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办公室文书档案管理流程规范

办公室文书档案是单位各项职能活动的真实记录，是决策参考、历史查考和凭证依据的重要载体。为确保文书档案的系统性、完整性、安全性和可利用性，规范管理流程，特制定本规范。本规范旨在为办公室文书档案管理工作提供清晰指引，提升管理效能。

一、文书的形成与办理

文书的规范形成与有序办理是档案管理的源头和基础，直接关系到后续档案的质量。

1.1文书草拟与审核

各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应由相关业务人员负责草拟。草拟时应遵循国家及本单位相关的公文处理规定，确保文种恰当、格式规范、要素齐全、字迹清晰、表述准确、逻辑严谨。草拟完成后，需按规定程序进行审核与签发，确保文书内容的合规性与权威性。

1.2文书编号与用印

正式文书应按照本单位公文编号规则进行统一编号，便于识别和追溯。用印需严格履行审批手续，确保用印文件的合法性和严肃性，印迹应清晰、端正。

1.3文书流转与督办

文书在办理过程中，应建立规范的流转登记制度，明确各环节的承办人、办理时限和要求。重要文书应进行跟踪督办，确保及时处理，避免延误或积压。

二、文书的收集与归档

及时、完整地收集与归档是保障档案资源不流失的关键环节。

2.1归档范围界定

应明确界定文书归档的范围，通常包括：本单位发布的各类正式文件（含正本、定稿及重要附件）；本单位接收的上级机关、同级机关及下级单位的重要来文；本单位在各项业务活动中形成的记录、纪要、报告、合同、协议、统计数据等具有查考利用价值的材料；以及其他按照规定应当归档的材料。

2.2收集责任与时限

各部门及相关人员是其业务范围内形成文书材料收集的第一责任人，应在有关工作完成后或文书办理完毕后，及时将应归档材料整理齐全，移交至办公室档案管理岗位。对于年度性、阶段性工作，应在工作结束后集中归档；对于日常性文书，可按月或按季度进行收集。

2.3归档审核与交接

档案管理人员在接收归档材料时，需对材料的完整性、规范性进行审核。核对无误后，归档人和接收人应共同在《档案交接登记表》上签字确认，明确责任。

三、档案的整理与保管

科学的整理与妥善的保管是档案长期安全保存和有效利用的前提。

3.1档案分类与编号

档案入库前，应按照统一的分类方案进行系统分类。分类方案应根据单位的职能特点、业务范围和档案形成规律科学制定，并保持相对稳定。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法或其组合。分类后，应对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和可检索性。

3.2档案装订与排列

归档文件应按照“件”或“卷”为单位进行整理装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订后的档案应按照分类编号顺序进行排列，放入符合档案保管要求的装具（如档案盒）内，并在装具上注明相应的类别、年度、起止编号等信息。

3.3库房管理与防护

档案库房应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，避免阳光直射、高温、高湿及有害生物（如虫、鼠）的侵害。配备必要的温湿度调控设备、防火、防盗设施。档案管理人员应定期对库房环境及档案状况进行检查，做好记录。

3.4档案保管期限划分

根据档案的价值确定不同的保管期限，通常分为永久、长期、短期（或定期）。保管期限的划分应严格按照国家或行业相关规定执行，并在档案上予以明确标注。

四、档案的利用与保密

规范利用与严格保密是平衡档案价值发挥与信息安全的核心要求。

4.1利用制度与审批

建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批权限。单位内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人批准后，方可查阅。外部单位或人员查阅档案，需持有效证件并经单位领导批准。

4.2利用方式与要求

档案一般应在指定的阅档室查阅。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员负责复制，复制件需加盖档案证明章。

4.3借阅管理与归还

档案原则上不得带出阅档室。确因特殊情况需借出的，须经单位分管领导批准，严格限定借阅期限，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管所借档案，按期归还。档案管理人员应对归还档案进行检查，确认无误后方可入库。

4.4保密管理

严格遵守国家及本单位的保密规定，对涉密档案的管理应符合涉密载体管理要求，严禁泄露档案中的敏感信息和秘密内容。定期对档案管理人员进行保密教育和培训。

五、档案的鉴定与销毁

档案的鉴定与销毁是档案管理工作的最后环节，旨在优化档案资源，剔除无保存价值的材料。

5.1定期鉴定

对于已到保管期限的档案，应由办公室牵头，组织相关部门人员组成档案鉴定小组，对其保存价值进行重新鉴定。

5.2销毁程序

经鉴定确无继续保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称