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行政机关办公室管理规范操作指引

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范行政机关办公室（以下简称“办公室”）的日常管理，提高工作效率和服务质量，确保机关各项工作有序、高效运转，依据相关法律法规及上级机关关于行政管理工作的各项规定，结合工作实际，制定本指引。

（二）适用范围

本指引适用于本行政机关及所属单位办公室的各项管理工作。各级人员在履行办公室相关职责时，均应遵守本指引的规定。

（三）基本原则

办公室管理工作遵循以下原则：

1.服务至上原则：以服务机关中心工作、服务领导决策、服务基层和群众为根本宗旨。

2.规范高效原则：建立健全各项规章制度，优化工作流程，减少不必要环节，提升工作效能。

3.求真务实原则：坚持实事求是，说实话、办实事、求实效，杜绝形式主义。

4.安全保密原则：严格执行保密纪律，确保国家秘密、工作秘密和内部敏感信息的安全。

5.团结协作原则：加强内外沟通协调，形成工作合力，营造和谐融洽的工作氛围。

二、公文处理

（一）收文办理

1.签收登记：收到外来文件、资料，应认真核对份数、页数，检查封装是否完好，并在收文登记簿上准确记录来文单位、文号、标题、收文日期、份数等信息。

2.拟办分办：办公室负责人根据文件内容和性质，提出拟办意见，明确承办部门或承办人。紧急、重要文件应优先处理。

3.传阅督办：文件应按照拟办意见及时传阅。传阅过程中，应建立传阅登记，确保文件不丢失、不积压。对需要办理的事项，要及时督办，跟踪进展，确保按时办结。

4.催办查办：对交办的事项，若承办部门未能按时办结，办公室应及时催办。对重要或久拖未决的事项，可进行专项查办，并向领导报告结果。

5.归档管理：文件办理完毕后，应按照档案管理规定，及时整理、立卷、归档。

（二）发文办理

1.起草核稿：公文起草应符合国家公文处理相关标准，做到内容准确、观点鲜明、条理清晰、文字精炼。起草完毕后，由起草部门负责人审核，再送办公室核稿。

2.审签签发：办公室核稿无误后，按照公文审批权限呈送相关领导审签。未经审核的公文，不得直接报送领导签发。

3.编号排版：公文经领导签发后，由办公室统一编号，并按照规范格式进行排版、校对。

4.印制用印：校对无误后，进行印制。公文用印须严格履行审批手续，确保用印规范、准确。

5.分发归档：公文印制完成后，及时分发至相关单位或个人，并做好分发记录。同时，将公文定稿、正本及相关材料整理归档。

三、会议管理

（一）会议策划与组织

1.议题确定：根据领导指示或工作需要，提出会议议题建议，报相关领导审定。

2.方案拟定：明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要议程、会务分工等，形成会议方案，报领导审批。

3.通知下发：会议方案确定后，及时下发会议通知，明确会议相关事项。重要会议应提前协调参会人员时间。

（二）会议服务与保障

1.会场布置：根据会议类型和规模，做好会场布置，包括座位安排、会标悬挂、音响设备调试、投影设备准备等。

2.材料准备：提前准备好会议所需的文件、资料、议程、发言稿等，并按要求摆放或分发。

3.签到引导：安排人员负责会议签到，引导参会人员就座，维持会场秩序。

4.后勤保障：根据需要，做好会议期间的茶水供应、交通、住宿、餐饮等后勤保障工作。

（三）会议记录与纪要

1.会议记录：指定专人负责会议记录，准确、完整地记录会议的主要内容、讨论情况、决议事项等。

2.纪要整理：重要会议应在会后及时整理会议纪要，经领导审签后印发。会议纪要应简明扼要，突出重点，准确反映会议精神和决定事项。

四、事务管理

（一）印章管理

1.专人保管：各类印章应指定专人负责保管，妥善存放于安全之处。保管人员变更时，须办理交接手续。

2.规范用印：严格按照用印范围和审批程序使用印章。用印前须审核用印文件内容，确认无误后方可用印。严禁在空白纸张或未审核文件上用印。

3.用印登记：建立用印登记簿，详细记录用印日期、用印单位、用印事由、批准人、用印数量等信息。

（二）档案管理

1.收集整理：及时收集机关在工作中形成的各类文件、资料，按照档案管理规定进行分类、整理、编目。

2.归档保管：对整理好的档案，按照规定期限和要求进行归档。档案保管应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求。

3.查阅利用：严格执行档案查阅制度，查阅档案须履行审批手续。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。

（三）办公用品与设备管理

1.采购领用：办公用品实行统一采购、按需领用制度。建立办公用品台账，记录采购、入库、领用情况，避免浪费。

2.设备维护：对办公自动化设备、通讯设备、办公家具等进行定期维护和保养，确保设备正常运行。建立设备台账，记录