印章使用规范流程及申请模板.docxVIP

印章使用规范流程及申请模板

印章作为企业及组织对外行使权利、承担责任的重要凭证，其规范使用与严格管理直接关系到单位的合法权益与声誉。为确保印章使用的严肃性、安全性和规范性，特制定本流程及相关模板，旨在为各部门及员工提供清晰指引，防范潜在风险。

一、印章使用规范流程

（一）用印申请发起

凡需使用单位印章（包括公章、合同专用章、财务专用章等各类具有法律效力的印章）的部门或个人，均须提前填写《印章使用申请表》（详见本文第二部分模板）。申请表需逐项如实、清晰填写，尤其注意“用印文件名称”、“用印份数”、“用印事由”及“文件接收方”等关键信息的准确性与完整性。若用印文件为合同、协议等具有法律约束力的重要文本，应确保文本内容已履行完毕必要的内部审议程序。

（二）申请审批流程

1.部门负责人审核：申请人将填写完整的《印章使用申请表》及相应的用印文件原稿，提交至本部门负责人进行初步审核。部门负责人需对用印的必要性、文件内容的合规性及与部门职责的相关性进行审查，并在申请表上签署明确意见。

2.相关职能部门会签（如需）：对于涉及跨部门业务、重大合同、资金往来或其他需多部门协同确认的用印事项，在部门负责人审核通过后，须按实际需要提交至相关职能部门进行会签。会签部门应就职责范围内的内容进行审核并签署意见。

3.单位领导审批：根据用印事项的性质、重要程度及单位内部授权规定，由相应层级的单位领导对用印申请进行最终审批。审批人应对文件的合法性、合规性及整体风险进行把控。

（三）印章领取与使用

1.印章保管：印章应由专人负责保管，保管人须具备高度的责任心和保密意识，严格按照规定存放印章，确保印章安全。

2.用印办理：经最终审批通过的《印章使用申请表》及用印文件，由申请人（或其指定代理人）提交给印章保管人。印章保管人应对照审批意见，核对文件内容与申请表信息是否一致，确认无误后方可进行用印操作。

3.用印规范：用印时应确保印迹清晰、端正，位置恰当（通常为文件指定盖章处或落款处）。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。

4.多人见证：对于特别重要或敏感的用印事项，可根据单位规定要求有两名及以上相关人员在场见证用印过程。

（四）用印登记与归档

1.用印登记：每次用印后，印章保管人应在《印章使用登记簿》中详细记录用印日期、用印部门、申请人、用印文件名称、份数、审批人、用印事由及印章类别等信息，以备查验。

2.文件归档：用印完毕后，《印章使用申请表》及用印文件的复印件（或电子扫描件）应与《印章使用登记簿》一并由印章保管部门按规定进行整理、编号、存档，保存期限应符合单位档案管理规定。

（五）用印后检查与问题处理

用印文件发出前，申请人应对加盖印章的文件进行最终核对，确保无误。如在用印后发现文件存在错误或问题，应立即向印章保管部门及相关审批领导报告，并采取相应的补救措施，最大限度降低潜在风险。

二、印章使用申请模板

[单位名称]印章使用申请表

|项目|内容|备注|

|申请部门||填写具体部门名称|

|申请人||填写姓名|

|联系电话||填写有效联系电话|

|申请日期|年月日||

|用印文件名称||填写完整、准确的文件标题|

|用印份数|共份，其中正本份，副本份||

|用印事由||简明扼要说明用印目的及背景|

|文件接收方||填写接收文件的单位或个人名称