求简明扼要，直奔主题，避免空话、套话、废话。要做到言简意赅，用最少的文字表达最丰富的内容，确保阅文者能够迅速抓住核心信息，提高工作效率。

（四）庄重得体是基本格调

公文代表着发文机关的权威和形象，其语言风格必须庄重、严肃、规范、得体。应使用书面语，避免口语化、随意化的表达，同时要根据行文目的、内容、对象以及上下级关系，选择恰当的语气和措辞，体现应有的尊重与分寸。

（五）保密安全是重要准则

对于涉及国家秘密、商业秘密或工作秘密的公文，必须严格遵守保密纪律，按照规定的密级划分和传递、保管要求进行处理，严防泄密事件的发生，确保信息安全。

二、公文的常用格式规范

公文格式是公文严肃性和规范性的外在体现。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的规定，公文的格式要素主要包括版头、主体、版记三大部分。

（一）公文的构成要素

1.版头部分：置于公文首页红色分隔线以上的各要素统称版头。

*份号：涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

*密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行。

*紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为30mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

2.主体部分：置于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的各要素统称主体。

*标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见版记部分的“抄送机关”。

*正文：公文的主体，用来表述公文的内