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企业活动策划流程执行标准操作模板
一、适用范围与场景
二、全流程操作步骤详解
（一）前期筹备阶段（活动启动前15-30天）
核心目标：明确活动需求，完成基础调研与资源储备。
需求对接与目标确认
操作内容：
与活动发起部门（如行政部、市场部、人力资源部）负责人*经理沟通，明确活动核心目标（如提升团队凝聚力、维护客户关系、推广品牌形象等）、参与人员范围（内部员工/外部客户/媒体等）、期望规模及初步预算范围。
输出《活动需求确认单》，包含活动主题、时间、地点、目标、受众、预算上限等关键信息，经双方签字确认。
责任主体：策划专员、需求部门负责人经理。
可行性调研与资源摸底
操作内容：
调研潜在活动场地（企业会议室、外部酒店、会展中心等）的可预约性、硬件设施（投影、音响、网络等）、容纳人数及租赁费用。
梳理企业内部可用资源（如自有物料、内部主持人、摄影人员等），评估外部资源缺口（如搭建商、设备租赁、礼仪服务等）。
收集过往类似活动资料，总结经验教训。
责任主体：策划专员、行政支持。
成立专项小组与分工
操作内容：
根据活动规模成立专项策划小组，明确组长（通常为策划部门负责人*经理）、策划组（方案撰写）、执行组（场地、物料、人员协调）、宣传组（文案、设计、推广）、后勤组（餐饮、交通、住宿）等分工。
制定《小组职责分工表》，明确各成员职责、协作节点及汇报路径。
责任主体：策划部门负责人*经理。
（二）方案策划阶段（活动启动前10-20天）
核心目标：输出完整、可落地的活动方案，通过审批后启动执行准备。
主题与流程设计
操作内容：
结合活动目标设计主题（简洁、易传播，如“凝心聚力·共启新程——2024年度员工大会”），并围绕主题策划活动流程（如签到开场、领导致辞、节目表演、颁奖环节、互动游戏、合影留念等）。
细化各环节时长、内容要点及衔接逻辑，形成《活动流程时间轴》（精确到分钟）。
责任主体：策划组*。
预算编制与审批
操作内容：
根据流程设计及资源需求，编制《活动预算明细表》，包含场地租赁、物料制作、设备租赁、人员费用（主持人、演员、礼仪等）、餐饮茶歇、交通住宿、宣传推广、应急备用金（一般为总预算的10%-15%）等科目。
提交需求部门负责人及分管领导*总审批，确认最终预算额度。
责任主体：策划组、财务专员。
方案整合与评审
操作内容：
整合主题、流程、预算、资源等模块，形成《活动策划方案》（含附件：流程时间轴、预算表、分工表等）。
组织专项小组评审会议，重点核查方案完整性、流程可行性、预算合理性及风险点，根据反馈修改完善后，提交最终版方案至需求部门及分管领导签字确认。
责任主体：策划部门负责人*经理、专项小组全体成员。
（三）执行准备阶段（活动启动前3-10天）
核心目标：完成所有资源对接与落地执行，保证活动当天顺利推进。
场地与物料准备
操作内容：
场地确认：与场地方签订租赁协议，确认活动当天布置时间（如提前1天进场）、设备调试安排（音响、灯光、LED屏等），并勘察场地动线（签到区、主会场、休息区等规划）。
物料制作：根据方案设计制作物料（如背景板、横幅、指引牌、嘉宾证、参会证、节目单、伴手礼等），明确交付时间及验收标准，安排专人*负责跟进。
责任主体：执行组、设计专员。
人员对接与培训
操作内容：
外部人员：确认主持人、演员、礼仪、摄影摄像师等到岗时间、工作内容及费用结算方式，签订服务协议。
内部人员：明确各岗位执行人员（如签到引导、现场控场、物资分发等）职责，组织活动前培训（含流程熟悉、应急处理话术、服务礼仪等）。
输出《人员执行清单》，包含姓名、岗位、联系方式、职责分工。
责任主体：执行组、人力资源专员。
宣传推广与通知（针对外部/内部邀请类活动）
操作内容：
设计活动邀请函（电子/纸质），明确活动时间、地点、议程、着装要求及回执方式，通过邮件、企业等渠道发送至参会人员。
提醒参会人员提前回复是否出席，统计最终人数并反馈至后勤组（用于餐饮、物料数量调整）。
责任主体：宣传组*。
应急预案制定
操作内容：
预判活动风险（如设备故障、人员迟到、天气突变、突发疾病等），制定针对性应对措施（如备用音响设备、提前预留签到缓冲时间、室内备用场地、现场医疗点等）。
输出《活动应急预案》，明确各风险场景的责任人及处理流程。
责任主体：策划部门负责人经理、执行组。
（四）现场执行阶段（活动当天）
核心目标：按方案流程推进，保证活动有序、高效完成。
场地布置与设备调试
操作内容：
活动前2-3小时组织人员进场，按规划完成场地布置（背景板搭建、桌椅摆放、物料安装等）。
设备负责人*提前1小时到场，调试音响、投影、灯光、麦克风等设备，测试网络稳定性，保证各环节无技术故障。
责任主体：执行组、设备供应商。
签到与人员引导
操作内容：
签到人员提前1小时到岗
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