企业采购流程规范化及供应商管理表.docVIP

企业采购流程规范化及供应商管理工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类有规范化采购需求的企业，尤其适合中小型制造企业、零售企业、服务型企业等采购流程分散、供应商管理缺乏标准化的场景。当企业面临以下问题时，可通过本模板实现采购全流程管控：

采购需求提报随意，缺乏预算与必要性审核；

供应商选择依赖个人经验，存在质量与合规风险；

采购执行过程不透明，订单交付与验收环节混乱；

供应商绩效无量化评估，长期合作缺乏优化依据。

模板覆盖采购需求发起、供应商筛选、订单执行、交付验收、绩效评估等全流程，可由采购部门主导，协同财务、需求部门、法务等共同使用，保证采购活动“有章可循、有据可查、责任到人”。

二、规范化操作流程详解

（一）采购需求确认：从“提需求”到“审必要性”

目标：保证采购需求真实、合理，符合企业战略与预算要求，避免盲目采购。

操作步骤：

需求部门发起申请

需求部门填写《采购申请表》（模板见第三章），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途、预算科目等信息，并附技术参数、图纸等支撑材料。

示例：生产部因新增生产线需采购“精密检测仪10台”，需提供设备参数表、项目立项批复文件。

采购部门初审

采购部门收到申请后，重点审核：需求是否明确、预估单价是否合理（参考历史采购价或市场行情）、是否属于企业采购目录内品类。

对不明确的需求，需与需求部门沟通补充材料；对超预算需求，要求需求部门提交《预算调整申请》。

跨部门会审

涉及固定资产、大额采购（如金额超10万元，标准企业可自定义）时，需组织财务部（审核预算与资金计划）、法务部（审核合同条款风险）、使用部门（确认技术可行性）联合会签。

会审通过后，由采购部门负责人审批，最终提交分管总经理确认，进入“供应商寻源”环节。

（二）供应商寻源与筛选：从“找供应商”到“选最优”

目标：建立合格供应商库，通过多维度评估筛选出质优价廉、服务可靠的合作伙伴。

操作步骤：

供应商信息收集

渠道1：主动寻源：通过行业展会、招标平台、行业协会等渠道，收集潜在供应商信息，要求其提供《供应商信息表》（模板见第三章），包括营业执照、资质证书、生产/经营规模、主要客户案例等。

渠道2：现有库扩容：梳理历史合作供应商，评估其合作表现，对优质供应商纳入“推荐名单”；同时鼓励供应商主动报名，定期更新供应商库。

供应商资格预审

采购部门根据采购品类要求，设置“准入门槛”，例如：

原材料供应商：需提供ISO9001质量体系认证、第三方检测报告；

服务类供应商：需具备相关行业资质（如IT服务需ISO20000）、过往服务案例证明。

不符合门槛的供应商直接淘汰，通过预审的进入“现场考察”或“样品测试”环节。

综合评估与选定

对通过预审的供应商，采用“评分表”量化评估（示例见表3-4），评估维度包括：

价格：报价是否合理，是否提供批量折扣；

质量：样品测试合格率、质量率；

交期：过往订单交付准时率、应急响应能力；

服务：售后响应速度、技术支持能力；

合作配合度：沟通效率、合同履约记录。

评分得分最高的供应商作为“候选供应商”，若得分相近（如分差＜5分），可组织二次谈判或小批量试用，最终确定合作方。

（三）采购执行与合同签订：从“谈合作”到“立契约”

目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保证采购订单合法合规。

操作步骤：

拟定采购合同

由采购部门根据选定供应商信息，拟定《采购合同》，核心条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

交付时间、地点、方式；

付款条件（如预付款比例、到货款、质保金）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标的具体处理方式）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审批与签订

合同需经法务部审核（重点排查法律风险条款）、财务部审核（付款条款与预算匹配）、总经理审批后，由双方授权代表签字盖章（电子合同需符合《电子签名法》要求）。

合同签订后，采购部门将原件归档，同步向供应商发送《采购订单》（模板见第三章），明确订单编号、交付时间、验收标准等细节。

（四）订单跟踪与交付验收：从“下订单”到“收好货”

目标：保证订单按时、按质交付，验收环节严格把关，避免“货不对板”或“数量短缺”。

操作步骤：

订单跟踪

采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，对大额订单或长周期订单（如交期＞30天），需提交《订单进度跟踪表》，记录关键节点（如原材料采购、生产启动、质检完成、发货时间）。

若供应商可能逾期交货，需提前3天预警，组织需求部门、生产部门协商应对方案（如调整生产计划、寻找替代供应商）。

交付验收

到货核对：供应商送货至指定地点后，收货人（需求部门或仓库）根据《采购订单》核对物品名称、规格、数量，核对无误后签收《送货单》。

质量检验：

简易物品（如办公用品）