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财务费用报销审批单标准化填写模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于企业内部员工因公开展业务活动产生的各项费用报销，具体包括但不限于以下场景：

日常办公费用报销：如办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用报销：如员工出差产生的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用报销：如客户接待产生的餐费、礼品费、活动场地费等；

其他合规费用报销：如市场调研费、培训费、车辆使用费（非个人）等。

凡符合公司财务制度规定的因公支出，均需使用本模板填写审批单，并附相关原始凭证，保证费用真实、合规、可追溯。

二、标准化填写流程详解

（一）报销前准备：整理原始凭证与确认政策

票据收集与核对：

整理所有费用原始凭证（发票、行程单、收据等），保证票据真实、合法，抬头为公司全称，内容与报销事项一致，且无涂改、破损；

差旅费需附出差审批单（如有），业务招待费需附客户名单及招待事由说明；

电子发票需打印并注明“已报销”字样，避免重复使用。

确认报销标准与时效：

核对费用是否符合公司《费用报销管理制度》（如差旅住宿标准、餐费补贴标准等）；

费用应在发生后30天内提交报销，超期需说明原因并经部门负责人签字确认。

（二）填写基础信息：准确录入个人与部门信息

在审批单“基础信息区”填写以下内容，保证信息完整、无误：

报销人姓名：填写本人全名（如：*小明）；

所属部门：填写所在部门全称（如：市场部、研发中心）；

报销日期：填写提交审批单的当天日期；

报销周期：填写费用所属的起止日期（如：2023年10月1日-2023年10月15日）；

报销事由：简要说明费用用途（如：“参加展会差旅费”“客户A商务宴请费”）。

（三）填写费用明细：逐项列支费用内容

在“费用明细区”按实际发生情况逐行填写，每笔费用需对应一张原始凭证：

序号：按费用发生顺序填写（1、2、3…）；

费用项目：选择具体费用类型（如“交通费-机票”“办公费-打印”“招待费-餐费”），或填写自定义项目（需注明具体内容）；

发生日期：填写费用产生的具体日期（与票据日期一致）；

金额（元）：填写票据上的税前金额（如发票含税金额需注明“含税元”，并计算税前金额）；

备注：补充说明费用细节（如“出差城市：北京”“客户名称：公司”“参会人数：5人”）。

示例：

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

备注

1

交通费-高铁票

2023-10-08

256.00

北京-上海，二等座

2

住宿费

2023-10-08

480.00

北京酒店，1晚

（四）计算报销总额：大小写金额一致

填写完成后，计算“费用明细区”的金额合计，并在“报销总额”区填写：

小写金额：精确到小数点后两位（如：736.00）；

大写金额：按财务规范填写，如“人民币柒佰叁拾陆元整”，若小写金额为“0.00”，大写需填写“人民币零元整”。

（五）附件清单：列明所有凭证数量

在“附件清单”区填写原始凭证及说明材料的数量，保证与实际提交材料一致：

发票张数：填写所有发票/收据的总数；

其他附件：如出差审批单、客户名单、活动通知等，需注明名称及数量（如“出差审批单1份”“客户名单2页”）。

（六）提交审批：按流程逐级签字

填写完整的审批单需按以下流程提交审批，不得越级签字：

部门负责人审批：由报销人所在部门负责人审核费用合理性及部门预算，签字并注明日期；

财务部门审核：财务专员核对票据合规性、填写规范性及报销标准，确认无误后签字并注明日期；

分管领导审批：根据费用金额（如单笔超5000元）或费用类型，提交分管副总经理/总经理审批，签字并注明日期。

（七）后续跟进：查询报销进度

审批完成后，报销人可通过财务系统或联系财务部门查询报销进度；报销款项将在审批通过后5-10个工作日内发放至工资卡或对公账户（具体以公司财务通知为准）。

三、财务费用报销审批单模板（标准版）

公司名称：[有限公司]

基础信息区

报销人姓名

*小明

所属部门

市场部

报销日期

2023年10月20日

报销周期

2023年10月8日-2023年10月15日

报销事由

参加2023年行业展会差旅费用

费用明细区

序号

费用项目

——

—————-

1

交通费-高铁票

2

住宿费

3

市内交通费

4

餐费补贴

5

展会注册费

合计

人民币2121.50元

报销总额

小写金额

￥2121.50

大写金额

人民币贰仟壹佰贰拾壹元伍角整

附件清单

发票张数

8张（其中电子发票2张）

其他附件

出差审批单1份、展会通知1页

审批流程

部门负责人审批

签字：__________日期：_______

财务部门审核

签字：__________日期：_______

分管领导审批

签字：__________日期：_______

（总经理/副总经理）

四、填写规范与