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采购流程标准化操作手册工具

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业各部门各类采购活动的标准化管理，涵盖物料采购、服务采购、工程项目采购等场景。具体包括：

日常运营采购：如办公用品、生产辅料等常规物资的采购需求；

项目专项采购：如研发项目所需设备、市场活动物料等一次性采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的快速采购需求；

跨部门协作采购：涉及多个部门（如需求部门、采购部、财务部、法务部）协同的采购流程。

通过标准化操作，可统一采购规范、提升流程效率、降低合规风险，保证采购活动“有据可依、有章可循”。

二、采购全流程标准化操作步骤

（一）需求提报与审核

目标：明确采购需求的合理性、合规性，从源头控制采购成本。

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门。

操作步骤：

需求发起：需求部门根据实际需求，填写《采购申请单》（详见模板1），注明物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算科目、紧急程度等信息，并附相关依据（如项目立项批文、费用预算表等）。

部门审批：需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购审核：采购部门重点审核：

需求描述是否清晰、规格是否明确；

是否属于企业集中采购目录范围；

预算金额是否符合权限规定（如单次采购超10万元需额外提交《大额采购说明》）。

财务复核：财务部门核对预算科目与金额是否在年度预算范围内，保证资金来源合规。

输出文档：《采购申请单》（审批完成版）。

（二）供应商寻源与评估

目标：筛选资质合规、性价比优的供应商，保证采购来源可靠。

责任主体：采购部门、需求部门、质检部门（如需）。

操作步骤：

寻源方式确定：根据采购金额、物品特性选择寻源方式：

公开招标：适用于单次采购金额≥50万元或纳入集中采购目录的物资；

邀请招标：适用于3家及以上合格供应商参与的竞争性采购；

询比价：适用于10万元＜采购金额＜50万元，需向≥3家供应商询价并填写《询比价记录表》；

单一来源：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需提交《单一来源采购申请表》并说明理由。

供应商信息收集：通过企业供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供：

营业执照、相关经营许可证（如食品需《食品经营许可证》）；

近3年同类项目业绩（附合同关键页）；

质量体系认证（如ISO9001）、售后服务承诺。

资质审核与评估：采购部门联合需求部门、质检部门对供应商进行资质审核（重点核查证照有效性、经营范围与采购标的匹配性），并填写《供应商评估表》（详见模板2），评估维度包括：价格竞争力（权重30%）、交付及时性（权重25%）、质量保障（权重25%）、服务响应（权重20%）。

输出文档：《供应商评估表》《询比价记录表》（如适用）、《单一来源采购申请表》（如适用）。

（三）采购方式确定与合同签订

目标：通过合规采购方式确定供应商，明确双方权利义务，防范合同风险。

责任主体：采购部门、法务部门、供应商。

操作步骤：

确定中标/成交供应商：

招标采购：由评标委员会（含需求部门、采购、财务、技术专家）按评分细则确定中标供应商，公示3个工作日；

询比价采购：选择报价最低且满足需求的供应商（需填写《比价结果确认表》）。

合同起草：采购部门根据采购结果起草《采购合同》（详见模板3），核心条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价、总价（含税/不含税）；

质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

交付时间、地点、方式；

验收标准及流程；

付款方式（如“验收合格后30天付全款”）；

违约责任（如逾期交货每日按合同金额0.5%违约金）。

合同审核与签订：

法务部门审核合同条款的合法性、严谨性，重点排查“霸王条款”、模糊表述；

采购负责人、财务负责人、总经理按审批权限签字；

加盖企业公章及合同专用章，双方各执一份。

输出文档：《采购合同》（正本）、《比价结果确认表》（如适用）。

（四）订单下达与履约跟踪

目标：保证供应商按合同约定交付，实时跟踪采购进度。

责任主体：采购部门、需求部门、仓库。

操作步骤：

订单下达：采购部门根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》（模板可参照合同核心条款），明确交付时间、地点、联系人等信息，并同步抄送需求部门、仓库。

履约跟踪：采购专员定期（每周至少1次）与供应商沟通生产/备货进度，对可能存在的延迟风险（如原材料短缺、产能不足）提前预警，协调供应商制定应急方案（如分批交付）。

异常处理：若供应商无法按期交付，采购部门需立即通知需求部门，共同评估影响并采取替代方案（如更换供应商、调整需求计划），同时按合同约定追究违约责任。

输出文档：《采购订单》《履约跟踪记录表》。

（五）到货验收与入库

目标：核对到货物资的数量、质量是否符合合同约定，保证入库物资合规。

责任主