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合同审核及管理标准流程文档

一、适用范围与业务场景

本流程适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）在业务开展全过程中涉及合同的审核、签署、履行及归档管理，具体场景包括但不限于：

日常采购（原材料、设备、服务等）合同签订前审核；

销售/业务合作（产品销售、服务外包、渠道代理等）合同拟定与审批；

劳动合同、保密协议、知识产权协议等专项协议管理；

合同履行过程中的变更、补充协议审核；

合同到期终止、纠纷处理前的文件梳理。

通过标准化流程，保证合同内容合法合规、条款严谨清晰，有效防范商业风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

合同接收

业务部门或法务部门通过OA系统、邮件、纸质文件等渠道接收合同文本（含电子版及纸质版），接收时需核对合同是否完整（含主合同、附件、补充协议等）。

若合同信息不全（如缺少双方签字盖章页、关键条款空白等），应立即退回发起部门补充完整。

初步登记

接收人填写《合同基本信息表》（详见模板一），录入合同编号、合同名称、甲方/乙方全称、签订日期、合同类型、涉及金额、主要业务内容、接收日期等基础信息，并分配唯一合同编号（编号规则：年份+部门代码+流水号，如“2024-CG-001”）。

登记完成后，将合同及相关材料流转至下一审核环节（通常为业务部门初审）。

（二）业务部门初审

审核内容

基础信息核对：合同双方名称、统一社会信用代码、地址等基本信息是否准确无误，与营业执照、授权委托书等文件一致。

业务条款完整性：合同标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、质量标准、履行期限（交货/服务完成时间）、价款及支付方式（金额、币种、账户、支付条件）、交付地点和方式等核心业务条款是否明确，无遗漏或模糊表述。

业务可行性：合同内容是否符合公司业务发展规划，是否存在超出部门权限或资源范围的情况。

输出意见

初审通过：在《合同审核意见表》（详见模板二）中填写“初审通过”，注明“建议提交法务/合规部门审核”，并流转至下一环节。

初审不通过：详细列明修改意见（如“质量标准需明确具体国标编号”“支付条件需增加‘验收合格后30日内支付’”），退回业务部门修订，修订后重新提交初审。

（三）法务/合规部门审核

审核内容

合法性审核：合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在无效条款（如“造成对方人身损害的免责条款”）。

合规性审核：合同内容是否符合公司内部管理制度（如采购流程、财务审批规定），涉及关联交易、重大投资的，是否履行了内部决策程序。

风险点识别：重点关注违约责任（是否明确违约情形、违约金计算方式）、争议解决方式（管辖法院/仲裁机构是否明确且有利于企业）、知识产权归属、保密条款、不可抗力等条款，评估潜在法律风险（如“违约金过高可能不被法院支持”“管辖约定不明确导致诉讼成本增加”）。

文字表述审核：合同条款是否存在歧义、矛盾（如“交货时间‘原则上30日内’与‘具体以订单为准’冲突”），专业术语使用是否准确。

输出意见

审核通过：在《合同审核意见表》中填写“审核通过”，注明“建议提交管理层审批”。

审核不通过：列明具体法律风险及修改建议（如“违约责任条款需增加‘因甲方原因导致合同解除的，乙方有权要求甲方赔偿实际损失’”“争议解决方式建议约定由甲方所在地人民法院管辖”），退回业务部门修订，修订后重新提交法务审核。

（四）财务部门审核（如涉及价款支付）

审核内容

金额准确性：合同价款、税费、支付进度等是否与报价单、预算一致，计算无错误。

支付方式合规性：支付条件是否合理（如“预付款比例不超过30%”“质保金比例不低于5%”），是否符合公司财务管理制度及资金审批流程。

发票条款：是否明确发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间（如“验收合格后7日内提供”）、税率等，避免税务风险。

输出意见

财务审核通过：在《合同审核意见表》中填写“财务审核通过”，签字确认。

财务审核不通过：如“预付款比例超过规定上限”“未约定发票类型”，列明修改意见并退回业务部门。

（五）管理层审批（根据合同金额/重要性分级）

审批权限划分

一般合同（金额≤10万元）：由业务部门负责人审批。

重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由分管副总审批。

特殊合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略合作）：由总经理/董事会审批。

审批内容

审核合同整体是否符合公司战略利益，审批结果是否在授权范围内。

对审核环节中未解决的争议问题（如法务与业务部门对违约条款的分歧）进行最终决策。

输出结果

审批通过：在《合同审批流程表》（详见模板三）中签字确认，同意签署。

审批不通过：注明“不予签署”及理由，合同终止流程，退回业务部门。

（六）合同签署与用印

签署准备

业务部门根据审批通过的最终文本，打印合同一式X份（通常至少3份，甲乙双