印章文档管理制度规定.docxVIP

第1篇

第一章总则

第一条为加强印章文档管理，确保印章使用的合法、合规、安全，维护公司权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有印章及文档的管理，包括但不限于公章、财务章、合同章、人事章等。

第三条印章文档管理应遵循以下原则：

1.依法管理：严格遵守国家法律法规，确保印章使用的合法性；

2.安全保密：加强印章及文档的安全管理，防止泄露、丢失、损毁；

3.规范使用：严格按照规定程序使用印章，确保印章使用的规范性；

4.责任明确：明确印章及文档管理责任，确保责任到人。

第二章印章管理

第四条印章的种类及用途：

1.公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等具有法律效力的文件；

2.财务章：用于公司财务收支、资金调拨等财务事项；

3.合同章：用于公司签订合同、协议等文件；

4.人事章：用于公司人事管理、员工入职、离职等事项；

5.其他章：根据公司实际情况，经批准设立的其他印章。

第五条印章的刻制：

1.印章刻制应由公司指定的专业机构进行，确保印章质量；

2.印章刻制前，需填写《印章刻制申请表》，经相关部门负责人审批后，由人力资源部门统一办理；

3.印章刻制完成后，由人力资源部门负责领取，并妥善保管。

第六条印章的保管：

1.印章应存放在公司指定的保险柜内，由专人负责保管；

2.保管人员应定期检查印章的完好情况，确保印章安全；

3.未经批准，任何人不得擅自将印章带出公司。

第七条印章的使用：

1.使用印章需填写《印章使用申请表》，经相关部门负责人审批后，由人力资源部门统一办理；

2.使用印章时，应确保使用目的合法、合规；

3.使用印章后，应立即将印章交还保管人员。

第八条印章的销毁：

1.印章因损坏、遗失等原因需要销毁时，应填写《印章销毁申请表》，经相关部门负责人审批后，由人力资源部门统一办理；

2.销毁印章时，应由两名以上人员在场，确保印章销毁彻底。

第三章文档管理

第九条文档的种类及用途：

1.合同文件：包括公司对外签订的各类合同、协议等；

2.财务文件：包括公司财务收支、资金调拨等文件；

3.人事文件：包括员工入职、离职、工资、社保等文件；

4.其他文件：根据公司实际情况，需归档的其他文件。

第十条文档的归档：

1.文档归档应由相关部门负责人负责，确保归档及时、完整；

2.归档的文件应按照类别、时间等顺序排列，便于查阅；

3.归档的文件应使用标准档案盒，确保文件安全。

第十一条文档的查阅：

1.查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人审批后，由档案管理人员负责提供；

2.查阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、损坏档案；

3.查阅档案后，应立即将档案归还原位。

第十二条文档的销毁：

1.文档因过期、失效等原因需要销毁时，应填写《档案销毁申请表》，经相关部门负责人审批后，由档案管理人员负责办理；

2.销毁档案时，应由两名以上人员在场，确保档案销毁彻底。

第四章责任与奖惩

第十三条印章及文档管理人员应履行以下职责：

1.严格遵守本制度，确保印章及文档管理的合法、合规、安全；

2.定期检查印章及文档的安全状况，及时发现问题并报告；

3.对违反本制度的行为，及时制止并报告。

第十四条对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予以下处罚：

1.警告；

2.记过；

3.离职；

4.法律责任。

第十五条对在印章及文档管理工作中表现突出的个人，公司给予表彰和奖励。

第五章附则

第十六条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十七条本制度自发布之日起施行。

（注：本制度为示例性质，具体内容可根据公司实际情况进行调整。）

第2篇

第一章总则

第一条为加强印章文档管理，确保印章使用的规范性和安全性，维护单位合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有印章的使用、保管、封存、销毁等环节。

第三条印章文档管理应遵循以下原则：

（一）依法管理：严格遵守国家法律法规，确保印章使用的合法性和合规性。

（二）安全保密：加强印章的保管，确保印章安全，防止印章被盗、遗失、滥用。

（三）规范使用：规范印章的使用程序，确保印章使用的规范性和有效性。

（四）责任到人：明确印章管理责任人，落实责任追究制度。

第二章印章的种类及使用范围

第四条印章分为以下几种：

（一）公章：用于单位对外发文、签订合同、办理各类事项等。

（二）财务专用章：用于单位财务收支、资金结算等。

（三）业务专用章：用于单位业务办理、审批等。

（四）部门专用章：用于单位内部各部门的发文、审批等。

第五条印章使用范