企业采购及供应商管理指南.docVIP

企业采购及供应商管理指南（通用工具模板类）

一、指南概述与适用范围

1.1适用对象

本指南适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的采购部门、供应链管理部门及相关业务单元，涵盖生产型企业的原材料/设备采购、服务型企业的服务外包采购、行政类物资采购等场景。

1.2核心目标

规范采购全流程操作，杜绝流程漏洞与合规风险；

建立科学供应商管理体系，提升供应商合作质量与响应效率；

实现采购成本可控、质量可控、交期可控，支撑企业战略目标达成。

二、采购执行全流程操作规范

2.1需求提报与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目组）

操作步骤：

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目进度），填写《采购需求申请单》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、用途说明等关键信息；

需求部门负责人对需求的合理性（如数量匹配性、预算符合性）进行审核；

采购部门对接需求部门，确认需求的可执行性（如市场供应情况、交期可行性），避免“模糊需求”或“不合理需求”进入后续流程。

输出文档：《采购需求申请单》（见模板1）

2.2供应商寻源与筛选

操作主体：采购部门

操作步骤：

根据采购需求类型（如标准品、非标品、服务类），确定寻源渠道：

标准品：通过行业电商平台（如巴巴工业品）、供应商库、行业展会等渠道获取供应商信息；

非标品/服务类：定向邀请3-5家具备相关资质的供应商参与，或通过专业机构推荐；

建立初步供应商清单，对供应商进行基本资质审核（见模板2），重点核查营业执照、生产许可证、相关资质认证（如ISO9001）、过往合作案例等；

对通过资质审核的供应商，发放《供应商信息调查表》，收集其产能、技术实力、财务状况、质量保障体系等详细信息。

输出文档：《供应商资质审核表》《供应商信息调查表》

2.3招投标/询比价与确定供应商

操作主体：采购部门、需求部门、财务部、审计部（根据企业规模设置）

操作步骤：

招标采购（适用于金额≥10万元或战略物资）：

编制招标文件（含采购需求、投标要求、评标标准、合同条款等），通过企业官网或第三方招标平台发布；

组织开标会议，由评标小组（含采购、技术、财务、审计人员）按“价格权重30%+技术权重40%+服务权重30%”的标准打分，确定中标候选人；

询比价采购（适用于金额＜10万元或常规物资）：

向3家及以上合格供应商发出《询价单》，明确报价截止时间、报价要求（含单价、总价、增值税率等）；

收集报价后，对比价格、质量保障、交期、售后等因素，形成《询比价分析报告》，推荐候选供应商；

确定供应商后，由采购部门负责人、需求部门负责人、分管领导审批。

输出文档：《招标文件》《询价单》《询比价分析报告》《供应商确定审批表》

2.4合同签订与订单下达

操作主体：采购部门、法务部（如需）、供应商

操作步骤：

采购部门根据审批结果，与供应商签订《采购合同》（见模板3），明确双方权利义务，包括：

核心条款：物资/服务规格、数量、单价、总金额、交货期、交货地点、验收标准、付款方式、违约责任等；

附加条款：质量保证期、售后服务、知识产权归属等；

合同签订后，采购部门通过ERP系统或线下方式向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、仓库、财务部。

输出文档：《采购合同》《采购订单》

2.5订单执行与交付验收

操作主体：供应商、采购部门、需求部门、仓库

操作步骤：

供应商按订单要求组织生产/备货，提前3个工作日向采购部门反馈发货计划（含物流信息、预计到货时间）；

物资到货后，仓库核对到货数量、外观（是否破损、包装完好），出具《到货通知单》；

需求部门联合采购部门、质检部门（如需）进行质量验收：

标准品：按国家/行业标准或合同约定的技术参数检验；

非标品：按图纸或技术协议验收，出具《质量验收报告》；

验收合格后，仓库办理入库手续，填写《入库单》；验收不合格的，出具《不合格品通知单》，要求供应商在3个工作日内提出整改方案（如退换货、折价处理）。

输出文档：《到货通知单》《质量验收报告》《入库单》《不合格品通知单》

2.6付款结算与档案归档

操作主体：财务部、采购部门

操作步骤：

采购部门收集《采购合同》《采购订单》《入库单》《质量验收报告》《发票》等资料，提交财务部审核；

财务部核对单据一致性（如合同金额与订单金额、发票金额匹配，入库数量与订单数量一致），按合同约定的付款方式（如预付款30%、到货款60%、质保金10%）办理付款；

采购部门将采购全流程单据（需求申请、资质文件、合同、订单、验收报告、付款凭证等）整理归档，保存期限≥5年。

输出文档：《付款申请单》《采购档案目录》

三、供应商全生命周期管理

3.1供应商准入管理

准入标准：

资质要求：具备合法营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生