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机关单位电子文件归档管理规范

一、总体要求与基本原则

随着信息技术在机关单位日常办公中的深度融合，电子文件已成为政务信息资源的主要载体。为确保电子文件的真实、完整、可用与安全，规范其归档管理流程，提升行政效能与历史凭证价值，依据国家相关法律法规及档案管理标准，结合机关单位工作实际，特制定本规范。

电子文件归档管理应遵循以下基本原则：

1.全程管理原则：对电子文件从形成、办理、流转到归档、保管、利用的整个生命周期进行系统性管理与监控。

2.真实性保障原则：采取有效技术与管理措施，确保归档电子文件的内容、结构和背景信息在整个管理过程中保持真实可信，与形成时一致。

3.完整性原则：确保归档电子文件及其元数据信息齐全完整，能够准确反映机关单位各项活动的全貌。

4.可用性原则：归档电子文件应具备长期可识别性、可读取性和可理解性，其内容信息和结构信息应易于检索和利用。

5.安全性原则：建立健全电子文件安全保密制度，采取身份认证、权限控制、加密、备份等技术手段，防止信息泄露、丢失、篡改或损坏。

6.规范性原则：遵循国家及行业关于电子文件管理的标准规范，统一电子文件的格式、命名、著录、封装等要求。

二、组织领导与职责分工

机关单位应高度重视电子文件归档管理工作，将其纳入单位整体工作规划和相关人员的岗位职责。

1.明确领导责任：单位分管档案工作的领导负责统筹协调电子文件归档管理工作，确保必要的人员、经费和技术支持。

2.档案管理部门职责：

*负责本单位电子文件归档管理规章制度的制定与组织实施。

*指导和监督各业务部门电子文件的形成、积累、整理和预归档工作。

*负责电子档案的接收、审核、著录、保管、鉴定、利用、统计和销毁等工作。

*组织开展电子文件归档管理的业务培训和宣传工作。

*负责电子档案管理系统的日常维护和安全管理。

3.业务部门职责：

*负责本部门电子文件的形成、办理、积累和整理工作，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

*按照规定的时限和要求，向档案管理部门移交符合标准的电子文件及其元数据。

*配合档案管理部门开展电子文件的鉴定和利用工作。

4.信息技术部门职责：

*负责为本单位电子文件归档管理提供必要的信息技术支持和保障，包括软硬件环境的搭建、维护和升级。

*协助档案管理部门做好电子档案管理系统的开发、部署和技术维护工作。

*负责数据安全和网络安全，防范病毒、黑客等威胁。

三、电子文件的归档范围与分类

机关单位在公务活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的电子文件，均应纳入归档范围。

1.归档范围主要包括：

*各类业务管理活动中形成的电子文件，如工作计划、总结、报告、调研材料、统计报表、会议记录、合同协议、审批材料等。

*具有保存价值的电子图像文件、音频文件、视频文件、多媒体演示文件等。

*重要的电子邮件、即时通讯记录（符合归档条件的）。

*其他具有保存价值的电子文件及其元数据。

2.分类方法：电子文件的分类应参照本单位纸质文件的分类方案，结合电子文件的特点进行。通常可采用年度、机构（问题）、保管期限等多维分类法，并保持分类体系的稳定性和一致性。具体分类方案由各单位档案管理部门会同业务部门共同制定。

四、电子文件的质量要求

归档的电子文件应符合以下质量要求：

1.内容真实准确：电子文件的内容应真实反映公务活动的实际情况，无虚假、错漏信息。

2.要素完整齐全：文件的文号、标题、作者、成文日期、主送机关、抄送机关、附件等要素应齐全完整。

3.格式规范统一：应优先采用国家或行业推荐的开放型、通用型文件格式。对于特殊格式的电子文件，应同时归档其读取平台或相关说明文档。文本文件推荐使用PDF/A格式；图像文件推荐使用TIFF、JPEG格式；音频文件推荐使用WAV、MP3格式；视频文件推荐使用MPEG、AVI格式。

4.元数据规范完整：元数据是描述电子文件内容、结构、背景及其管理过程的数据，应随电子文件一并归档。元数据应符合相关标准规范，至少包括文件名称、文号、责任者、形成日期、保管期限、密级、分类号、主题词、文件格式、存储位置、软硬件环境等信息。

5.签署盖章有效：对于需要签署或盖章的电子文件，应采用可靠的电子签名或电子签章，确保其法律效力和不可否认性。

6.经过整理鉴定：电子文件在归档前应经过系统整理，包括组件、排序、编号，并由形成部门负责人进行鉴定，确定其保管期限和密级。

五、电子文件的归档程序与方法

电子文件的归档应按照规定的程序进行，确保归档工作有序高效。

1.归档时间：

*定期归档：对于日常办公中形成的电子文件，一般应在办理完毕后的规定期限内（如次月底前或每季度末