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企业采购申请与审批流程工具
一、适用业务场景
在企业日常运营中，各类物品采购与服务需求频繁发生，涉及办公用品、生产设备、原材料、外包服务等场景。为规范采购行为、控制成本、保证资源合理配置，需通过标准化流程实现需求提报、多级审批、采购执行与验收管理的闭环管理。本工具适用于企业内部各部门（如行政部、生产部、市场部等）的常规采购申请，适用于单次采购金额在[企业设定标准，如500元-10万元]范围内的非紧急采购需求（紧急采购可启动简化流程，但需事后补签审批）。
二、操作流程详解
1.需求发起与申请表填写
操作主体：采购需求部门申请人（如部门员工或部门负责人指定人员）。
操作内容：
（1）明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明（需详细说明“为什么采购”“用于何种工作”）；
（2）如有技术参数要求（如办公设备的配置标准、原材料的功能指标），需作为附件提交；
（3）填写《采购申请表》（模板见第三部分），保证信息完整、准确，无遗漏项。
输出物：《采购申请表》（含附件）。
2.部门负责人初审
操作主体：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）。
操作内容：
（1）核对采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；
（2）审核采购预算：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需说明理由并附预算调整申请；
（3）确认采购数量与规格：是否符合实际工作需求，避免过度采购。
输出物：在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签署“同意”或“不同意”及理由，若同意，流转至下一环节；若不同意，退回申请人并说明原因。
3.财务部门复核
操作主体：财务部指定人员（如成本会计、财务主管）。
操作内容：
（1）审核预算合规性：采购项目是否对应预算科目，预算余额是否充足；
（2）审核价格合理性：对常规物品（如办公用品），参考历史采购价或市场均价判断预估单价是否合理；对非标物品或服务，要求申请人提供至少2家供应商的报价单作为附件；
（3）审核付款方式：是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票要求等）。
输出物：在《采购申请表》“财务部门意见”栏签署“同意”“补充说明”或“不同意”及理由，若同意，流转至下一环节；若需补充材料，通知申请人补充后重新提交；若不同意，退回需求部门并说明原因。
4.管理层审批（分级审批）
操作主体：根据采购金额确定审批人（示例：企业可设定“500元以下-部门负责人审批”“500元-2万元-分管副总审批”“2万元以上-总经理审批”）。
操作内容：
（1）分管副总/总经理重点审核采购项目的战略匹配度（如是否支持年度目标）、大额支出的成本效益；
（2）对跨部门采购需求（如市场部申请的推广物料），需协调相关部门确认需求一致性。
输出物：在《采购申请表》“管理层审批意见”栏签署“同意”或“不同意”及理由，若同意，流转至采购部门；若不同意，退回财务部门并说明原因。
5.采购部门执行
操作主体：采购部专员。
操作内容：
（1）根据审批通过的《采购申请表》，选择供应商：优先从企业合格供应商名录中选择，若无名录需通过询价、比价（至少3家供应商）确定供应商，保证“质优价廉”；
（2）签订采购合同/订单：明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款；
（3）跟踪交付进度：与供应商确认交付时间，提前通知需求部门准备验收。
输出物：采购合同/订单、供应商确认函。
6.验收与确认
操作主体：需求部门申请人+部门负责人+采购部专员（必要时邀请技术部门参与）。
操作内容：
（1）物品验收：对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量（如开机测试、检查外观），填写《物品验收单》；
（2）服务验收：若采购服务（如设备维修、咨询服务），需确认服务内容是否符合合同约定，服务效果是否达到预期，填写《服务验收单》；
（3）三方签字：申请人、部门负责人、采购专员共同在验收单上签字确认，若有质量问题，需及时反馈采购部门与供应商协商处理。
输出物：《物品验收单》或《服务验收单》（需归档保存）。
7.付款与归档
操作主体：财务部+采购部。
操作内容：
（1）财务部根据审批通过的《采购申请表》《验收单》《发票》（发票抬头、税号需与企业信息一致）办理付款；
（2）采购部将《采购申请表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料整理归档，保存期限不少于[企业规定年限，如3年]。
输出物：付款凭证、归档资料。
三、采购申请表单模板
采购申请表
编号：[自动，如CG-2024-001]
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
年月日
采购类别□办公设备□原材料□服务类□其他______
物品/服务名称
规格型号/服务内容
单位
数量
预估单价（元）
预估总价（元）
预算科目
用途说明
（需详细说明采购原因及用途，不
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