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采购管理标准化模板及供应商评估工具指南

一、适用范围与典型场景

本工具指南适用于各类企业（含制造业、服务业、机构等）的采购管理部门，旨在通过标准化流程规范采购行为，提升供应商管理质量。典型应用场景包括：

日常采购需求处理：针对原材料、办公用品、服务等常规采购需求，从需求提报到供应商选择的全流程标准化；

新供应商引入：对新合作供应商的资质审核、现场考察、综合评估及准入决策；

现有供应商绩效优化：定期对合作中的供应商进行质量、交期、服务等维度评估，推动持续改进；

战略供应商合作：针对长期合作的核心供应商，建立深度评估机制，保障供应链稳定性。

二、标准化操作流程与步骤

（一）采购需求确认阶段

目标：明确采购需求内容、预算及时限，保证需求合理性与可执行性。

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预计到货日期、预算金额、技术参数及使用场景，部门负责人*审核签字。

需求评审：采购部联合技术部、财务部对需求进行评审，重点核查技术参数的可行性、预算的合理性及需求的紧急程度，形成《需求评审记录表》。

需求审批：根据采购金额及企业权限，提交至对应层级领导（如部门经理、分管总监、总经理）审批，审批通过后进入供应商寻源环节。

（二）供应商寻源与初选阶段

目标：筛选出符合资质要求的潜在供应商，缩小评估范围。

操作步骤：

信息收集：通过行业平台、招标网、供应商自荐、同行推荐等渠道收集供应商信息，建立《供应商信息库》（含名称、联系方式、主营产品、注册资金、成立时间等基础信息）。

资格预审：采购部向潜在供应商发放《供应商资质调查表》，要求提供营业执照、相关行业资质（如ISO9001认证、3C认证等）、过往合作案例、生产能力证明等材料，剔除不满足基本资质要求的供应商。

供应商邀约：对通过资格预审的供应商，发放《采购询价函》，明确采购需求、报价要求（含报价截止时间、报价方式、是否含税等），至少邀请3家以上供应商参与报价。

（三）供应商综合评估阶段

目标：通过多维度量化评估，选择最优合作供应商。

操作步骤：

商务评估：采购部对比各供应商的报价、付款周期、交货期、售后服务承诺等，计算“性价比得分”（报价得分占商务评估权重的40%）。

技术评估：技术部对供应商提供的技术方案、样品质量、生产能力、工艺水平等进行测试或审核，形成《技术评估报告》，技术得分占评估权重的30%。

现场考察：对综合评分前2名的供应商，组织跨部门小组（采购、技术、质量）进行现场考察，核查生产环境、设备状况、质量管控体系（如IQC流程）、财务状况等，填写《现场考察记录表》。

综合打分：汇总商务、技术、现场考察得分（权重分别为40%、30%、30%），结合供应商过往合作记录（如有），形成《供应商综合评估表》，得分最高者为拟合作供应商。

（四）合同签订与执行阶段

目标：明确双方权责，保障采购过程合规可控。

操作步骤：

合同拟定：法务部根据评估结果及谈判条款，拟定《采购合同》，注明物料/服务规格、数量、单价、总金额、交货地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。

合同审批：采购部、法务部、需求部门及分管领导依次审核合同，保证条款无歧义、合规合法。

合同签订：双方签字盖章后生效，采购部将合同原件分发至财务部、需求部门及仓库存档。

订单跟踪：采购部下达《采购订单》，定期跟进供应商生产进度，保证按期交货；交货前通知需求部门及仓库做好验收准备。

（五）供应商绩效评估与改进阶段

目标：动态监控供应商表现，淘汰不合格供应商，优化供应链资源。

操作步骤：

数据收集：供应商交货后，需求部门及仓库在《到货验收单》中记录质量合格率、交货准时率；使用部门记录服务响应速度、问题解决效率等数据。

季度/年度评估：采购部每季度/年度收集上述数据，对照《供应商绩效评估表》（包含质量、交期、成本、服务、配合度等维度）进行评分，评分结果分为优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）四级。

结果应用：对优秀供应商优先分配订单、延长合作期限；对合格供应商提出改进要求，跟踪整改效果；对不合格供应商启动淘汰流程，终止合作。

三、核心工具模板清单

模板1：采购需求申请表

字段名称

填写说明

示例

需求编号

按年度+部门+流水号编制（如2024-CG-001）

2024-CG-001

需求部门

提报需求的部门名称

生产部

需求人

提报需求人姓名（用*号代替）

*三

物料/服务名称

具体采购内容

A型原材料

规格型号

详细的参数要求

长100mm×宽50mm×厚10mm

需求数量

预计采购数量

500件

预计到货日期

要求物料送达的最晚日期

2024-03-15

预算金额

不含税预算金额（单位：元）

50,000

技术参数说明

补充技