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采购合同与供应商评估管理工具模板

一、工具概述与适用范围

本工具模板集供应商评估与采购合同管理于一体，旨在通过标准化流程规范企业采购行为，降低采购风险，优化供应商资源。适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、服务、工程等各类采购标的。使用场景包括：新供应商引入、现有供应商年度复评、战略供应商合作、紧急采购项目等，可由采购部牵头，联合法务、质量、财务、使用部门等多方协同执行。

二、标准化操作流程与步骤

（一）供应商评估阶段：筛选优质合作伙伴

步骤1：明确评估需求与标准

采购部根据采购项目需求（如技术参数、质量要求、交付周期、预算金额等），组织质量、技术等部门制定《供应商评估指标表》，明确核心评估维度（如资质能力、财务状况、生产/服务能力、质量体系、合作历史、社会责任等）及各维度权重。

示例：对于原材料供应商，可设置“生产能力（30%）、质量合格率（25%）、价格竞争力（20%）、交付及时率（15%）、财务稳健性（10%）”的权重分配。

步骤2：供应商信息收集与资格预审

采购部通过公开招标、行业推荐、自主报名等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商基本信息表》（含公司背景、营业执照、行业资质证书、主营业务、产能等）。

法务部审核供应商主体资格（如营业执照有效期、经营范围、是否被列入经营异常名录或严重违法失信名单），质量部审核行业相关资质（如ISO9001质量体系认证、产品3C认证等），筛选出符合基本要求的供应商进入下一环节。

步骤3：现场考察与综合评分

采购部组织评估小组（含采购、质量、技术、财务人员），对通过资格预审的供应商进行现场考察，重点核实：

生产/服务场地、设备设施是否与申报信息一致；

质量控制流程（如检验标准、追溯体系）；

供应链稳定性（如原材料来源、库存管理）；

售后服务能力（如响应时间、故障处理机制）。

考察后，评估小组依据《供应商评估指标表》逐项打分（采用百分制），形成《供应商综合评估报告》，得分80分及以上为“优秀”，60-79分为“合格”，60分以下为“不合格”。

步骤4：确定供应商等级与准入名单

根据综合评分结果，将供应商划分为战略级（长期合作）、核心级（重点合作）、普通级（备用合作）、淘汰级（不予合作）四个等级，更新《合格供应商名录》，并报采购总监审批。

（二）采购合同拟定阶段：明确权责与条款

步骤1：基础信息与标的约定

采购部根据评估结果与选定的供应商，拟定采购合同，明确以下基础信息：

合同双方：甲方（采购方）全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；乙方（供应商）全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（需核对营业执照原件）；

采购标的：名称、规格型号、品牌（若有）、数量、单位（需与采购订单一致）；

技术要求：执行标准（如国标、行标、企标）、技术参数、图纸（作为附件）。

步骤2：商务条款谈判与确认

采购部与供应商协商确定核心商务条款，包括：

价格：含单价、总价（是否含税）、价格调整机制（如原材料波动时的调价公式）；

支付方式：如“预付款30%（合同签订后5个工作日内）、到货款60%（验收合格后10个工作日内）、质保金10%（质期满后10个工作日内）”，需明确账户信息（户名、开户行、账号，需与供应商一致）；

交付：交付时间（具体到年月日）、交付地点（如甲方仓库、项目现场）、运输方式及费用承担；

包装：包装标准（如防潮、防震）、唛头要求、回收责任。

步骤3：法律与违约条款审核

法务部审核合同条款，重点把控：

违约责任：明确逾期交付、质量不合格、数量短缺等情形的违约金计算方式（如“逾期交付每日按合同总额的0.5%支付违约金，最高不超过5%”）、质量问题的退换货责任、不可抗力的界定与处理；

争议解决：约定“提交甲方所在地有管辖权的人民诉讼解决”或“提交仲裁委员会仲裁”；

知识产权：若涉及技术资料、专利，需明确知识产权归属与保密义务；

保密条款：限定保密信息范围（如技术参数、价格策略）、保密期限（如合同结束后3年）。

步骤4：合同附件整理

将供应商资质文件（复印件）、技术图纸、质量标准、报价单等作为合同附件，注明“与本合同具有同等法律效力”，并在附件清单中列明名称、份数、页数。

（三）合同审批与签订阶段：保证合规与生效

步骤1：内部审批流程

采购部将拟定的合同及《供应商综合评估报告》《采购订单》等附件，提交至审批流程：

使用部门负责人：审核采购标的的技术要求、数量是否满足需求；

财务部负责人：审核价格、支付方式是否符合预算及财务制度；

法务部负责人：审核法律条款的合规性；

采购总监：审批合同整体合理性及供应商选择的合规性；

-总经理：审批重大合同（如金额超过万元）或战略供应商合作。

步骤2：合同签署与分发

审批通过后，由法定代表人或授权代理人签署合同（需提供授权委托书），