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文档编写与模板制作规范
一、适用范围与典型应用场景
本规范适用于各类企业内部文档的编写与标准化模板制作，涵盖项目方案、工作报告、流程说明、培训材料、会议纪要等常见文档类型。典型应用场景包括：
新项目启动：需快速输出结构化项目计划书，明确目标、职责与timeline；
跨部门协作：统一文档格式，减少因表达差异导致的沟通成本；
知识沉淀：将标准化流程或经验转化为可复用的模板，提升团队工作效率；
合规输出：保证文档内容符合行业规范或内部管理要求，降低合规风险。
二、文档编写与模板制作标准化流程
（一）需求分析与目标明确
明确文档用途：确定文档是用于汇报、执行、存档还是培训，例如“项目进度周报”需聚焦关键进展与风险，“用户操作手册”需侧重步骤清晰性。
梳理核心要素：根据用途列出必备内容模块，如方案类文档需包含背景、目标、范围、执行计划、资源需求、风险预案等；报告类文档需包含摘要、数据分析、结论与建议等。
确认受众与阅读场景：受众为高层管理者时需突出结论与数据支撑，为执行团队时需细化操作步骤；阅读场景为快速浏览时需增加摘要与目录，为深度学习时需补充附录与参考资料。
（二）框架搭建与结构设计
搭建逻辑框架：采用“总-分-总”或“问题-分析-解决”等经典结构，保证层次清晰。例如流程说明文档可按“目的→适用范围→职责分工→操作步骤→异常处理→附件”设计框架。
设置层级使用“一、（一）、1.、（1）、①”五级标题体系，同一层级标题格式需统一（如字体、字号、加粗等），避免跳级使用。
预留扩展空间：在框架中设置“可选模块”（如“案例分析”“补充说明”），可根据实际需求灵活填充，避免模板僵化。
（三）内容编写与要素填充
语言规范：
使用简洁、客观的书面语，避免口语化、歧义表达（如“尽快”改为“3个工作日内完成”）；
专业术语需首次出现时标注解释（如“KPI：关键绩效指标”）；
数据需注明来源（如“数据来源：*部门2023年Q3报表”）。
内容完整性：
必填项需明确标注（如用“”标识），例如“项目名称：”、“负责人：*”；
关键信息需包含具体细节，如“时间”需精确到日，“责任部门”需明确到具体团队（如“部组”）。
图表辅助：
复杂数据优先使用图表（柱状图、流程图、表格等），图表需编号（如图1、表2）并命名，下方注明数据来源与解读说明。
（四）模板设计与格式统一
页面布局规范：
页边距：上下2.54cm，左右3.17cm（标准A4设置）；
字体：用宋体五号（英文用TimesNewRoman），标题逐级加大（如一级标题三号黑体，二级标题小三号黑体）；
行间距：固定值18磅，段前段后间距0.5行。
模板组件标准化：
封面：包含文档名称、版本号、编制部门、编制人（工）、审核人（主管）、日期（YYYY-MM-DD格式）；
目录：自动（需包含标题及对应页码），层级不超过3级；
页眉页脚：页眉居中标注文档名称（如“项目进度周报_V1.0”），页脚居中标注页码（“第X页共Y页”）。
可复用模块设计：
将高频重复内容（如“风险等级定义”“术语表”）设计为独立模块，便于跨文档调用；
使用文本域或下拉菜单（电子模板）限制输入格式，例如“日期”列设置日期格式控件，“状态”列提供“进行中/已完成/延期”选项。
（五）审核修订与版本控制
三级审核机制：
自审：编制人检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；
互审：跨部门协作文档需由相关业务负责人审核（如技术方案需*经理审核）；
终审：由部门主管或指定审核人确认文档合规性与适用性，审核意见需在文档中标注（如“审核意见：P3补充风险应对措施——*主管2023-10-01”）。
版本管理规范：
版本号格式：“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），主版本号重大变更时更新（如结构调整），次版本号内容完善时更新（如增减模块），修订号细节修改时更新（如修正错别字）；
版本记录：在文档末尾添加“版本修订历史表”，记录版本号、修订日期、修订人（*工）、修订内容摘要。
（六）发布归档与持续优化
发布渠道：通过内部文档管理系统（如*平台）发布，设置查阅权限（如“全员可见”“仅部门可见”），避免版本混乱。
归档要求：文档定稿后需至指定文件夹，文件夹命名规则为“文档类型-名称-日期”（如“方案-项目计划书），保留历史版本至少3年。
定期优化：每季度收集模板使用反馈，根据业务变化或新需求更新模板，例如新增“碳中和目标达成路径”模块后，需同步更新相关方案模板。
三、常用模板结构与内容示例
（一）项目方案模板（核心模块）
模块名称
核心内容要点
填写规范
封面
文档名称（如“项目实施方案”）、版本号、编制部门、编制人（*工）、日期
日期格式：YYYY-MM-DD
目录
一级至三级标题及对应页码
自动，页码对齐
1.项目背
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